Jak je znázorněno, generální deník je v podstatě notebook, který obsahuje stránku po stránce podrobných účetních transakcí. Naproti tomu hlavní kniha je v podstatě další notebook, který obsahuje stránku pro každý účet, který společnost používá., Jako příklady, účty pro Xao by zahrnovala Hotovost a Pohledávky stránek je uvedeno níže:
Xao transakcí využity všechny následující účty:
- Cash
- Účty Splatné
- Revenue Service
- Účty Pohledávek
- Poznámky Splatné
- Inzertní Náklady
- Země
- základní Kapitál
- Nástroje Náklady
Proto, Xao je hlavní kniha bude obsahovat samostatnou stránku pro každý z těchto devět účtů.,
vysílání
dále zvažte, jak lze podrobnosti o každém konkrétním účtu určit procesem známým jako vysílání. „Post“ znamená zkopírovat položky uvedené v časopise do příslušných účtů účetní knihy. Jinými slovy, debety a kredity v časopise budou nashromážděny („převedeny“/“seřazeny“) do příslušných debetních a úvěrových sloupců každé stránky knihy. Následující obrázek ukazuje proces účtování. Šipky jsou kresleny pro první zveřejnění záznamu deníku., K podobnému procesu by došlo u každé z ostatních transakcí k vytvoření výsledných stránek knihy.
při kontrole účtů knihy níže si všimněte, že sloupec“ popis “ obsahuje křížový odkaz zpět na stránku časopisu, na které byla transakce původně zaznamenána. To snižuje množství podrobných informací, které musí být zaznamenány v knize, a poskytuje auditní stopu zpět k původní transakci v časopise. Zaškrtnutí v časopise naznačuje, že do knihy byla zaslána konkrétní transakce., Bez těchto značek (v manuálním systému) by bylo velmi snadné nezveřejnit transakci nebo dokonce dvakrát zveřejnit stejnou transakci.