Checkliste für Projektstatusberichte: Was ist einzuschließen, wenn Sie an Stakeholder berichten

Listen sind wichtig. Sie helfen uns, wichtige Aufgaben zu priorisieren—und daran zu erinnern.

Haben Sie schon einmal speziell für eine Sache in den Supermarkt gegangen, dann links mit einem Wagen voller alles, aber? Wenn Sie Ihre Einkaufsliste zu Hause lassen, sind Sie unserem fehlbaren menschlichen Gedächtnis ausgeliefert.

Als Projektmanager müssen Sie regelmäßige Projektstatusberichte erstellen, um Stakeholder über den Projektfortschritt zu aktualisieren., Und genau wie im Supermarkt, egal wie oft Sie einen Projektstatusbericht erstellen, besteht die Möglichkeit, dass Sie etwas vergessen, wenn Sie keine Liste haben.

Um sicherzustellen, dass Ihre wöchentlichen Statusaktualisierungen die wesentlichen Informationen enthalten, die Ihre Stakeholder benötigen, haben wir eine einfache Checkliste erstellt, die Sie als Vorlage für Statusberichte verwenden können:

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Wir werden uns jeden Abschnitt genauer ansehen und erklären, welche Informationen Sie enthalten sollten und wie Sie Ihren Bericht strukturieren sollten., Wir werden auch untersuchen, wie Projektverfolgungssoftware Ihnen beim Erstellen Ihrer Projektstatusberichte helfen kann.

Executive overview

Der erste Abschnitt in Ihrem Projektstatusbericht ist die Executive overview., Es sollte einen Überblick über den Projektstatus auf hoher Ebene enthalten, der in drei Teile unterteilt ist:

1. Projektkennungen.

• Projektname
• Projekt-ID / Code
• Name des Projektmanagers
• Datum des Berichts

Es mag offensichtlich erscheinen, auf den Projektnamen und andere Elemente zu verweisen, aber ohne sie in Ihrer Liste zu haben, können sie leicht übersehen werden. Mit Ausnahme des Datums des Statusberichts bleiben die Projektkennungen von Woche zu Woche gleich.

Die Angabe des Datums des Statusberichts ist sehr wichtig: Dies hilft bei der Erstellung eines genauen Projektzeitplans.,

2. Zusammenfassung des Fortschritts. Dieser Abschnitt sollte eine hochrangige Überprüfung der Gesamtprojektziele und der bisherigen Fortschritte enthalten. Ist das Projekt auf dem richtigen Weg, hinter oder vorzeitig? Ist es über oder unter budget? Die Fortschrittszusammenfassung sollte alle Elemente hervorheben, die Aufmerksamkeit der Interessengruppen erfordern—auch wenn diese Elemente auch in einem späteren Abschnitt des Statusberichts besprochen werden.

3. Gesamtprojekt Gesundheit und Prozent abgeschlossen., Dieser Abschnitt sollte den Zustand (oder Projektstatus) verschiedener Projektelemente angeben:

Der Projektzustand kann visuell und nicht in narrativer Form dargestellt werden, wobei ein vorgegebener Farbcode verwendet wird, um den Status jedes Elements darzustellen (wie oben gezeigt). Beispiel:

• Grün bedeutet, dass das Element auf Kurs ist.
• Gelb bedeutet, dass es in Schwierigkeiten ist.
• Rot bedeutet, dass es sofortige Aufmerksamkeit erfordert (und höchstwahrscheinlich Intervention der Stakeholder).,

Wir empfehlen, ein quantitatives Maß für farbcodierte Status festzulegen, um genaue Informationen am besten darzustellen. Ohne dies könnte ein Stakeholder einen gelben Status missverstehen, indem er entweder überreagiert oder unterreagiert und so das Projekt noch weiter zurücksetzt.

Wie Projektverfolgungssoftware helfen kann: Dashboards bieten eine Live-Anzeige der Teamleistung und des gesamten Fortschritts. Diese Tools erfassen automatisch Daten und organisieren sie an einem Ort, was den Managern Zeit und Mühe spart., In Cloud-basierten Projektverfolgungssystemen werden Dashboards während des Fortschritts in Echtzeit aktualisiert—sodass Benutzer immer über die aktuellsten Informationen verfügen.

