Cómo recuperar archivos de Excel no guardados [todas las opciones + precauciones]

Déjame contarte la historia de terror más corta de la historia.

Excel se Estrelló!

Imagine trabajar en ese informe urgente o ese panel de control extremadamente importante donde ha hecho un trabajo tan fantástico. Estás orgulloso de ti mismo y de todo el trabajo duro que has puesto en ello.

pero Olvidaste un paso clave.

no guardaste el archivo de Excel (gasp!!!,)

Ok, permítanme reducir el dramatismo y ir directamente al grano.

Excel tiene una tendencia a bloquearse, especialmente cuando no lo necesita. De alguna manera, sucede en el peor momento posible (no es que haya un buen momento para esto).

en tal escenario, su única opción es intentar recuperar archivos de Excel no guardados.

en algunos casos, los dioses de Excel le sonreirán y obtendrá el archivo, y en algunos casos, puede que no.

en este artículo, compartiré todo lo que hay que saber cuando se trata de recuperar archivos de Excel no guardados., También les mostraré las precauciones y medidas preventivas que deben tomar.

y si desea asegurarse de que nada salga mal, también compartiré un código VBA que guardará una copia de su archivo de Excel con una marca de tiempo cada vez que guarde el archivo existente.

¡comencemos!

todas las formas posibles de recuperar archivos / Datos de Excel no guardados

Excel (e incluso Windows) es altamente impredecible. Puede bloquearse en cualquier momento y puede sus archivos de Excel con él.,

es una mala situación estar en

but pero hay maneras de abordar esto.

Excel tiene algunas funcionalidades donde puede ayudarlo a recuperar archivos o datos de Excel no guardados en algunos casos.

Aquí hay tres escenarios donde las comprobaciones integradas de Excel pueden ayudarlo a recuperar archivos/Datos:

1. está trabajando en un nuevo archivo (que aún no ha guardado) y su sistema/Excel se bloquea.
2. actualizó un archivo que se guardó anteriormente y Excel se bloquea antes de que pudiera guardarlo.
3. cometiste un error y guardaste los cambios, pero ahora quieres volver a la versión anterior.,

veamos cómo abordar cada uno de estos.

recuperar un nuevo archivo de Excel no guardado (que nunca se ha guardado)

si está trabajando en algo y Excel se bloquea (o su sistema se bloquea), aún puede recuperar ese archivo no guardado.

a continuación se muestran los pasos para recuperar un archivo de Excel no guardado:

1. abrir un nuevo libro de Excel.
2. haga clic en la pestaña ‘Archivo’
3. haga clic en ‘Abrir’
4. haga clic en la opción Libro de trabajo reciente (está en la parte superior izquierda)
5. haga clic en botón de libros de trabajo no guardados que se encuentra en la parte inferior
6. En el cuadro de diálogo que se abre, desplácese por la lista de libros de trabajo no guardados y abra el que desee.,
7. guarde el archivo (usando la opción ‘Guardar como’) con un nombre diferente en la ubicación de su elección.

de forma predeterminada, Excel guarda una copia de todos los archivos no guardados en la siguiente ubicación:

C:\Users\\AppData\Local\Microsoft\Office\UnsavedFiles

en la dirección anterior, debe reemplazar con el nombre de su sistema (que es ‘Sumit’ en mi caso).

también puede ir directamente a esta carpeta (donde se guardan copias no guardadas de archivos de Excel) abriendo cualquier navegador y copiando y pegando la dirección en él (en el lugar de la URL).,

Cuando abra cualquier archivo de esta carpeta, verá una barra de notificaciones que le pedirá que lo guarde.

haga Clic en él y guardarlo en una nueva ubicación con un nombre de su elección.

con este método, puede recuperar archivos que creó pero nunca guardó.,

Recuperar Archivos de Excel actualizados (se guardó la versión anterior)

este método se puede usar para archivos que haya guardado anteriormente y Excel se bloqueó (o el sistema se bloqueó o se apagó) cuando estaba trabajando en él.

así que todavía tiene el archivo guardado anteriormente, pero perdió los cambios que hizo.

a continuación se muestran los pasos para recuperar el archivo de Excel actualizado:

