Vše, co potřebujete vědět o objednávkách

co je objednávka?

zřejmým výchozím bodem by bylo odpovědět na zřejmý úkol, co je objednávka? Objednávky (POs) jsou dokumenty zaslané od vás jako kupujícího dodavateli s žádostí o produkty nebo služby jako objednávku. Každé PO bude obsahovat číslo pro sledování objednávky v celém systému, stejně jako položky, množství a dohodnuté ceny., Konkrétnější objednávky budou obsahovat více podrobností, ale obecně platí, že čím více informací zahrnete, tím efektivnější je vaše PO.

Zde je příklad objednávky dokumentu:

Právní Status Objednávky

Kupující by měl vždy jasně sdělit požadavky na prodejce, aby se snížit nebo odstranit zmatek, kdy prodávající obdrží PO. Pokud kupující někdy odmítnou platbu, zůstává prodávající chráněn kvůli právně závaznému smluvnímu stavu dokumentu., Pro kupujícího mít podobnou ochranu je důležité mít potvrzení objednávky, nebo přijetí objednávky, sledovány.

zajištění toho, že máte robustní podmínky objednávky pokrývající všechny relevantní scénáře, včetně podrobností, jako když můžete zrušit objednávku, zajistí jasné hranice pro udržení dobrých vztahů se svými klíčovými dodavateli.

jako právní dokumenty budou někteří komerční věřitelé používat POs pro referenci při poskytování finanční pomoci vaší organizaci, nazývá se to financování objednávky.,

„PO, jakmile dodavatel nebo dodavatel přijmou, je právně závazná smlouva mezi oběma stranami.“

rozdíl mezi objednávkami a fakturami

Kupující vytvářejí objednávky a prodejci vytvářejí faktury. Prodejci mohou zaslat fakturu jako způsob platby-pokud existují konkrétní platební podmínky (net 30, net 60, FOB atd.) nebo může zaslat fakturu s nulovým zůstatkem jako způsob, jak zaznamenat, že byla za objednávku přijata platba.,

jak nákupní objednávky, tak faktury obsahují podobné informace, jako je fakturační adresa a dodací adresa. Faktury obvykle odkazují na číslo objednávky, s přidáním čísla faktury, aby se potvrdilo, že oba dokumenty jsou příbuzné a vzájemně odpovídají. Klíčovým rozdílem jsou údaje o objednávce a další technické informace obsažené v objednávce obecně nejsou zahrnuty na faktuře.

Příklad:

John, kupující, obdržel slovo oddělení v rámci své organizace vyžaduje novou sadu monitorů pro počítače v kanceláři., Vytváří objednávku, která podrobně popisuje množství a specifické požadavky na monitory.

společnost odpovědná za prodej monitorů obdrží objednávku. Jakmile potvrdí, že jsou schopni dodat objednávku, schválí PO a přijmout platbu, nebo poslat zboží s očekáváním platby na základě dříve dohodnutých platebních podmínek. Jakmile je platba přijata, plnění objednávky se stane a monitory jsou dodávány s datem dodání a sledovacími informacemi a John obdrží fakturu.,

faktura buď potvrzuje platbu, která byla odeslána před odesláním zboží, nebo zahrnuje datum splatnosti platby, pokud nebyly peníze zaslány jako první. John kontroluje faktury, aby se ujistil, že odpovídá objednávce, pak zkontroluje dodací list, ujistěte se, že všechny objednané zboží obdržela, a platba je pouze vydala pro zboží objednané a obdržené v procesu známém jako třícestné párování.

objednávky jsou často zaměňovány s jinými typy dokumentů., Je důležité pochopit rozdíly mezi nákupními objednávkami a smlouvami, rozdíly mezi nákupními objednávkami a pracovními objednávkami a rozdíly mezi nákupními objednávkami a prodejními objednávkami.

