tomar buenas minutas en una reunión de la Junta Directiva es un papel importante y satisfactorio. Las actas de las reuniones de la Junta son más que una contabilidad general de las discusiones de la Junta; sirven como un registro oficial y legal de la reunión de la Junta Directiva. Los minutos se utilizan de varias maneras, incluyendo el seguimiento del progreso, detallando los planes futuros y sirviendo como punto de referencia. Entre otras cosas, las actas de la reunión deben reflejar un registro de mociones, votos y abstenciones.,
tomar minutas para una reunión de la Junta – paso a paso
en su papel como secretario, esencialmente tendrá cuatro pasos involucrados con la grabación de las minutas efectivas para una reunión. Tendrá que dedicar un poco de tiempo a la planificación antes de la reunión, tomar notas durante la reunión y escribir un informe formal después de la reunión. También será responsable de presentar y compartir las actas de cada reunión.,
Paso 1: Preparación para la reunión de la Junta
al aprender a tomar las actas de una reunión de la junta, es importante tener en cuenta que cada organización registra sus actas de manera un poco diferente. Tenga una discusión con el presidente de la Junta sobre cualquier formato actual o esperado que se espera que utilice. Revise las actas de las reuniones anteriores para usarlas como plantilla. Pida al presidente de la junta una copia de la agenda de la reunión, incluidos los nombres de todos los asistentes, incluidos los invitados o oradores.,
Paso 2: Tomar un registro de la reunión de la Junta
a menos que su organización requiera que escriba notas en la reunión, puede escribirlas o escribirlas a mano. El uso de una plantilla sólida de actas de reuniones puede ayudarlo a mantener actas más estructuradas. Las dos cosas más importantes que debe saber al entender cómo tomar actas en una reunión de la junta es qué información registrar y cómo presentarla.,reunión minutos
Cómo se detalle las discusiones durante la reunión de la junta es tan importante como asegurarse de incluir toda la información en la que las balas se muestra arriba., Para cada tema del programa, escriba una breve exposición de cada medida adoptada por la Junta, junto con una breve explicación de los motivos de su decisión. Si hay argumentos extensos, escriba un resumen sucinto de los argumentos principales.
Grabar discusiones objetivamente, evitando comentarios inflamatorios y observaciones personales. Una buena manera de hacerlo es evitando adjetivos y adverbios siempre que sea posible. Compruebe su idioma para asegurarse de que sea claro, inequívoco y completo.
como se señaló anteriormente, las actas son un registro oficial y legal de la reunión de la Junta., En el ámbito jurídico, se presume que las actas de las reuniones son correctas y pueden utilizarse como prueba legal de los hechos que informan. Documentar las discusiones de la junta para reflejar con precisión las acciones e intenciones de los directores de la Junta. Las juntas tienen responsabilidad legal, así que mantenga la información básica y el lenguaje simple para evitar complicaciones legales que pongan a la organización en desventaja en cualquier procedimiento legal. Use nombres solo cuando grabe movimientos y segundos.,
después de la reunión, querrá escribir el registro formal cuando todo esté fresco en su mente, así que prepare el registro tan pronto como pueda después de la reunión.
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Paso 3: Escribir el Registro Oficial de las actas de las reuniones de la Junta
revise la agenda para obtener el alcance completo de la reunión. Añadir notas para aclarar. Revise las acciones, mociones, votos y decisiones para mayor claridad., Edite el registro para que los minutos sean sucintos, claros y fáciles de leer.
Es mejor adjuntar a la copia final Los folletos de la reunión y los documentos a los que se hizo referencia durante la reunión, en lugar de resumir el contenido en las actas.
Paso 4: firmar, archivar y compartir minutas
Una vez que las minutas de la reunión estén completamente escritas, usted es responsable de hacerlas oficiales haciendo que el Secretario de la junta las firme. Su organización también puede requerir la firma del presidente.,
como parte de saber cómo tomar actas para una reunión de la junta, siempre debe seguir los Estatutos y protocolos de su organización para almacenar las actas. Es una buena idea tener copias de seguridad ya sea en forma impresa, en un disco duro o (en el mejor de los casos) en un portal para juntas directivas.
el Secretario también tiene la responsabilidad de compartir las actas. Asegúrese de que el Presidente haya aprobado los minutos antes de compartirlos en forma impresa o en línea.,
- No documentar un quórum
- Descripción ambigua de las acciones de la Junta
- incluyendo información que podría dañar a la junta en un sentido legal
- retrasos prolongados en proporcionar minutos después de una reunión
- retrasos en la aprobación de minutos de reuniones pasadas-errores faltantes
- no presentar y administrar documentos
- No conseguir que los documentos se firmen para que sirvan como un registro oficial y legal
que el propósito de tomar actas de reuniones es reflejar las verdaderas intenciones de la junta y que son un registro oficial y legal., Dada la amplitud de los detalles y la complejidad del proceso asociado con la documentación adecuada de las actas de las reuniones, al aprender a tomar actas para una reunión de la Junta Directiva, muchas organizaciones encuentran que el uso de una herramienta, como el software del portal de la Junta Directiva, ayuda a que este trabajo sea más fácil y más eficiente, y en última instancia eleva el rendimiento organizacional. Tan serio como el trabajo es, la tarea de tomar y preparar minutos es una experiencia gratificante y edificante.