1. abra cualquiera de los libros de Excel existentes.
2. tan pronto como se abra, verá un panel de recuperación de documentos que enumera todos los archivos no guardados. Haga clic en cualquiera de los nombres de archivo para cargar los datos.,
3. Cuando obtenga los datos que desea, guarde el archivo con un nombre diferente.

alternativamente, también puede abrir la aplicación Excel, y verá la opción’ Mostrar archivos recuperados ‘ (como se muestra a continuación).

puede hacer clic en él y se abrirá el mismo panel de recuperación de documentos.

recuperar archivos sobrescritos de Excel / versión guardada previamente (desde dentro de Excel)

mientras que en los dos métodos anteriores puede culpar a Excel o Windows por estrellarse o la falla de energía, Este es puramente en usted.,

Este es el caso cuando tiene un archivo de Excel guardado y actualiza los datos y lo guarda de nuevo.

pero terminas haciendo algunos cambios que no quieres ahora (me pasa mucho).

lo que realmente quieres es recuperar la versión anterior.

si bien no puedes volver a la vida y corregir tus errores (a menos que tengas una máquina del tiempo, por supuesto), puedes hacerlo en el maravilloso mundo de las hojas de cálculo de Excel.

en Excel 2010 y versiones posteriores, Excel tiene una función incorporada para ayudarlo a obtener las versiones anteriores.,

a continuación se muestran los pasos para volver a una versión anterior de Excel (incluso cuando lo haya actualizado y guardado):

1. haga clic en la pestaña Archivo.
2. en la página de información, haga clic en Administrar Libro de trabajo, encontrará todas las versiones anteriores de ese archivo.
3. haga Clic en la versión que desea restaurar
4. Guarde el archivo (preferiblemente con un nombre nuevo).

Cuando selecciona una versión guardada previamente y la abre, Excel le mostrará un mensaje como se muestra a continuación., Puede hacer clic en Restaurar para obtener la versión anterior que ha seleccionado o puede guardarla como un nuevo archivo con un nombre diferente.

tenga en cuenta que para que esto funcione, debe asegurarse de que la opción Autorrecuperación esté habilitada. Si bien generalmente está habilitado de forma predeterminada, es algo que puede verificar y garantizar. Cubro cómo habilitar ‘AutoRecover’ más adelante en este tutorial.

cuando se trata de recuperar archivos o datos de Excel no guardados, estas son las tres opciones integradas en Excel que se pueden usar.,

otra forma (que recomiendo encarecidamente) es guardar sus archivos en la nube (OneDrive o DropBox). Esto elimina muchas preocupaciones ya que los servicios en la nube mantienen versiones anteriores de sus archivos.

recuperar archivos sobrescritos de Excel / versión guardada previamente (desde la nube – OneDrive/DropBox)

Si tiene la costumbre de guardar sus archivos de Excel en la nube, mediante el uso de servicios como OneDrive o DropBox, no tiene que confiar completamente en Excel para ayudarlo a recuperar archivos no guardados o datos perdidos.

estos servicios en la nube también mantienen versiones anteriores de sus archivos de Excel.,

déjame mostrarte cómo obtener las versiones anteriores de OneDrive y DropBox. Estoy seguro de que debe haber muchos más servicios de este tipo que tengan esta funcionalidad.

obtener la versión anterior del archivo de Excel desde OneDrive

para obtener la versión anterior de un archivo de Excel, haga clic derecho en la versión actual en Onedrive y haga clic en Historial de versiones.

se abrirá el archivo y usted puede ver todas las versiones anteriores del archivo en el panel de la izquierda.

haga Clic en la versión que desee., Le mostrará el contenido del archivo y también le dará la opción de descargar ese archivo o restaurarlo.

obtener la versión anterior del archivo de Excel de DropBox

Al igual que OneDrive, DropBox también conserva las versiones anteriores de los archivos de Excel que puede volver a visitar y descargar.

para obtener las versiones anteriores, vaya al archivo en el Portal Web de Dropbox y haga clic en los tres puntos del archivo para el que desea ver las versiones anteriores.

