Writing Business Memos
Co je obchodní sdělení?
obchodní sdělení je krátký dokument používaný k přenosu informací v rámci organizace. Poznámky jsou charakterizovány tím, že jsou krátké, přímé a snadno se navigují. Jsou méně formální než dopisy, ale měly by udržovat profesionální, stručný styl. Často je účel obchodní poznámky dvojí: identifikovat problém a navrhnout řešení. Jindy mohou poznámky poskytovat nebo požadovat věcné informace.,
Obchodní poznámky jsou navrženy tak, aby ubytovat zaneprázdněné čtenáře, kteří chtějí najít informace, které potřebují od memo snadno a rychle. V psaní obchodní poznámky, byste měli strukturovat své poznámky, aby ubytovat tři druhy čtenářů:
- Ti, kteří čtou pouze shrnutí
- Ti, kteří sbírat celý memo pro své klíčové body a pár detailů, které je zajímají
- Ti, kteří číst celý dokument na detaily, které podporují jeho hlavní tvrzení či doporučení
mějte na paměti, že tyto čtenáři mohou mít různé účely při čtení poznámky., Čtenáři často musí činit politická a akční rozhodnutí na základě doporučení. Jiní mohou chtít získat konkrétní informace (důkazy) potřebné k pochopení a ospravedlnění politických a akčních rozhodnutí. Čtenáři mohou také chtít získat pocit své profesionální schopnosti a úsudku.
při určování účelu a publika vaší poznámky se zeptejte sami sebe: Kdo je zamýšleným příjemcem této poznámky? Co chci, aby příjemce udělal po přečtení poznámky? Jaké informace bude příjemce hledat v poznámce?, Tyto druhy otázek vám pomohou vést váš obsah, strukturu a styl volby.
Jak mohu napsat efektivní obchodní poznámku?
jak je uvedeno výše, efektivní obchodní sdělení je stručné, přímé a snadno ovladatelné. Následujících pět strategií psaní pomáhá čtenářům snadno a rychle procházet obchodní poznámky:
- nejprve představte hlavní bod. To může být nejdůležitější vodítko o struktuře a obsahu poznámek. Čtenáři by měli rychle pochopit obsah a význam poznámky., Pokud mají čtenáři otázku nebo problém, chtějí okamžitě znát odpověď nebo řešení—pokud čtenáři chtějí více informací, mohou pokračovat ve čtení. Jinými slovy, podpůrné detaily by měly následovat hlavní bod nebo závěr, nikoli předcházet.
- zachovat profesionální, stručný styl. Styl vašeho psaní by měl být vhodný pro vaše publikum: v tomto případě je vaše publikum vaším šéfem, vašimi spolupracovníky nebo obojí. Takže váš styl by měl být profesionální, přímočarý, srdečný a snadno čitelný. Chcete-li dosáhnout takového stylu, použijte krátké, aktivní věty., Vyhněte se žargonu a náročnému jazyku. Udržujte pozitivní nebo neutrální tón; pokud je to možné, vyhněte se negativnímu jazyku. Kromě toho, že poznámky jsou snadněji čitelné, profesionální styl psaní také zlepšuje důvěryhodnost spisovatele.
- Vytvořte velmi specifický předmět, který čtenáři poskytne okamžitou představu o předmětu a účelu poznámky (nebo zprávy). Předmět by měl čtenáře orientovat na předmět a účel poznámky a poskytnout praktický odkaz pro podání a rychlou recenzi., Předpokládejme například, že jste psali požádat o povolení a financování služební cesty. Vyhnete se obecnému předmětu, jako je“ Úmluva vydavatele „nebo“ cesta na konferenci AWP“, ve prospěch něčeho konkrétnějšího, jako je “ žádost o finanční prostředky: AWP conference.“Poslední příklad by čtenáři řekl téma a co s tím měla dělat.
- uveďte shrnutí nebo přehled hlavních bodů, zejména pokud je poznámka více než jedna stránka., Často odkazoval se na jako shrnutí, první odstavec dlouhou poznámku nebo zprávu, slouží tyto funkce:
- Představuje hlavní požadavek, doporučení nebo závěr
- pak Shrnuje náhledy hlavní fakta, argumenty a důkazy
- Prognózy struktura a pořadí informací prezentovaných ve zbývající poznámky
- Jako předmět, shrnutí poskytuje rychlý přehled o účelu a obsahu sdělení. Čtenář jej používá k vedení jak rychlého prvního čtení, tak následných rychlých recenzí.,
- použijte funkce formátu, jako jsou nadpisy, k signalizaci struktury a vedení čtenářů k informacím, které hledají. Nadpisy poskytují obrys poznámky, umožňující čtenáři rychle zjistit, jaké jsou hlavní témata nebo body a kde je najít v poznámce. Vytvořte nadpisy rovnoběžně a co nejkonkrétněji. Jiný formát funkce, které signál strukturu a průvodce čtenáře patří krátkými odstavci a bloky textu, seznamy vyrazil zářezy, čísla nebo odrážky, nebo velkorysé využití bílého místa vést oko.,
STANDARDNÍ MEMO ČÍSLA
i Když formát pro zprávu se může lišit od jedné organizace k druhé, standardní okruh se skládá z řady jasně označeny řádky, které vyjadřují klíčové informace, o sdělení obsahu a jeho distribuce., Následující jsou standardní prvky memo záhlaví:
Datum: datum, kdy memo je distribuován
K: osoba(y), pro kterou je primárně určena.
(někdy s pracovní název)
cc: Název(y) někoho jiného, kdo obdrží kopii
(někdy s pracovní název)
Od: Jméno spisovatele, obvykle následuje jeho/její
ručně psané iniciály (někdy s pracovní název)
Předmět: Re: Stručné prohlášení memo je téma,