všechny klobouky majitel firmy musí nosit, to není vždy snadné vědět, nejlepší politik pro správné používání kreditní karty společnosti zaměstnanci. Mnoho podnikatelů má touhu a potřebu vytvářet tyto politiky, ale postrádá směr, jak to udělat.
malé i velké podniky se důsledně snaží minimalizovat výdaje spojené s cestováním a další výdaje vynaložené zaměstnanci ve prospěch společnosti., Jedním z nejlepších způsobů, jak snížit zbytečné výdaje zaměstnanců, je vytvoření zásad používání zaměstnaneckých kreditních karet. Aby se snížilo zneužití kreditní karty společnosti, znamená to stanovení pravidel a předpisů týkajících se používání kreditní karty business.
následující tipy nabízejí přehled o tom, jak mohou společnosti efektivně vytvářet zásady zaměstnaneckých kreditních karet.
odpovědnost držitele karty
Pokud společnost vydává kreditní karty svým zaměstnancům, musí zavést soubor pravidel, která upravují používání karty., Zaměstnanci by měli být zodpovědní za bezpečnost karty, jakož i za soukromí veškerých informací týkajících se společnosti. Společnost musí sdělit limity úvěrových výdajů, činnosti považované za porušení používání a důsledky nevhodného používání karty. Zaměstnanci by měli zajistit, aby byla karta uchovávána na bezpečném místě, ujistěte se, že účet karty je bez podvodných činností a číslo karty je soukromé. Společnost by také měla uvést, že kreditní kartu business má používat pouze zaměstnanec a nikoli jiná osoba.,
hláskování výdajových limitů
společnost by měla stanovit pravidla a pokyny, které diktují činnosti nebo transakce, kde by měla být kreditní karta použita. Ve většině případů by výdaje měly být omezeny na potřeby konkrétních zaměstnanců pro určité úkoly nebo cesty. Každé oddělení by mělo mít své vlastní výdajové limity a měly by být sečteny a synchronizovány s celkovým výdajovým rozpočtem ministerstva. Jako Společnost je dobré informovat každého zaměstnance o výdajových limitech v době vydání., Kromě toho by každý zaměstnanec neměl překročit tento limit a pokud ano, musí pokrýt veškeré poplatky za překročení limitu. Konečně, kreditní karty společnosti by nikdy neměly být použity pro hotovostní zálohy.
zpráva o pravidelném používání
společnost potřebuje proces, aby udržela zaměstnance odpovědné za používání firemní kreditní karty. Na konci každého měsíce by zaměstnanci měli předložit podrobnou zprávu o všech poplatcích, příjmech a příslušných účetních kódech., Každý zaměstnanec by měl zajistit, aby k měsíčnímu výkazu před předložením společnosti pro účely ověření přiložil výdajové příjmy. To vše je třeba provést včas, aby se zabránilo opožděným platbám. Tím se zajistí, že společnost sleduje své měsíční výdaje s lehkostí a audit se stává jednodušší.
Použití Karty na Jednotlivé Výdaje
společnost by měla být velmi přísná na využití zaměstnance kreditní karty v tom, že nikdo nesmí používat pro osobní výdaje., Stručně řečeno, použití karty by mělo být omezeno na činnosti související s podnikáním. Definice osobního využití je v tomto případě nákladem, který nesouvisí s provozem podniku. Společnost by měla mít specifické důsledky pro každého zaměstnance, který kartu používá pro své osobní výdaje.
recenze použití
Pokud společnost vydává zaměstnanecké kreditní karty, doporučuje se každý měsíc provést přezkum používání každého zaměstnance., Přezkum karty by měl provést okamžitý nadřízený zaměstnanců spolu s členem účetního oddělení společnosti. Vedoucí zaměstnance by měl zajistit, aby používání karty bylo omezeno na to, pro co bylo určeno. Účetní oddělení by navíc mělo ověřit, zda jsou všechny příjmy a další výdajové doklady předložené zaměstnancem autentické.
kromě toho, společnost musí mít politika na to, jak zvládnout sporných poplatků, a personál určený k rukojeti zrušení karty, pro zrušených zaměstnanců.,
Každá společnost, která využívá firemní platební karty pro své zaměstnance, by měla mít jasnou, efektivní a detailní zaměstnance kreditní karta politiky, aby zabránil jakémukoli zneužití karty zaměstnanců. To může vyhnout problémy, nebo nedorozumění a zabránit problémům v případě, že zaměstnanec musí být účtovány náklady spojené s prací a nemá žádné další platební metodu.,