Una vez que haya creado una factura para su cliente, puede enviarles la factura por correo electrónico a través de Patriot Software. Asegúrese de haber agregado la dirección de correo electrónico de cada cliente a su pestaña «Información» en su registro de clientes antes de enviar facturas por correo electrónico. También puede enviar un crédito por correo electrónico después de haber emitido un crédito a su cliente.,
personalizar la plantilla de correo electrónico de su cliente
antes de enviar una factura o crédito por correo electrónico, puede personalizar la plantilla de correo electrónico que utilizará para enviar por correo electrónico a cada cliente.
Los clientes de contabilidad Premium también pueden personalizar el diseño y agregar un color de acento a las facturas. Consulte Personalizar la plantilla de factura para obtener más información.
¿no está seguro de qué decir al enviar una factura por correo electrónico? Echa un vistazo a nuestras publicaciones de blog sobre la creación de condiciones de pago de facturas que podrían ayudar a su flujo de efectivo.,
vaya a Configuración > Contabilidad > plantillas de correo electrónico y documentos > plantillas de factura para personalizar su plantilla de correo electrónico cuando envíe facturas a sus clientes.
vaya a Configuración >Contabilidad >plantillas de correo electrónico y documentos > plantillas de notas de crédito para personalizar su correo electrónico cuando envíe un crédito a sus clientes.,
Puede insertar «etiquetas de datos», que son piezas estándar de información de la factura/crédito, en la línea de asunto y el cuerpo de su correo electrónico. La plantilla predeterminada ya utiliza las siguientes etiquetas de datos, y puede eliminar o cambiar el lugar donde aparecen en su correo electrónico:
- Nombre Completo del cliente
- Nombre del cliente
- apellido del cliente
- Número de factura (o número de crédito)
- Fecha de factura (o fecha de crédito)
- Fecha de vencimiento de la factura
- saldo adeudado: esto incluye cualquier pago parcial ya realizado.,
- Nombre de la empresa
Su dirección de correo electrónico
El Correo electrónico se enviará desde la dirección de correo electrónico «[email protected].» el nombre de la dirección de correo electrónico se personalizará con el nombre de su empresa y se leerá » en nombre de . Sin embargo, si su destinatario de correo electrónico responde al correo electrónico, la respuesta se enviará a su dirección de correo electrónico. De forma predeterminada, esta será su dirección de correo electrónico registrada en su cuenta de Patriot. Puede cambiar esto, si es necesario. No podrá insertar ninguna etiqueta de datos aquí.,
asunto del correo electrónico
Puede personalizar la línea de asunto del correo electrónico e insertar cualquier etiqueta de datos colocando el cursor en la ubicación que desea insertar y haciendo clic en la etiqueta de datos del menú anterior.
cuerpo del correo electrónico
Puede personalizar su mensaje de correo electrónico y usar cualquiera de las etiquetas de datos. Inserte una nueva etiqueta de datos colocando el cursor en la ubicación en la que desea insertar la etiqueta. A continuación, haga clic en la etiqueta de datos que desea insertar. Asegúrese de dejar un espacio delante y / o después de la etiqueta de datos para que se formatee correctamente en el correo electrónico.,
seleccionar nombre de empresa mostrar en las facturas
este campo se mostrará solo si su nombre de declaración de impuestos es diferente del nombre de su empresa. Puede elegir mostrar su nombre de declaración de impuestos, su DBA o ambos. Seleccione el botón de opción del nombre comercial que desea que se muestre en sus facturas.
Correo electrónico de una Factura a Sus Clientes
Después de haber creado una factura para el cliente, usted verá una página de confirmación con los enlaces a las diversas acciones para esta factura. Haz Clic En «Correo Electrónico».,»También puede seleccionar el «Correo electrónico» acción de Informes > Contabilidad > Informes de los Clientes > Facturas.
verá una vista previa del correo electrónico que se enviará a su cliente, que utilizará el formato que había configurado en la página de plantillas. El correo electrónico completará automáticamente las direcciones que están en el registro del cliente. Puede enviar este correo electrónico para incluir hasta cinco direcciones de correo electrónico diferentes. Un documento PDF de la factura se adjuntará al correo electrónico.,
también puede permitir que sus clientes le paguen con una tarjeta de crédito, y se incluirá un enlace para pagar en el correo electrónico. Para obtener más información, consulte aceptar pagos con tarjeta de crédito en las facturas de los clientes.
aún puede personalizar el contenido de este correo electrónico en particular, si es necesario. Cuando esté listo para enviar, haga clic en » Enviar correo electrónico.»Se enviará inmediatamente un correo electrónico a su cliente con la factura adjunta. Puede ver el historial de estado con la fecha y la hora en que envió el correo electrónico.,
enviar un crédito por correo electrónico a sus clientes
después de haber creado un crédito para su cliente, verá una página de confirmación con enlaces a varias acciones para este crédito. Haz Clic En «Correo Electrónico».»También puede encontrar un crédito de cliente yendo al registro de clientes y haciendo clic en la pestaña» créditos».
verá una vista previa del correo electrónico que se enviará a su cliente, que utilizará el formato que había configurado en la página de plantillas. El correo electrónico completará automáticamente las direcciones que están en el registro del cliente. Puede enviar este correo electrónico para incluir hasta cinco direcciones de correo electrónico diferentes., Un documento PDF de la nota de crédito se adjuntará al correo electrónico.
aún puede personalizar el contenido de este correo electrónico en particular, si es necesario. Cuando esté listo para enviar, haga clic en » Enviar correo electrónico.»Inmediatamente se enviará un correo electrónico a su cliente con la nota de crédito adjunta. Puede ver el historial de estado con la fecha y la hora en que envió el correo electrónico.
Los correos electrónicos de factura y crédito serán enviados por los servidores de correo electrónico de Patriot Software, por lo que no aparecerán en su propio cuadro de correo electrónico personal de «artículos enviados». Los correos electrónicos se enviarán a sus clientes desde la dirección «facturas@PatriotSoftware.,com.»Si su cliente responde al correo electrónico, el correo electrónico» responder a » será su dirección de correo electrónico que ingresó en sus preferencias de correo electrónico, o personalizada en la página de vista previa de correo electrónico. Por lo tanto, recibirá las respuestas de su cliente para este correo electrónico.