co je faktura?
faktura je to, co pošlete klientovi poté, co jste dodali produkt, ale dříve, než dostanete zaplaceno. Faktura klientovi sdělí, kolik vám musí zaplatit, a nastaví platební podmínky, které musí dodržovat. Prodejci to někdy nazývají “ prodejní fakturou.“
Pokud prodáváte podniku, fakturovaná částka se zadá jako účty splatné na jejich konci-peníze vycházející z jejich kapsy. Pro vaše účetnictví se stává položkou ve vašich pohledávkách-peníze jdou do kapsy.,
faktury také zanechávají papírovou stopu. To je dobře. V případě, že budete mít audit, budete potřebovat organizované, číslované faktury, takže můžete vysvětlit IRS, odkud vaše peníze pocházejí.
co není faktura?
existuje několik finančních formulářů, které jsou podobné faktuře, ale hrají různé role. Vzhledem k tomu, že je často zaměňují podnikatelé noví na fakturaci, stojí za zmínku zde.
faktura není příkaz k nákupu
objednávka je odeslána zákazníkem prodejci, který požaduje zboží nebo služby., Je odeslána dříve, než bude faktura vytvořena. Jako prodejce obdržíte objednávku, splníte objednávku a poté odešlete fakturu za účelem výběru platby.
faktura není účet
účet je odeslán k vyzvednutí okamžité platby. Například, když jdete do restaurace, server vám na konci jídla nedá fakturu-dávají vám účet.
faktura není účtenka
potvrzení je jednoduché, oficiální potvrzení, že objednávka byla vyplněna a zaplacena., Pokud klientovi zašlete účtenku, učiníte tak poté, co jste již zaslali fakturu a byli zaplaceni.
co je na faktuře?
každá odeslaná faktura musí obsahovat následující.
Datum
váš zákazník to potřebuje, aby věděl, jak dlouho vám musí zaplatit. Každá faktura obsahuje datum, kdy byla odeslána. V závislosti na šabloně, kterou používáte, může také obsahovat datum splatnosti platby.
jména a adresy
to znamená jak vaše jméno, tak i adresu klienta., I když fakturu posíláte e-mailem, měli byste se pokusit zahrnout poštovní adresy. Pokud váš klient potřebuje poslat fyzickou kopii daňového formuláře (například formulář 1099 MISC), bude to pro ně jednodušší.
všechny vaše kontaktní údaje by měly být zahrnuty v případě, že má zákazník dotaz a není si jistý, jak vás kontaktovat.
podrobný seznam toho, co účtujete za
, ukazuje, odkud pochází dlužná částka. Každý produkt, který si účtujete, by měl být zadán jako samostatná řádková položka s cenou a množstvím., Všechny položky řádku se sčítají dole a v případě potřeby se uplatní daň. Ujistěte se, že“ celková částka “ je pěkná a jasná.
platební podmínky
toto je doba, po kterou vám klient musí zaplatit. Typické výrazy jsou “ Net 30 „nebo“Net 14“ —což znamená 30 dní nebo 14 dní.
Pokud nabízíte svým klientům slevy za včasnou platbu, budou tyto informace zahrnuty zde. Poznámka „2/10 Net 30“ znamená, že klient má 30 dní na zaplacení, ale pokud zaplatí do deseti dnů, dáte jim 2% slevu. V případě opožděných plateb buďte výslovní ohledně jakýchkoli opožděných poplatků.,
v některých případech budete chtít použít platební plán, kde budete mít částečné platby v průběhu času. To může pomoci klientům, kteří se snaží provádět platby.
čím kratší jsou platební podmínky, tím lépe. Dostat zaplaceno rychleji je skvělé pro vaše cash flow.
Další čtení: Rychlý Průvodce k Zálohové Faktury
Faktura číslo
Každá faktura odeslání by měly být jasně označeny jedinečným číslem. Toto číslo může být ve skutečnosti kombinací písmen a číslic. Čísla faktur jsou důležitá ze dvou důvodů.
1. Pořád vás organizují., Čísla faktur vám mohou pomoci sledovat práci, kterou jste udělali. Řekněme například, že umýváte okna pro místní YMCA. Formát faktury může být “ YMCA (číslo).“Když se podíváte zpět do svých záznamů, budete vědět, že faktura YMCA001 byla první fakturou, kterou jste zaslali YMCA, a YMCA046 byl 46.
2. Pokud budete auditováni, IRS bude hledat fakturační nesrovnalosti jako znamení, že jste nesprávně uváděli příjem.
Jak připravím fakturu?
existují tři běžné způsoby přípravy faktury.
1., Použijte šablonu
s touto metodou můžete použít softwarovou šablonu – například v aplikaci Microsoft Word nebo Excel-při každém odeslání faktury. Tyto šablony jsou snadno použitelné, ale vypadají jako profesionální faktury. Fakturu můžete buď připojit k e-mailu, nebo ji vytisknout a odeslat fyzickou kopii. Existuje spousta bezplatných šablon níže.
2. Použijte účetní software
mnoho typů účetního softwaru vám umožní vyplnit šablonu faktury. Někteří vám dokonce umožní e-mailem fakturu z aplikace zefektivnit proces., Tento přístup má smysl pouze tehdy, pokud již používáte stejný software pro vaše běžné účetní potřeby. V opačném případě může být lepší volbou fakturační software—například FreshBooks.
3. Vyplňte papírovou fakturu
někteří majitelé podniků by chtěli počítače z rovnice úplně vyjmout. Vždy můžete vyplnit formulář fyzické faktury. Ty přicházejí v polštářcích a můžete si je koupit od většiny velkých obchodů s kancelářskými potřebami. Nebo si můžete objednat některé z Amazonu.,
šablony faktur
Pokud jste malá firma a neposíláte mnoho faktur, nemusíte být připraveni na specializovaný software nebo službu jako FreshBooks. V takovém případě můžete rychle vytvářet faktury online pomocí bezplatných šablon a generátorů. Zde je několik nejjednodušších a nejúčinnějších, organizovaných podle formátu.
Šablona aplikace Microsoft Excel
můžete získat bezplatnou základní šablonu faktury .formát xlsx zde. Dobré pro Excel 2007 nebo novější.
Microsoft Word template
Pokud nemáte rádi tabulky, můžete vytvořit .,docx soubor s touto šablonou zdarma. Je to dobré pro Word 2007 nebo později.
šablony Google Doc a Google Sheets
existuje dobrý výběr jednoduchých šablon faktur pro Dokumenty Google i listy Google dostupné z faktury Simple. Seznam najdete zde. Jakmile otevřete fakturu, kterou chcete použít, přejděte do souboru a vyberte možnost „Vytvořit kopii…“ pro vytvoření kopie, kterou můžete upravit.
Online generátor faktur
pomocí bezplatného generátoru faktur můžete vytvořit velmi jednoduchou fakturu., Když používáte nástroj, automaticky uloží vaše informace, takže můžete v budoucnu rychleji vytvářet faktury.