Haga clic en la opción Historial de versiones.,

Esto le mostrará todas las versiones de este archivo. Puedes abrir y descargar esta versión desde DropBox.

en caso de que haya instalado la carpeta de DropBox en su sistema y mantenga sus archivos allí, simplemente puede hacer clic con el botón derecho en cualquiera de los archivos y hacer clic en el historial de versiones.

hacer esto te llevará a la versión web de DropBox donde podrás ver y descargar todas las versiones del archivo.,

precauciones para permitir una fácil recuperación de archivos no guardados

mientras que Excel tiene algunas configuraciones predeterminadas que aseguran que tenga buenas posibilidades de recuperar archivos de Excel, sigue siendo una buena práctica asegurarse de que todo esté habilitado.

habilitar autoguardado y Autorrecuperación

para asegurarse de que Excel guarde automáticamente sus archivos y muestre las opciones de recuperación, debe tener estas habilitadas.

aunque debería estar habilitado de forma predeterminada, en caso de que no lo esté, puede hacerlo manualmente.,

a continuación se muestran los pasos para habilitar la funcionalidad de autoguardado y Autorrecuperación en Excel:

1. haga clic en la pestaña ‘Archivo’
2. haga clic en ‘Opciones’
3. En el cuadro de diálogo Opciones de Excel, haga clic en Guardar (está en el panel izquierdo del cuadro de diálogo).
4. asegúrese de que la siguiente configuración esté habilitada (como se muestra a continuación).

permítanme explicar rápidamente lo que significan estas opciones:

• guardar información de Autorrecuperación cada X minutos: esta opción se asegurará de que sus archivos se guarden cada 5 minutos (o cualquier valor de tiempo que especifique aquí)., Esto es 10 minutos por defecto y he cambiado esto a 5 minutos. Puede reducir esto aún más si lo desea.
• mantenga la última versión Autorrecubierta si cierro sin guardar: esto asegurará que en caso de que su Excel/sistema se bloquee o cierre un archivo sin guardar, se guarde una versión que se pueda recuperar automáticamente.
• ubicación del archivo de Autorrecuperación: esta es la ubicación predeterminada donde se guardan los archivos recuperados automáticamente. Puedes cambiar esto si quieres.,

Nota: Si tiene un archivo enorme con muchas fórmulas y gráficos, guardarlo cada 5 minutos conducirá a un nuevo cálculo y a una posible congelación del sistema. Si no lo desea, puede elegir una duración de tiempo más larga (o puede cambiar el modo de cálculo a manual).

crear automáticamente una copia de seguridad del archivo Excel guardado

mientras que las opciones de autoguardado y Autorrecuperación son útiles cuando se olvida de guardar los archivos y el sistema se bloquea, la copia de seguridad automática es algo que crea una copia del archivo cada vez que lo guarda.

por ejemplo, si estoy trabajando en un archivo con el nombre Test.,xlsx y yo lo guardamos en una carpeta, esto crearía automáticamente una copia con el nombre – ‘ Copia de seguridad de prueba.xlk ‘

ahora, cada vez que guardo el archivo de prueba, todos los cambios también se guardan en la copia de seguridad.

esto puede ser útil si realiza algunos cambios en un archivo guardado y desea deshacerlo. En ese caso, puede usar la copia de seguridad en su lugar.

o si su archivo se bloquea o se daña, tendrá la copia de seguridad que tendrá el último contenido guardado.

a continuación se muestran los pasos para habilitar la función de copia de seguridad automática para un libro de trabajo:

1. haga clic en la pestaña Archivo.,
2. haga Clic en «Guardar Como».
3. haga Clic en Examinar para abrir el «Guardar Como» cuadro de diálogo.
4. En el cuadro de diálogo Guardar como, haga clic en la opción Herramientas (está en la parte inferior derecha del cuadro de diálogo).
5. haga Clic en ‘Opciones Generales’.
6. En el cuadro de diálogo’ Opciones generales’, marque la opción’ Siempre Crear copia de seguridad’.
7. haga Clic en ACEPTAR.
8. guarde el archivo en la carpeta/ubicación deseada.

