seznamy jsou důležité. Pomáhají nám upřednostňovat—a nezapomeňte dokončit-důležité úkoly.
už jste někdy šli do obchodu s potravinami speciálně pro jednu věc, pak odešel s vozíkem plným všeho kromě? Pokud necháte svůj seznam potravin doma, jste na milost naší omylné lidské paměti.
jako projektový manažer musíte vytvořit pravidelné zprávy o stavu projektu, abyste aktualizovali zúčastněné strany o pokroku projektu., A stejně jako v obchodě s potravinami, bez ohledu na to, jak často vytváříte zprávu o stavu projektu, existuje šance, že na něco zapomenete, pokud nemáte seznam.
, Aby vaše týdenní aktualizace stavu obsahují základní informace, které zúčastněné strany potřebují, jsme vytvořili jednoduchý kontrolní seznam můžete použít jako šablonu sestavy stav:
Stáhnout Kontrolní seznam,
se podíváme na jednotlivé části podrobněji a vysvětlit, jaké informace by měl obsahovat a jak by měl strukturovat své zprávě., Prozkoumáme také, jak vám software pro sledování projektů pomůže vytvořit zprávy o stavu projektu.
Executive overview
proč? Protože vaše zúčastněné strany pravděpodobně nebudou číst celou věc. Tímto způsobem budou mít zainteresované strany, které si přečtou výkonný přehled a zbytek budou mít shrnutí nejdůležitějších informací.
první část zprávy o stavu projektu je přehled executive., Měl by obsahovat přehled o stavu projektu na vysoké úrovni, rozdělený na tři části:
1. Identifikátory projektu.
- název Projektu
- ID Projektu/kód
- Název projektu manažer
- Data zprávy
To se může zdát zřejmé, k odkazu na název projektu a dalších položek, ale bez toho, aby je na vašem seznamu, mohou být snadno přehlédnout. S výjimkou data zprávy o stavu zůstanou identifikátory projektu ve stejném týdnu.
včetně data zprávy o stavu je velmi důležité: to pomáhá vytvořit přesnou časovou osu projektu.,
2. Shrnutí pokroku. Tato část by měla zahrnovat přezkum celkových cílů projektu na vysoké úrovni a dosavadní pokrok směrem k nim. Je Projekt na trati, za, nebo před plánovaným termínem? Je konec nebo rozpočet? Shrnutí pokroku by mělo zdůraznit všechny položky, které vyžadují pozornost zúčastněných stran-i když jsou tyto položky také popsány v pozdější části zprávy o stavu.
3. Celkový projekt Zdraví a procent kompletní., Tato část by měla uvést zdraví (nebo stav projektu) různé položky v projektu:
Projekt zdraví může být zobrazen vizuálně spíše než ve formě vyprávění, pomocí předem stanovené barva kód reprezentující stav každé položky (viz výše). Například:
- zelená znamená, že položka je na správné cestě.
- žlutá znamená, že má potíže.
- červená znamená, že vyžaduje okamžitou pozornost(a s největší pravděpodobností zásah zúčastněných stran).,
doporučujeme, kterým se stanoví množstevní opatření pro barevně kódované stavy nejlépe prezentovat přesné informace. Bez toho by jeden zainteresovaný subjekt mohl špatně pochopit žlutý stav tím, že buď přehání, nebo nedostatečně reaguje, a tím projekt ještě více vrátí zpět.
Sada žlutá pro rozpočet představují, že projekt je více než schválené alokace mezi 5 až 15 procent., V případě, že rozpočtové prognózy jsou větší než 15 procent nadage, stav by byl červený.
procento dokončení by mělo být zadáno jako skutečné procento ukazující celkovou úroveň dokončení projektu(např. 50 procent pro projekt, který je v polovině).
jak může software pro sledování projektů pomoci: Dashboardy nabízejí živé zobrazení výkonu týmu a celkového pokroku. Tyto nástroje automaticky zachycují data a organizují je na jednom místě, což šetří čas a úsilí manažerů., V systémech sledování projektů založených na cloudu se dashboardy aktualizují v reálném čase, protože dochází k pokroku-což znamená, že uživatelé mají vždy nejaktuálnější informace.