Dieser Projektübersichtsbildschirm enthält mehrere Elemente, die in Ihrer Zusammenfassung enthalten sein sollten: farbige Symbole, die den Status wichtiger Elemente, den Namen des aktiven Projektmanagers und die Prozentzahl des Projekts darstellen abgeschlossen.,

Im Idealfall sollte diese Zusammenfassung wöchentlich an Stakeholder, Führungskräfte und das Projektteam gesendet werden. Weitere Informationen darüber, was in einen wöchentlichen Projektstatusbericht aufgenommen werden soll, finden Sie in der folgenden Anleitung:

Meilensteine und Ergebnisse

Im zweiten Abschnitt Ihres Berichts sollten die Fortschritte in Bezug auf wichtige Meilensteine und Ergebnisse (identifiziert während der Projektplanung) detailliert beschrieben werden.

Meilensteine sind oft an die Fertigstellung eines Kunden Deliverable sowie an die Abrechnung und Fakturierung von Projekten gebunden-daher ist es für die Stakeholder wichtig zu wissen, ob Teams auf dem richtigen Weg sind, sie abzuschließen.,

Anstatt diese Informationen in narrativer Form auszuschreiben, zeigen Sie den Fortschritt Ihres Teams mit einer einfachen Tabelle an (siehe Screenshot unten). Stellen Sie sicher, dass Sie Folgendes einschließen:

• Projekt Meilenstein Prozent abgeschlossen: Wie viel Fortschritte wurden bei einzelnen Aufgaben vor dem Meilenstein gemacht? Skizzieren Sie, welche Aufgaben abgeschlossen wurden und welche noch ausstehen.
• Geplanter Start/Abschluss: Dies sind die ersten Daten, die während der Projektplanung für die Arbeiten festgelegt wurden, die zu diesem Meilenstein führen und diesen enthalten.,
• Tatsächlicher Start / Ziel: Dies ist das tatsächliche Datum, an dem der Meilenstein gestartet und abgeschlossen wurde (wenn noch in Arbeit, markieren Sie „Zieldatum“ als TBD).

Wie Projektverfolgungssoftware helfen kann: Gantt-Diagramme sind wichtige Projektplanungstools, die als Projektverfolgungstools fungieren. Mithilfe von Gantt-Diagrammen können Sie den Projektplan visualisieren, Projektphasen bestimmen und wichtige Meilensteine hervorheben und dann die Teamleistung und den Fortschritt bei deren Erreichung verfolgen. Einige Systeme haben den zusätzlichen Vorteil, dass Benutzer aus dem Diagramm selbst einen Drilldown in Aufgabendetails durchführen können.,

Zu den oben gezeigten Aufgabendetails gehören ein Symbol“ percent complete“, der Name des Teammitglieds, das für den Abschluss der Aufgabe verantwortlich ist, und die Daten zum Start und Abschluss der Aufgabe. Die Möglichkeit, einen Drilldown in diese Informationen durchzuführen, kann sehr nützlich sein, wenn Sie Ihre Projektstatusberichte erstellen.

Problem -, Risiko-und Änderungsmanagement

Der dritte Abschnitt Ihres Berichts sollte ein Update zu allen bekannten Problemen, Risiken oder Änderungsanforderungen enthalten, die in der Vorwoche identifiziert wurden, und neue ans Licht bringen.,

Eine frühzeitige Risikoerkennung und-steuerung ist für den erfolgreichen Abschluss eines Projekts unerlässlich. Dieser Abschnitt Ihres Statusberichts sollte mit einer Aufzählung versehen sein. Es muss alle Risikomanagementbemühungen abdecken, einschließlich:

• Offene Probleme: Machen Sie seit dem letzten Bericht auf neue Projektprobleme aufmerksam. Stellen Sie außerdem ein Statusupdate zu zuvor identifizierten Problemen und deren Managementstrategien bereit.
• Offene Risiken: Erkennen Sie alle neuen Risiken an, die seit dem letzten Bericht aufgetreten sind, und legen Sie den / die Managementplan(en) vor, um damit umzugehen., Geben Sie außerdem eine Aktualisierung des Risikomanagementplans an, der zur Behandlung bestehender Risiken verwendet wird.
• Änderungswünsche öffnen: Markieren Sie alle offenen Änderungswünsche und die nächsten Schritte, die die Aufmerksamkeit der Stakeholder erfordern—z. B. die Verlängerung des Zeitplans oder Budgets aufgrund einer Erhöhung der Projektanforderungen.