Ahora, cada vez que guarde este archivo, se guardará una copia exacta con el pre-fix ‘Backup of’.,

Aquí hay algunas cosas importantes que necesita saber sobre el uso de esta funcionalidad de copia de seguridad automática en Excel:

• Esta es una configuración de nivel de libro de trabajo. Esto significa que si lo habilita para un libro de trabajo, solo funcionará para ese libro de trabajo. Si quieres que funcione para otros también, tendrás que activarlo manualmente.
• Esto es diferente a las opciones de Autorrecuperación y autoguardado. Estos son ajustes independientes y configurar uno no afecta al otro. Por lo tanto, puede tener un libro de trabajo donde la Autorrecuperación, el guardado automático y el respaldo automático funcionan.
• El archivo de copia de seguridad se guarda con un .,Extensión XLK. Esta es la extensión para los archivos de copia de seguridad, y es posible que vea un aviso cuando abra este archivo. Simplemente haga clic en sí y se abrirá el archivo de copia de seguridad.
• el archivo de copia de seguridad es siempre una versión detrás de su archivo principal (excepto la vez que lo guarda por primera vez). Por ejemplo, si crea un nuevo archivo y habilita la copia de seguridad en él y hace algunos cambios y lo guarda. Esto guardará el nuevo archivo, así como una copia de seguridad del mismo. En este punto, ambos archivos (el Archivo principal y la copia de seguridad) serán exactamente los mismos., Ahora, si realiza algunos cambios en el Archivo principal y lo guarda una vez, no se guardará en el archivo de copia de seguridad. Pero si lo guarda de nuevo, se hará en el archivo de copia de seguridad también.

guarde automáticamente una copia con marca de tiempo del Libro de Excel

mientras que todos los métodos cubiertos hasta ahora dependen de las características integradas de Excel, también puede usar un código VBA corto para asegurarse de no perder su trabajo nunca.

con un código VBA, guarda una copia con marca de tiempo de su archivo de Excel tan pronto como lo guarda (o lo cierra).

esto garantiza que siempre tenga todas las versiones anteriores y que pueda volver y recuperar un archivo en caso de que lo estropee. Además, dado que estos tienen una marca de tiempo, puede encontrar fácilmente la versión que desea (o donde se equivocó).,

a continuación se muestra el código que creará una copia con marca de tiempo del libro de trabajo tan pronto como lo guarde:

tenga en cuenta que debe especificar la ubicación de la carpeta donde desea guardar las copias de seguridad (cambie la ruta resaltada en negrita en el código anterior).

esto puede significar que termines con muchas copias, pero puede ser un gran salvavidas cuando estás trabajando en proyectos críticos.

Puede usar un código similar para guardar una copia antes de cerrar el libro de trabajo (en lugar de guardar una copia cada vez que guarde).

necesitas poner este código en la ventana de código ThisWorkbook.,

para hacer esto, abra el Editor VB (atajo de teclado – ALT + F11) y haga doble clic en el objeto This Workbook en el Explorador de proyectos.

reparar archivos corruptos de Excel

en caso de que se encuentre con un archivo corrupto de Excel, hay algunas cosas que puede hacer.

En primer lugar, puede usar la opción Reparar que está incorporada en Excel.

a continuación se muestran los pasos para recuperar un archivo dañado reparándolo:

1. abra la aplicación Excel.
2. haga clic en ‘archivo’ y luego haga clic en ‘ Abrir ‘(o use el atajo de teclado Control + O).,
3. haga Clic en el botón Examinar.
4. En el cuadro de diálogo que se abre, seleccione el archivo dañado.
5. haga clic en el pequeño triángulo que apunta hacia abajo en el botón’ Abrir ‘ (como se muestra a continuación).
6. haga Clic en Abrir y Reparar.
7. Excel mostrará un mensaje como se muestra a continuación. Haga clic en Reparar.

Si tienes suerte, todo saldrá bien y podrás recuperar tus datos del archivo dañado.,

en caso de que la opción de reparación no funcione, siga los pasos anteriores hasta el paso 5, y luego en lugar de reparar, haga clic en ‘Extraer datos’. Excel le preguntará si desea ‘convertir a valores’ o ‘recuperar fórmulas’.

Usted puede intentar usar cualquier opción que funciona para usted. Excel intentará extraer tantos datos como pueda y creará un nuevo libro de trabajo con los datos extraídos.

si esto tampoco funciona. es posible que tenga que confiar en Herramientas de terceros para recuperar archivos corruptos de Excel.,

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