Tento projekt přehled obrazovky obsahuje několik položek, které by měly být zahrnuty ve vašem shrnutí: barevné ikony představují stav důležité položky, název aktivní projektový manažer a projekt je procento dokončení.,
V ideálním případě by toto shrnutí mělo být zasláno zúčastněným stranám, vedoucímu vedení a projektovému týmu každý týden. Pro více informací o tom, co zahrnout do týdenního projektu status report, podívejte se na následující návod:
Milníky a výstupy
obrázek stojí za tisíc slov, takže používejte vizuální efekty, kdykoli je to možné., Můžete použít barvy reprezentovat stav nebo zahrnout procento kompletní graf, Ganttův graf, nebo tabulka ukazující pokrok proti milníky a výstupy.
druhý oddíl ve vaší zprávě by mělo být podrobně pokrok směrem k významné milníky a výstupy (identifikované v průběhu plánování projektu).
Milníky jsou často vázány na dokončení klient dodávky, stejně jako mid-projekt účtování a fakturace—takže je důležité, aby zúčastněné strany, aby vědět, zda týmy jsou na dobré cestě k dokončení.,
namísto psaní těchto informací v narativní podobě ukažte postup svého týmu jednoduchou tabulkou (viz obrázek níže). Nezapomeňte zahrnout:
- milník projektu procento dokončeno: kolik bylo provedeno na jednotlivých úkolech vedoucích k milníku? Nastíňte, které úkoly byly dokončeny a které z nich jsou stále vynikající.
- plánovaný start / cíl: toto jsou počáteční data stanovená během plánování projektu pro práci vedoucí k tomuto milníku a včetně.,
- skutečný start / cíl: toto skutečné datum milník byl zahájen a dokončen (pokud stále probíhá, označit „datum dokončení“ jako TBD).
jak může software pro sledování projektů pomoci: Ganttovy grafy jsou klíčové nástroje pro plánování projektů, které se zdvojnásobují jako nástroje pro sledování projektů. Pomocí grafů Gantt můžete vizualizovat plán projektu, určit fáze projektu a zvýraznit klíčové milníky—poté sledovat výkon týmu a pokrok směrem k jejich dosažení. Některé systémy mají další výhodu v tom, že umožňují uživatelům vrtat se do detailů úkolů ze samotného grafu.,
podrobnosti úkolu je uvedeno výše zahrnují „procenta dokončení“ ikonu, název člen týmu zodpovědný za dokončení úkolu, a data, okolní úkol kick-off a dokončení. Schopnost vrtat se do těchto informací může být velmi užitečná při vytváření zpráv o stavu projektu.
správa problémů, rizik a změn
použijte stejný formát zprávy o stavu projektu týden až týden, protože to umožňuje snadnější porovnávání mezi zprávami. Pomocí konzistentní formát je důležité pro vaši zprávu jako celek, ale zejména pro tuto sekci—to umožní zúčastněným stranám vidět, na první pohled, žádné nové problémy a rizika, a rychle rozpoznat, co se změnilo o známé problémy a rizika.
třetí bod ve vaší zprávě, by měl poskytnout informace o známé problémy, rizika, nebo požadavky na změny, které byly identifikovány v předchozím týdnu, a vynést na světlo nějaké nové.,
včasné odhalení a řízení rizik je nezbytné pro úspěšné dokončení projektu. Tato část zprávy o stavu by měla být odrážena. To se musí týkat všech řízení rizik úsilí, včetně:
- Otevřené otázky: upozornit na nový projekt problémů od poslední zprávy. Kromě toho poskytněte aktualizaci stavu všech dříve identifikovaných problémů a jejich strategií řízení.
- Otevřít rizika: beru na Vědomí, žádné nové riziko, které se vyskytly od poslední zprávy, a předložit plán řízení(y), aby se s nimi vypořádat., Kromě toho poskytněte aktualizaci plánu řízení rizik, který se používá k řešení stávajících rizik.