Sledování Objednávky

je důležité sledovat objednávky přes celý proces zadávání veřejných zakázek, aby bylo zajištěno, obdržíte zboží nebo služby, objednávky a platíte pouze jednou pro tyto položky., Jediný obchodník nebo malý podnik může začít s sledováním objednávky v aplikaci excel při použití formuláře šablony objednávky, nebo ještě horší v duplikátu nebo trojím vyhotovení objednávky. Čím více zapojených lidí a tím větší je objem zpracovávaných POs násobí počet problémů, které mohou nastat. Systém PO pro malé firmy by měl pokrývat základní potřebu sledovat všechny nákupní transakce a mnohem více. Zajištění úplné auditní stopy související s každým nákupem při vymáhání osvědčených postupů při objednávce.,

schopnost sledovat a snadno hlásit na všechny typy objednávek, včetně deku objednávky, je nutné, aby plná viditelnost na utratit. To také umožňuje finančním oddělením zefektivnit proces odsouhlasení objednávky a splatného. Viditelnost celého procesu, včetně automatizované otevřené zprávy o objednávce, zajistí uložení času a při fakturaci nic nezmeškáte.

digitální transformace je klíčovým cílem mnoha organizací a transformace veřejných zakázek je klíčovou součástí tohoto většího cíle., Online PO systém bude sledovat elektronické objednávky v průběhu celého procesu. Nepotřebujete specializované nákupní oddělení, abyste cítili výhody digitalizace.

Proč Objednávek Jsou Důležité pro Vaše Podnikání

Existuje mnoho organizací, které nepoužívají objednávky, protože mají pocit, jako papírování je jen zátaras nebo zbytečný krok v procesu, protože mají stabilní pracovní vztahy s dodavateli. Když jsou malé podniky stále ve fázi spouštění, mají tendenci mít poměrně organický nákupní proces, který je jednoduchý a přímočarý., Ale jak společnost roste, a více rukou jsou zapojeny od začátku do konce, proces se mění, jak vztahy s dodavateli rostou a vyvíjejí se s časem.

V určitém okamžiku v růstu společnosti, včetně požadavků se stávají složitější, naléhavé, nebo specifické, význam komunikace se může stát obtížné a nechat dostatek prostoru pro chybu, pokud objednávky nejsou používány, nebo nedostatek určité úrovni podrobnosti.

Pokud kupující obdrží své objednávky bez p číslo pro referenční, může být problém zjistit, kde žádost pokazilo., A v tu chvíli je pravděpodobné, že byla zaslána jak faktura, tak platba – což zvyšuje složitost právní situace mezi oběma stranami.

objednávka slouží jako právně závazný dokument, který poskytuje jasné pokyny dodavatele a auditní stopa, která je k dispozici pro referenci, když se věci pokazí.

proč potřebujete automatizovat proces objednávky

Pokud vaše firma v současné době používá papírový systém, je pravděpodobné, že vytváříte příliš mnoho dokumentů., Mnoho společností se bude zpracovávat až sedm dokumentů v průběhu nákupního cyklu, včetně žádanky, objednávky, citace, objednávky poděkování, zboží, které obdržel, poznámky, dodacích listů a faktur. To je hodně sledovat, a když si uvědomíte, že budete muset sledovat to vše pro každý nákup, spoléhání se na papír se stává trochu ohromující. Je zapotřebí lepší správa objednávek.

dobré vedení záznamů je nezbytné pro nákup a zadávání zakázek, ale papírové záznamy mohou být snadno ztraceny, poškozeny nebo zničeny., Je obtížnější najít duplicitní požadavky a nákupy, faktury a chybějící transakce, které stojí vaši společnost jak čas, tak peníze. Papírové systémy také vyžadují použití efektivního registračního systému, který je pravidelně aktualizován. Tento registrační systém zabere značný prostor v kanceláři, jen roste v průběhu času,a trvat až hodiny člověka udržovat a udržovat hladký chod.

Automatizace vaší objednávce proces s nákupní objednávka software jako PurchaseControl digitalizuje celý proces zadávání zakázek pomocí elektronických objednávek a dalších dokumentů., Všechny důležité dokumenty jsou sledovány v centralizovaném systému s auditní stopou, která vám řekne, kdo podnikne jaké kroky na dokumentu. Plus, můžete nahrát další dokumenty k dodavateli a objednávky, jako předchozí zakázky, další podmínky, a splátkové kalendáře, sledovat všechny své dodavatele, informace a další detaily s lehkostí.

díky automatizaci objednávek je vše uloženo v jediném systému, výhody oddělení platí také, protože je pro ně snazší převést objednávky na faktury za platbu, pro snadnější zpracování plateb.,

Jak Integrovat Objednávek do Vašeho Podnikání

Začněte tím, že hodnocení toho, jak vaše podnikání v současné době zpracovává nákup a pak zvažte, jak chcete kontrolovat, co váš tým může koupit a jak by proces celého procesu nákupu. Poté budete moci vytvořit systém objednávek, který je vhodný pro potřeby vaší společnosti.

