la gestión de documentos es el proceso de manejo de documentos de tal manera que la información se puede crear, compartir, organizar y almacenar de manera eficiente y adecuada. Como tal, aprender a crear un sistema de gestión de documentos es fundamental para las empresas.
para muchas empresas, el enfoque de un sistema de gestión de documentos está en la organización y el almacenamiento de documentos. Quieren poder almacenar documentos de una manera organizada y segura que aún permita que los documentos se encuentren fácilmente., Este artículo le mostrará cómo crear un sistema de gestión de documentos que haga exactamente eso.
El Desafío: combinar lo antiguo y lo nuevo
si escribe «document management system» en cualquier motor de búsqueda, obtendrá largas listas de «soluciones» de gestión de documentos, muchas de ellas con software o aplicaciones que anuncian las ventajas de tener una oficina sin papel.
el software o las aplicaciones de gestión de documentos, sin embargo, están diseñados para mejorar el manejo de archivos electrónicos de su negocio., El problema es que muchas pequeñas empresas tienen que lidiar con una mezcla de datos anticuados en papel y archivos electrónicos, y, en algunos casos, la proporción de datos en papel es mucho mayor.
una solución al problema de un entorno de datos mixtos sería utilizar un sistema de imágenes de documentos para convertir todos los documentos de su empresa a formato electrónico. Pero esto es demasiado caro y requiere mucho tiempo para muchas pequeñas empresas.,
la buena noticia es que puede poner los conceptos básicos de un sistema de gestión de documentos en su lugar sin comprar ningún software especial o pasar por imágenes de documentos al por mayor. El sistema no tiene que ser complejo; solo hay que invertir algo de tiempo en planearlo e implementarlo.,
3 pasos para un sistema de Gestión Documental
configurar un sistema de gestión documental implica tres pasos:
- Crear un plan de gestión documental
- implementar el plan de gestión documental
- seguir
el primer paso es el más detallado, así que vamos a explorarlo más lejos.
crear un Plan de Gestión Documental
el primer paso consiste en responder a estas cuatro preguntas:
1. ¿Cuáles son las reglas para crear documentos?,
facturas, cartas de recordatorio de pago, folletos de ventas, correo electrónico, balances, hojas de cálculo, informes: todas las empresas crean una variedad de documentos en el curso de hacer y realizar un seguimiento de los negocios. Y para mantener las cosas organizadas, todas las empresas necesitan establecer reglas para crear documentos.
- ¿Existen plantillas internas para algunos de sus documentos comerciales estándar, como cartas y facturas, y dónde se encuentran?
- ¿Hay una guía de estilo interna que deba seguirse?
- ¿Los nuevos documentos deben estar fechados o con sello de tiempo?,
- ¿Qué procedimientos deben seguirse para compartir o revisar documentos?
para algunas pequeñas empresas, el único punto que importa será dónde se encuentran las plantillas para varios documentos comerciales y cómo usarlos. Pero si la creación de documentos dentro de su negocio implica que diferentes personas colaboren, revisen o actualicen documentos, deberá dedicar algún tiempo a decidir cómo se deben hacer estas cosas para garantizar la eficiencia y la consistencia.
2. ¿Cómo almacenaremos los documentos?,
hay costos asociados con el almacenamiento, el mayor de los cuales, para la mayoría de las pequeñas empresas, es probablemente el costo del tiempo perdido cuando las personas buscan documentos. Así que la pregunta es: ¿cómo se archivarán los documentos? La clave para presentar documentos es seguir buenas prácticas de gestión de archivos. Un sistema claro y fácil de seguir es esencial.
También necesita saber cómo archivará los documentos. ¿Cómo manejará los archivos que están desactualizados o simplemente listos para ser movidos a un segundo plano en su sistema de gestión de documentos?,
cerca del comienzo de cada año, por ejemplo, debe revisar los diversos archivos relacionados con el trabajo en su computadora, eliminar los que ya no están actualizados y crear nuevas carpetas etiquetadas por año y tema, moviendo los archivos según sea necesario. Puede hacer lo mismo con los archivos de papel; no es difícil eliminar documentos antiguos de una carpeta de archivos y crear uno nuevo con «antiguo» en el título. Algunos programas ofrecen opciones de archivado automático.
3. ¿Cómo se puede simplificar la recuperación de documentos?,
Esta pregunta es el corazón de su sistema de gestión de documentos. En una encuesta realizada por Leger Marketing para Xerox Canadá, los propietarios y gerentes de Pequeñas y Medianas Empresas Canadienses en promedio dijeron que costaba $2,152 al año administrar y almacenar documentos y alrededor de una hora al día buscar estos documentos.
una vez más, las buenas prácticas de presentación pueden ayudar mucho a resolver el problema. Si hace cosas como seguir consistentemente convenciones de nomenclatura estrictas, por ejemplo, los documentos serán mucho más fáciles de encontrar.,
y ya sea que sea propietario único o propietario de un negocio con empleados, debe crear una lista de ubicaciones de archivos, que recordará a los usuarios a dónde van determinados tipos de archivos y dónde encontrarlos. Recuerde incluir si el archivo estará o no en su sistema informático, un servidor interno, en la nube o archivado en una ubicación física, como un archivador. Por ejemplo, supongamos que utiliza imágenes, videos o incluso fotos en papel en su negocio., Una entrada en su lista de ubicaciones de archivos podría ser:
- Imágenes Digitales/video: computadora (o servidor)—Unidad E:/photos-file en la carpeta de asunto correspondiente
fotos de papel: archivador 3-fotos-alfa por tema
Las unidades de red o nube compartidas deben etiquetarse de acuerdo con el contenido, al igual que los cajones del archivador.
4. ¿Cómo podemos hacer y mantener nuestros documentos seguros?
la primera línea de defensa para la seguridad de documentos es asegurar físicamente las propias instalaciones comerciales., Todas las empresas, incluso las basadas en el hogar, necesitan tener sistemas de seguridad instalados.
Las empresas también pueden necesitar o querer invertir en otros dispositivos de seguridad, como barras de ventanas, cámaras de seguridad o servicios de patrulla. Puede pasar todo el tiempo que desee crear contraseñas y cifrar archivos en un intento de proteger sus archivos electrónicos, pero no importa mucho si alguien puede vagar y robar su computadora.,la nuestra (y durante el almuerzo si no hay nadie confiable presente)
implementar y seguir
plan al responder a las preguntas anteriores, está listo para implementarlo., Asegúrese de que todo su personal conozca los detalles del sistema de gestión de documentos de su empresa y que todos sigan los procedimientos apropiados al crear, almacenar y recuperar documentos.
también tendrá que asegurarse de que todos los que acceden a los documentos y los utilizan dentro de su organización los sigan nombrando y almacenando documentos de manera coherente y adecuada. Comprobar al azar sobre una base regular para probar si los archivos particulares se pueden encontrar fácilmente y para evitar errores de presentación. Incluso el descuido ocasional puede echar fuera todo el sistema.,
Puede configurar un sistema de gestión de documentos en un día, pero implementarlo de manera consistente con el tiempo será la clave de su éxito. Las recompensas son enormes: ahorrarás mucho tiempo y obtendrás tranquilidad.,