při dobré jednání minut na zasedání správní rady je důležité a naplňující roli. Zápis ze zasedání správní rady je více než souhrnné účetnictví jednání správní rady; slouží jako oficiální a právní záznam o zasedání představenstva. Minuty se používají různými způsoby, včetně sledování pokroku, popisovat budoucí plány, a slouží jako referenční bod. Mimo jiné, zápis z vaší schůzky by měl odrážet záznam o návrzích, hlasy, a zdrželi se hlasování.,
Vezmeme-li minuty na zasedání Rady-krok za krokem
ve své roli tajemníka budete mít v podstatě čtyři kroky spojené s nahráváním účinných minut pro schůzku. Budete muset strávit trochu času plánováním před schůzkou, dělat si poznámky během schůzky a po schůzce napsat formální zprávu. Budete také zodpovědní za podání a sdílení zápisu z každé schůzky.,
Krok 1: Příprava na Zasedání správní Rady
V učení, jak, aby se zápisy za zasedání správní rady, je důležité si uvědomit, že každá organizace, záznamy jejich zápis trochu jinak. Diskutujte s předsedou představenstva o všech současných nebo očekávaných formátech, které byste měli používat. Zkontrolujte minulé minuty schůzky, které chcete použít jako šablonu. Požádejte předsedu Rady o kopii programu zasedání, včetně jmen všech účastníků, včetně hostů nebo řečníků.,
Krok 2: záznam o zasedání Rady
Pokud vaše organizace nevyžaduje, abyste na schůzce zadávali poznámky,můžete je buď napsat, nebo je napsat dlouho. Použití silné šablony minut schůzky vám pomůže udržet strukturovanější minuty. Dvě nejdůležitější věci, které je třeba vědět, když pochopíte, jak vzít minuty na zasedání Rady, jsou informace, které je třeba zaznamenat a jak je prezentovat.,pomíjivá minut
Jak jste zprávu na jednání během zasedání správní rady, je stejně důležité jako ujistěte se, že zahrnout všechny informace, které v té kulky je uvedeno výše., Pro každý bod agendy napište krátké prohlášení o každé akci přijaté Radou spolu se stručným vysvětlením odůvodnění jejich rozhodnutí. Pokud existují rozsáhlé argumenty, napište stručné shrnutí hlavních argumentů.
objektivně zaznamenávejte diskuse, vyhýbejte se zánětlivým poznámkám a osobním pozorováním. Dobrý způsob, jak to udělat, je vyhnout přídavná jména a příslovce, kdykoli je to možné. Zkontrolujte svůj jazyk, abyste se ujistili, že je jasný, jednoznačný a úplný.
jak bylo uvedeno výše, zápis je oficiálním a právním záznamem zasedání správní rady., V právní aréně se předpokládá, že zápisy z jednání jsou správné a mohou být použity jako právní důkaz skutečností, které uvádějí. Dokument správní rady diskuse přesně odrážet akce a záměry představenstva. Správní rady mají právní odpovědnost, takže udržujte informace základní a jazyk jednoduché, abyste se vyhnuli jakýmkoli právním komplikacím, které znevýhodňují organizaci v jakémkoli soudním řízení. Používejte jména pouze při zaznamenávání pohybů a sekund.,
po schůzce budete chtít napsat formální záznam, když je vše ve vaší mysli stále čerstvé, takže připravte záznam co nejdříve po schůzce, jak můžete.
Stáhněte si naši kompletní sadu minut setkání!
Krok 3: Psaní Úředního Záznamu ze Zasedání správní Rady Minut
Recenzi programu získat plný rozsah setkání. Přidejte poznámky k objasnění. Přezkoumat opatření, návrhy, hlasování a rozhodnutí pro přehlednost., Upravte záznam tak, aby minuty byly stručné, jasné a snadno čitelné.
je lepší připojit k závěrečné kopii podklady pro schůzky a dokumenty, které byly během schůzky předány, než shrnout obsah v zápisu.
Krok 4: podpis, podání a sdílení minut
jakmile jsou vaše zápisy ze schůzky plně napsány, jste zodpovědní za jejich oficiální podpis tím, že je podepíše tajemník Rady. Vaše organizace může také vyžadovat podpis prezidenta.,
jako součást vědět, jak vzít zápis na zasedání Rady, měli byste vždy dodržovat vaše organizace je podle zákonů a protokolů pro ukládání minut. Je to dobrý nápad mít záložní kopie buď v tisku, pevný disk, nebo (v nejlepším případě) deskový portál.
sekretářka má také odpovědnost za sdílení minut. Ujistěte se, že prezident schválil zápis před sdílením v tisku nebo online.,
- Selhání dokument kvorum
- Nejednoznačné popis palubě akce
- Včetně informací, které by mohly poškodit desku v právním smyslu
- Dlouhé zpoždění v poskytování minut po setkání
- Zpoždění při schvalování minut z minulých schůzí-chybějící chyby
- Selhání do souboru a správa dokumentů
- Tím, že si dokumenty podepsané, takže slouží jako oficiální a legální záznam
Vždy mějte na paměti, že účelem přijetí minuty setkání je, aby odrážely skutečné záměry představenstva, a že oni jsou oficiální a právní záznam., Vzhledem k šíři detailů a složitosti procesu spojené s řádné dokumentace zápisu ze zasedání, v učení, jak, aby se zápis o zasedání správní rady mnoho organizací, zjistíte, že pomocí nástroje, jako je deska, portál, software, pomáhá, aby se tato práce jednodušší a efektivnější, a v konečném důsledku zvyšuje výkonnost organizace. Jak vážná je práce, úkolem přijímání a přípravy minut je obohacující a poučný zážitek.