- otevřené požadavky na změnu: zvýrazněte všechny otevřené požadavky na změnu a další kroky, které vyžadují pozornost zúčastněných stran – například prodloužení harmonogramu nebo rozpočtu v důsledku zvýšení požadavků projektu.
jak může software pro sledování projektů pomoci: zde mohou být užitečné jak zprávy, tak dashboardy. Zprávy poskytují statické čtení klíčových metrik, jako je ROI projektu, využití zdrojů a dostupnost, a otevřené problémy/rizika., Dashboardy lze konfigurovat s živým zobrazením stejných informací-ve skutečnosti mají uživatelé často možnost Vytvořit zprávu o stavu projektu z řídicího panelu jeho exportem nebo sdílením s ostatními uživateli.
projekt manager dashboard výše byl upraven tak, aby ukázat rizika tím, že nabyvateli, a zobrazit aktuální otevřené otázky a žádosti o změnu., Z této obrazovky mohou uživatelé exportovat nebo sdílet zprávu o stavu projektu přímo se zúčastněnými stranami (doprovázet zprávu o stavu projektu).
Team progress
Požadavky na projekt a preference zúčastněných stran se liší, ale nejlepším pravidlem pro vytvoření týdenní zprávy o stavu je udržet ji krátkou a jednoduchou(K. I. S. S.). Nezapomeňte, že tato zpráva o stavu projektu je snímek: být jasný a stručný, ne příliš podrobný.,
čtvrtá, a poslední, část vaší zprávy by měly měřit produktivitu týmu, porovnání skutečného pokroku v průběhu minulého týdne, co byla odhadnuta na předchozí zprávu.
chválí týmy za pozoruhodné úspěchy a upozorňuje na neúplné úkoly. Dobrým způsobem, jak strukturovat tuto sekci, je seznam:
- úkoly naplánované na minulý týden: zahrňte všechny úkoly, které váš tým odhadl, že by mohly dokončit.
- úkoly dokončené minulý týden: uveďte všechny úkoly, které váš tým skutečně dokončil.,
- úkoly naplánované na příští týden: všechny úkoly, které nebyly dokončeny minulý týden, by měly tento seznam doplnit. Poté seznam úkolů plánovaných na příští týden.
jak může software pro sledování projektů pomoci: naším oblíbeným přírůstkem do této sekce je přizpůsobená zpráva o stavu. Pomocí software pro sledování projektu, můžete posílat týdenní výzva pro členy týmu, aby předložily své postavení shrnutí, klíčové úspěchy, a nadcházející úkoly pro příští týden, a systém bude automaticky shromažďovat informace do formátu zprávy.,
můžete pak kondenzovat tyto informace pro zúčastněné strany a vložte si je do projektu, zpráva o stavu. Případně se můžete rozhodnout zahrnout podrobnější shrnutí jako doplňkovou přílohu-bez ohledu na to, co vaše zúčastněné strany preferují.
další kroky pro projektové manažery
zprávy o stavu jsou kritickou součástí vaší strategie řízení zúčastněných stran. Kontrolní seznam, který jsme zde zahrnuli, může být dobrým odrazovým bodem při vývoji vlastní komunikační strategie.,
zde je několik klíčových takeaways mít na paměti, jak budete hlásit zúčastněným stranám:
- nenechte pohřbít vedení. Čtení vzory a eye-tracking studie naznačují, že lidé se zaměřují nejvíce na vrcholu zprávy o stavu a sbírat zbytek. Vložte nejdůležitější informace do shrnutí a nenechávejte žádné překvapení na konci.
- obrázek stojí za tisíc slov. Použijte grafy, tabulky, barvy a nástroje pro vizualizaci dat, které vám pomohou rozbít dlouhé příběhy.
- konzistence, konzistence, konzistence., Vyberte sadu metrik pro měření pokroku a definujte úspěch nebo neúspěch iniciativ a pak se jich držte. Konzistence ve vykazování umožní snadnější a přesnější porovnávání mezi zprávami.
- zprávy K. I. S. S. jsou snapshot, takže udržujte aktualizace stavu krátké a jednoduché. Přijďte připraveni s dalšími informacemi, pokud vás zainteresované strany požádají, abyste něco rozšířili, ale nezakrývejte je příliš mnoha informacemi.
konečně, nástroje pro sledování projektů uvedené v tomto článku mohou být obrovským přínosem při vytváření zpráv., Pokud máte zájem dozvědět se více o těchto typů nástrojů, volejte náš software pro řízení projektů, odborníci na bezplatnou konzultaci na (855) 998-8505.