psaní kondolenční poznámky není nikdy snadné-a při psaní jednoho pro klienta se to může zdát ještě tvrdší. Je to Boj o dosažení správné úrovně emocí, říci něco smysluplného a být skutečný. Žonglování to vše vytvořit několik vět je těžké!
V závislosti na tom, jak dobře se vy a váš klient znáte, můžete poslat malý, levný dárkový koš sympatie nebo vydatný dárkový koš na uzeniny a sýry s osobní poznámkou., Pokud jste neznali osobu, která zemřela, představuje to jiný soubor výzev. Neexistují žádné vzpomínky na sdílení, žádné minulé potěšující příběhy, které by se spojily.
Přeskočit na tyto části:
- 1. Krok: Pochopit Klienta E-mailové Etikety
- Krok 2: Vyberte Odpovídající Předmětu
- 3. Krok: Začít Psát Svůj E-mail
- 4. Krok: Podívejte Se na Některé příklady Kondolenční Zprávy pro Klienta
- Krok 5: Odeslat Svou Soustrast
profesionální Psaní kondolenční poznámky, i když, následuje pevná etiketa kód., V některých ohledech je to mnohem snazší vytvořit, na rozdíl od typického kondolenčního protokolu. Pokud se pokoušíte přijít se správným kondolenčním e-mailem pro klienta, zde je několik tipů, které potřebujete vědět.
Krok 1: Pochopte etiketu e-mailu klienta
existuje několik kódů ironclad pro etiketu e-mailu klienta. Bez ohledu na to, jaký typ e-mailu posíláte, profesionální tón je prvořadý. Včetně roztomilých emodži, slangu, zkratek a zkratek nefungují. To platí i pro kondolenční poznámku. Můžete narazit jako flippant a uncaring-i když je to poslední věc, kterou chcete!,
vyjádření správné úrovně emocí je také nezbytné. Být suchý a nesympatický je krutý. Během této těžké doby je podpora zásadní. Ani do druhého extrému se neotáčejte. Melodramatické úrovně sympatií jsou velmi nevhodné.
Pokud jste nikdy nepotkali osobu, která zemřela, může se to zdát velmi neupřímné. Nevytvářejte svůj vztah ani spojení se zesnulým, víc než je.
Krok 2: Vyberte si Vhodný Předmět
Co byste měli dát v předmětu soustrastný e-mail? Může být lákavé nechat to prázdné, pokud nevíte, co říct. Odeslání e-mailu s prázdným předmětem je hrubé, tak odolat pokušení. Vyhněte se být wordy, buď. Jako obvykle, být stručný je nejlepší volbou.
Jak byste kategorizovali zaměření vašeho e-mailu? Záleží na tom, jak dobře znáte svého klienta. Pokud je neznáte dobře, zvažte Kategorie sekcí blahopřání v supermarketu., Tyto kategorie můžete použít k vyplnění předmětu vašeho e-mailu.
použití slova nebo fráze jako „Kondolence“ nebo „se sympatií“ jsou skvělé možnosti. Pokud jste dobře znali klienta nebo zesnulého, je nejlepší personalizovanější možnost. Zkuste něco jako „sorry for your loss „nebo“ Sad News“. Každá z těchto možností je vhodným předmětem.
Krok 3: Začněte psát svůj e-mail
výběr toho, co říct, pomůže zúžit divočinu možností. Při těchto volbách nezapomeňte na zlaté pravidlo: nikdy nepředpokládejte. Je to snadné dělat při tvorbě kondolenční poznámky., Když se snaží něco říct, klišé jsou snadné.
Co když jste napsali něco jako „teď jsou na lepším místě „nebo“ jsem si jistý, že vám budou velmi chybět?“Možná jste se dopustili různých sociálních faux pas ve dvou krátkých frázích.
nikdy nepředpokládejte, že něčí přesvědčení nebo vztahy jsou v souladu s vašimi vlastními. To je zvláště nevhodné v kondolenční kartě. Zaměření by mělo být na ně, nikdy vy.
Pokud nevěřili v posmrtný život, tento typ kondolence nemá smysl. Za předpokladu, že váš klient a zesnulý měli pozitivní vztah, je také chyba., Pokud si nejste jisti, že měli skvělý vztah, můžete se velmi dobře dostat do nepříjemné situace.
doporučení je také profesionální chybou. Kondolenční karta není místem, kde byste mohli předat životní moudrost nebo se chovat, jako byste věděli, čím procházejí. I když jste v minulosti utrpěli ztrátu někoho blízkého, nikdo nechce kázání. Poradenství je poslední věc, kterou emocionální člověk potřebuje. Potřebují podporu a empatii, což jsou dva hlavní cíle kondolenčního e-mailu.
tím, že se těmto nástrahám vyhnete, jste na dobré cestě k laskavému kondolenčnímu e-mailu., Profesionální e-mailová etiketa upřednostňuje stručnost, včetně kondolenčních poznámek. Zvažte, co se snažíte komunikovat.
hlavními cíli jsou: uznání jejich ztráty a bolesti a nabídka Vaší podpory. S těmito cíli můžete vytvořit e-mail bez porušení jakýchkoli profesních hranic. Níže jsme vytvořili několik příkladů, abyste mohli přemýšlet o personalizované verzi.