Wie Projektverfolgungssoftware helfen kann: Sowohl Berichte als auch Dashboards können hier hilfreich sein. Berichte bieten ein statisches Auslesen von Schlüsselmetriken wie dem ROI eines Projekts, der Ressourcennutzung und-verfügbarkeit sowie offenen Problemen/Risiken., Dashboards können mit einer Live-Anzeige derselben Informationen konfiguriert werden—Benutzer haben häufig die Möglichkeit, einen Projektstatusbericht über das Dashboard zu erstellen, indem sie ihn exportieren oder für andere Benutzer freigeben.

Das obige Dashboard des Projektmanagers wurde angepasst, um Risiken durch den Zuweisenden anzuzeigen und aktuelle offene Probleme und Änderungswünsche anzuzeigen., In diesem Bildschirm können Benutzer den Projektstatusbericht direkt exportieren oder mit Stakeholdern teilen (um den Projektstatusbericht zu begleiten).

Teamfortschritt

Der vierte und letzte Abschnitt in Ihrem Bericht sollte die Teamproduktivität messen und den tatsächlichen Fortschritt der letzten Woche mit dem vergleichen, der im vorherigen Statusbericht geschätzt wurde.

Loben Sie Teams für bemerkenswerte Leistungen und machen Sie auf unvollständige Aufgaben aufmerksam. Eine gute Möglichkeit, diesen Abschnitt zu strukturieren, besteht darin, Folgendes aufzulisten:

• Aufgaben, die für die letzte Woche geplant wurden: Schließen Sie alle Aufgaben ein, die Ihr Team für abgeschlossen hielt.
• Letzte Woche abgeschlossene Aufgaben: Listen Sie alle tatsächlich abgeschlossenen Aufgaben Ihres Teams auf.,
• Aufgaben für nächste Woche geplant: Alle Aufgaben, die letzte Woche nicht abgeschlossen wurden, sollten diese Liste anführen. Danach listen Sie Aufgaben auf, die für die nächste Woche geplant sind.

Wie Projektverfolgungssoftware helfen kann: Unsere bevorzugte Ergänzung zu diesem Abschnitt ist ein benutzerdefinierter Statusbericht. Mithilfe der Projektverfolgungssoftware können Sie eine wöchentliche Aufforderung an die Teammitglieder senden, ihre Statuszusammenfassung, wichtige Erfolge und bevorstehende Aufgaben für die nächste Woche einzureichen, und das System sammelt diese Informationen automatisch im Berichtsformat.,

Sie können diese Informationen dann für Stakeholder zusammenfassen und in den Projektstatusbericht einbetten. Alternativ können Sie die detailliertere Zusammenfassung als zusätzlichen Anhang hinzufügen—unabhängig davon, was Ihre Stakeholder bevorzugen.

Nächste Schritte für Projektmanager

Statusberichte sind ein wichtiger Bestandteil Ihrer Stakeholder-Management-Strategie. Die Checkliste, die wir hier aufgenommen haben, kann ein guter Ausgangspunkt sein, wenn Sie Ihre eigene Kommunikationsstrategie entwickeln.,

Hier sind ein paar wichtige Takeaways zu erinnern, wie Sie Stakeholdern berichten:

• Begraben Sie nicht die Führung. Lesemuster und Eye-Tracking-Studien legen nahe, dass sich die Menschen am meisten auf die Oberseite des Statusberichts konzentrieren und den Rest überfliegen. Geben Sie die wichtigsten Informationen in Ihre Zusammenfassung ein und lassen Sie am Ende keine Überraschungen.
• Ein Bild ist tausend Worte wert. Verwenden Sie Diagramme, Tabellen, Farben und Datenvisualisierungstools, um lange Erzählungen aufzubrechen.
• Konsistenz, Konsistenz, Konsistenz., Wählen Sie eine Reihe von Metriken aus, um den Fortschritt zu messen und den Erfolg oder Misserfolg von Initiativen zu definieren, und halten Sie sich dann daran. Konsistenz in der Berichterstattung ermöglicht einfachere und genauere berichtsübergreifende Vergleiche.
• K. I. S. S.-Berichte sind eine Momentaufnahme, so halten Sie Ihre status-updates kurz und einfach. Bereiten Sie sich auf zusätzliche Informationen vor, falls Ihre Stakeholder Sie bitten, etwas zu erweitern, aber begraben Sie sie nicht mit zu vielen Informationen.

Schließlich können die in diesem Artikel referenzierten Projektverfolgungstools beim Erstellen Ihrer Berichte ein großer Vorteil sein., Wenn Sie mehr über diese Art von Tools erfahren möchten, rufen Sie unsere Experten für Projektmanagement-Software für eine kostenlose Beratung unter (855) 998-8505 an.