Správa dokumentů je proces zpracování dokumentů tak, aby informace mohly být vytvořeny, sdíleny, organizovány a ukládány efektivně a vhodně. Učení, jak vytvořit systém správy dokumentů, je proto pro podniky zásadní.
pro mnoho podniků je zaměření systému správy dokumentů zaměřeno na organizaci a ukládání dokumentů. Chtějí být schopni ukládat dokumenty organizovaným a bezpečným způsobem, který stále umožňuje snadné nalezení dokumentů., Tento článek vám ukáže, jak vytvořit systém správy dokumentů, který to přesně dělá.
Výzva: Prolnutí Staré a Nové
Pokud jste typ „document management systém“, do jakéhokoliv vyhledávače, budete mít dlouhé seznamy pro správu dokumentů „řešení,“ mnoho představovat software nebo aplikace, které propagují výhody s bezpapírové kanceláře.
Software pro správu dokumentů nebo aplikace jsou však navrženy tak, aby zlepšily manipulaci s elektronickými soubory vaší firmy., Problém je v tom, že mnoho malých podniků se musí vypořádat se směsí staromódních dat na papíře a elektronických souborech—a v některých případech je podíl papírových dat mnohem větší.
jedním z řešení problému smíšeného datového prostředí by bylo použití systému zobrazování dokumentů k převodu všech dokumentů vaší firmy do elektronické podoby. Ale to je příliš drahé a časově náročné pro mnoho malých podniků.,
dobrou zprávou je, že můžete zavést základy systému správy dokumentů bez zakoupení speciálního softwaru nebo velkoobchodního zobrazování dokumentů. Systém nemusí být složitý, stačí investovat nějaký čas do jeho plánování a implementace.,
3 Kroky k Systému pro Správu Dokumentů
Nastavení systému pro správu dokumentů zahrnuje tři kroky:
- Vytvoření dokumentu plánu řízení
- Realizovat dokumentu plán řízení
- Sledovat
prvním krokem je co nejpodrobnější, takže pojďme prozkoumat to podrobněji.
vytvoření plánu správy dokumentů
první krok zahrnuje zodpovězení těchto čtyř otázek:
1. Jaká jsou pravidla pro vytváření dokumentů?,
Faktury, platební upomínky, prodejní brožury, e-mail, rozvahy, tabulky, zprávy—všechny podniky vytvářet různé dokumenty v průběhu dělá a sledování podnikání. A aby byly věci organizovány, musí všechny podniky stanovit pravidla pro vytváření dokumentů.
- existují vlastní šablony pro některé z vašich standardních obchodních dokumentů, jako jsou dopisy a faktury, a kde se nacházejí?
- existuje interní průvodce stylem, který je třeba dodržovat?
- měly by být nové dokumenty datovány nebo opatřeny časovým razítkem?,
- jaké postupy je třeba dodržovat pro sdílení nebo kontrolu dokumentů?
u některých malých podniků bude jediným bodem, na kterém záleží, kde se nacházejí šablony pro různé obchodní dokumenty a jak je používat. Ale pokud tvorbu dokumentů ve vašem podnikání zahrnuje různé lidi spolupracují, přezkum, nebo aktualizovat dokumenty, budete muset strávit nějaký čas rozhodování o tom, jak tyto věci by mělo být provedeno, aby zajistily účinnost a konzistenci.
2. Jak budeme ukládat dokumenty?,
existují náklady spojené se skladováním-největší z nich, pro většinu malých podniků, je pravděpodobně cena času zbytečného, když lidé hledají dokumenty. Takže otázka zní: jak budou dokumenty podány? Klíčem k podání dokumentů je dodržovat správné postupy správy souborů. Jasný, snadno sledovatelný systém je nezbytný.
také potřebujete vědět, jak budete archivovat dokumenty. Jak budete zpracovávat soubory, které jsou zastaralé nebo jen připravené k přesunu na zadní vypalovačku ve vašem systému správy dokumentů?,
v Blízkosti začátku každého roku, například, měli byste jít přes různé práce související soubory na vašem počítači, odplevelování těch, které již nejsou aktuální, a vytvářet nové složky označené podle roku a předmět, pohybující se soubory podle potřeby. Totéž můžete udělat s papírovými soubory, není těžké odstranit staré dokumenty ze složky souborů a vytvořit nový s „starým“ v názvu. Některé programy nabízejí možnosti Automatické archivace.
3. Jak lze zjednodušit získávání dokumentů?,
tato otázka je srdcem vašeho systému správy dokumentů. V průzkumu, který provedla Leger Marketing pro Xerox Kanada, Kanadský malých a středních podnikatelů a manažerů v průměru říkal, že to stojí $2,152 rok pro správu a ukládání dokumentů a o jednu hodinu denně, aby se hledat pro tyto dokumenty.
osvědčené postupy podání mohou opět jít dlouhou cestou k řešení problému. Pokud děláte věci, jako je důsledné dodržování přísných konvencí pojmenování, například dokumenty budou mnohem snazší najít.,
ať už jste živnostník nebo majitel firmy se zaměstnanci, měli byste vytvořit soubor seznamu lokalit, který bude připomínat uživatele, kde jsou určité typy souborů, jít—a kde je najít. Nezapomeňte zahrnout, zda bude soubor ve vašem počítačovém systému, interním serveru, v cloudu nebo podán na fyzickém místě, jako je kartotéka. Předpokládejme například, že ve svém podnikání používáte obrázky, video nebo dokonce papírové fotografie., Položku v souboru místech seznamu by mohlo být:
- Digitální fotografie/video: počítač (nebo server)—disk E:/photos-file v příslušném předmětu složky
Papírové fotografie: kartotéka 3—Fotografie—alfa podle předmětu
Sdílené síti nebo cloud disky by měly být označeny podle obsahu, jako by kartotéce zásuvky.
4. Jak můžeme vytvářet a udržovat naše dokumenty v bezpečí?
první obrannou linií pro zabezpečení dokumentů je fyzické zabezpečení obchodních prostor samotných., Všechny podniky, dokonce i domácí, musí mít nainstalované bezpečnostní systémy.
Podniky mohou také potřebují nebo chtějí investovat do dalších bezpečnostních zařízení, jako jsou okenní mříže, bezpečnostní kamery, nebo hlídkové služby. Můžete strávit veškerý čas, který chcete vytvářet hesla a šifrovat soubory ve snaze chránit vaše elektronické soubory, ale nezáleží na tom, jestli někdo může jen bloudit a ukrást váš počítač.,naše (a během oběda, když nikdo spolehlivá je přítomen)
Realizovat a dotáhnout
Jakmile jste vytvořili svůj dokument plán řízení tím, že odpovědi na výše uvedené otázky, jste připraveni ji realizovat., Ujistěte se, že všichni vaši zaměstnanci znají podrobnosti systému správy dokumentů vaší firmy a že každý dodržuje vhodné postupy při vytváření, ukládání a načítání dokumentů.
budete si také muset být jisti, že každý, kdo přistupuje a používá dokumenty ve vaší organizaci, následuje důsledným pojmenováním a ukládáním dokumentů. Spotová kontrola pravidelně testuje, zda lze jednotlivé soubory snadno najít, a chrání před chybným umístěním. Dokonce i občasná nedbalost může vyhodit celý systém.,
můžete nastavit systém správy dokumentů v jeden den, ale provádí to důsledně, v průběhu času, bude klíčem k jeho úspěchu. Odměny jsou obrovské-ušetříte spoustu času a získáte klid.,
>