4. Krok: Podívejte Se na Některé příklady Kondolenční Zprávy pro Klienta
Při psaní kondolenční zprávy, můžete použít dopis-psaní metody se naučili ve škole.,
Pokud si vůbec nic nepamatujete, žádné starosti! Máme vás pokryté několika personalizovanými možnostmi, které si můžete přizpůsobit, jak si přejete.
- slyšel jsem o ztrátě vašeho příbuzného. Moc se omlouvám za jejich odchod. Vězte, že jste v mých modlitbách během této velmi těžké doby.
- chtěl bych rozšířit své upřímné sympatie ke smrti vašeho příbuzného. Moje myšlenky jsou s vámi, a omlouvám se za vaši ztrátu.
- byl jsem tak smutný, když jsem slyšel o vaší tragické ztrátě. Prosím, vězte, že mé myšlenky a modlitby jsou s vámi právě teď., Doufám, že vzpomínky na ně vám přinesou útěchu.
- slyšel jsem o smrti vašeho příbuzného. Tohle Pro tebe musí být velmi těžké období a je mi líto tvé ztráty. Držím tě ve svých myšlenkách.
- rád bych vyjádřil upřímnou soustrast za smrt vašeho příbuzného. Myslet na vás v této těžké době.
- prosím přijměte mé nejhlubší sympatie během této velmi obtížné doby. Doufám, že vzpomínky, které máte s vaší relativní pohodlí vás. Je mi líto Vaší ztráty a mám vás na paměti.,
- jsem tak zarmoucen, když slyším o smrti vašeho příbuzného. Doufám, že máte mnoho rodinných příslušníků a přátel, kteří se kolem vás shromáždí během této těžké doby. Přijměte prosím nejhlubší soustrast od nás.
- je mi líto, že slyším o ztrátě vašeho příbuzného. Doufám, že sdílení vzpomínek s rodinou a přáteli je uklidňující.
- Omlouvám se za obtížnou dobu, kterou musíte zažít po smrti svého příbuzného. Udržet si v mých myšlenkách a modlitbách, a doufám, že máte dobré vzpomínky na pohodlí.,
- doufám, že během této těžké doby najdete pohodlí v dobrých vzpomínkách. Přijměte prosím mou upřímnou soustrast během této doby.
Krok 5: pošlete svou soustrast
po odeslání e-mailu existuje několik možností. Upřímnou soustrast můžete zanechat v e-mailové podobě a už ji nevzbudit. Pokud klienta neznáte, může to být vhodnější než osobnější přístup.
Pokud znáte klienta po dlouhou dobu, jsou však vhodnější jiné cesty., Nechat vaši soustrast zmizet do prázdné prázdnoty je chyba, kterou dělá příliš mnoho lidí.
s ohledem na to se vyvarujte stejné chyby sami. Existuje několik situací, které se můžete ocitnout v tom, že potřebujete rozhodnutí o tom, jak navázat na vaši soustrast.
například, co když je uvidíte osobně brzy po odeslání poznámky? Neměli byste se vyhnout tématu,jako byste chodili po skořápkách. Jsou si vědomi své ztráty a předstírají, že se to nestalo, jen vás zvýhodňuje.
přesto může být nabídka ramene k pláči nevhodná., Obsah kondolenční karty můžete slovně opakovat, když se s nimi setkáte. To může nahradit nepříjemný konverzační rytmus, takže se nemusíte ptát, jak se jim daří.
sledování je prvořadé situace, kdy máte co nabídnout. Například, pokud by to byl člen rodiny, můžete jim nabídnout jídlo nebo pomoc s pohřbem. V tomto případě se však můžete zeptat, jak se jim daří.
jiné typy následných kroků se mohou zdát, jako byste je tlačili, aby odpověděli na váš e-mail. Samozřejmě, toto je poslední druh tlaku, který právě teď potřebují!, Uložení následných opatření na několik týdnů nebo měsíců poté je lepší nápad.
Mnoho lidí, kteří se zabývali ztrátou raději přítomnost fyzické karty na stole, spíše než e-mail. Tato připomenutí, že ostatní o nich přemýšlejí, mohou mít všechny rozdíly. Zvažte také odeslání fyzické karty a možná i dárkového košíku sympatie, pokud jste dobře znali svého klienta.
odeslání nezapomenutelné poznámky
psaní poznámky, ať už je to kondolenční zpráva pro přítele, člena rodiny nebo klienta, může být obtížné., Vyjádření soucitu a péče při zachování profesionálního tónu je těžké. Výše uvedené nápady mohou sloužit jako skvělý skokový bod a poskytnout pohodlí vašim klientům.
Pokud hledáte další pomoc při psaní, přečtěte si naše návody, jak napsat profesionální děkovný dopis a jak požádat o dovolenou.