Purchase Rekvizice a Objednávky

Pokud vaše organizace není v současné době pomocí nákupní objednávky, je pravděpodobné, že nejsi řízení procesu své zaměstnance řídit, když chtějí něco koupit., Přechodem na elektronický nákupní systém budete moci vytvořit formální nákupní proces, který řídí, kdo je schopen koupit co a kolik peněz mohou utratit bez dalšího schválení. Pro objednávky s vyšší hodnotou efektivní objednávky, kontrola by měla být stanovena v místě s objednávkou schválení pracovních postupů pro zajištění správné lidi podepsat před závazku. Nakonec zvýšená kontrola a viditelnost výdajových návyků vaší společnosti vám umožní činit rozhodnutí založená na datech pro zlepšení organizace.,

začněte pomocí rekvizic, které umožňují vašemu týmu podat formální žádost o materiály nebo věci, které potřebují k práci. Možná už to děláte – jednoduše požádejte svůj tým, aby zaslal e-mail svému manažerovi s žádostí a poté nechal manažera provést nákup.

místo toho, vytvoření standardizovaného formuláře žádosti o objednávku a vyžadující, aby jej všichni zaměstnanci používali, zajišťuje, že přijímání žádostí není ztrátou času nikoho., Má všechny informace, které lidé potřebují ke schválení žádosti, a automaticky je připojí k odpovídající objednávce, když je žádost schválena.

Rozpočet

Jakmile je váš personál začne používat standardizované nákup rekvizice, budete moci vytvořit rozpočet na základě průměrné měsíční výdaje a sledovat, co je váš tým je kupovat. Pomocí těchto údajů se můžete začít zabývat tím, jak jsou zásoby využívány, a začít hledat příležitosti k úsporám., Lidé si určí schvalující bude zodpovědný za udržování rozpočtu, a když lidé jdou přes rozpočet, schvalovatel nemusí být schopna schválit jakoukoli nákupních požadavků, které nejsou nezbytně nutné pro okamžité potřeby.

objemové slevy

jakmile zaměstnanci začnou předkládat žádosti, mohou schvalovatelé snadno rozpoznat vzorce nákupu. To jim umožňuje předkládat hromadné objednávky a požadovat objemové slevy, pokud jsou k dispozici., Když požadavky jsou vytvořeny digitálně, doba zpracování je výrazně snížena, protože nejčastěji požadované položky mohou být přidány do katalogu od nejlepšího dodavatele za nejlepší možnou cenu.

Stěhování z Žádanky do Objednávky

Po zakoupení rekvizice jsou standardní proces ve vašem podnikání, můžete přejít k vytvoření objednávky z těchto požadavků. Budete muset kontaktovat dodavatele, abyste jim dali vědět, že před odesláním platby nyní podáte formální objednávku., Dodavatelé si na to pravděpodobně nebudou stěžovat, protože to má významné výhody pro obě strany.

pokud mají vaši schvalovatelé požadavky, které je třeba splnit, kupující vyplní potřebný formulář objednávky a zašle je prodejci. Prodejce pak sdělí jakékoli obavy nebo problémy, které mají s nákupem, pokud existují. Pokud ne, po obdržení platby zašlou objednávku a fakturu.

se systémem elektronického zadávání zakázek je snadné převést požadavek na objednávku., Číslo požadavku je připojeno k číslu objednávky, takže můžete sledovat nákup od žádosti po příjem a platbu. Jakmile schvalovatel označí požadavek schválený, může být automaticky převeden na objednávku u dodavatele, kterého žadatel vybral.

integrace požadavků a objednávek může nějakou dobu trvat, než se upraví a standardizuje. Ale tím se zvyšuje vaše schopnost sledovat výdaje a odstranit potíže spojené s nákupem., Viditelnost do výdajových návyků vaší společnosti je rozhodující pro udržení růstu společnosti, a tento proces je jedním ze způsobů, jak toho dosáhnout.