con todos los sombreros que un propietario de negocio debe usar, no siempre es fácil conocer las mejores políticas para el uso adecuado de las tarjetas de crédito de la empresa por parte de los empleados. Muchos propietarios de negocios tienen el deseo y la necesidad de crear estas políticas, pero carecen de la dirección sobre cómo hacerlo.
tanto las pequeñas como las grandes empresas tratan constantemente de minimizar los gastos relacionados con los viajes y otros gastos incurridos por los empleados en beneficio de la empresa., Una de las mejores maneras de reducir los gastos innecesarios de los empleados es mediante la creación de políticas de uso de tarjetas de crédito de los empleados. Para reducir el mal uso de la tarjeta de crédito de la empresa, esto implica establecer reglas y regulaciones sobre cómo debe usarse la tarjeta de crédito comercial.
los siguientes consejos ofrecen información sobre cómo las empresas pueden crear eficazmente políticas de tarjetas de crédito para empleados.
responsabilidades del titular de la tarjeta
Si una empresa emite tarjetas de crédito a sus empleados, debe implementar un conjunto de reglas que rijan el uso de la tarjeta., Los empleados deben ser responsables de la seguridad de la tarjeta, así como de la privacidad de cualquier información relacionada con la empresa. La empresa debe comunicar los límites de gasto crediticio, las actividades consideradas violaciones de uso y las repercusiones por el uso inapropiado de la tarjeta. Los empleados deben asegurarse de que la tarjeta se mantenga en un lugar seguro, asegurarse de que la cuenta de la tarjeta esté libre de actividades fraudulentas y de que el número de la tarjeta se mantenga privado. La compañía también debe indicar que la tarjeta de crédito comercial solo debe ser utilizada por el empleado y no por cualquier otra persona.,
detallando los límites de gasto
LA COMPAÑÍA debe establecer reglas y pautas que dicten las actividades o transacciones donde se debe usar la tarjeta de crédito. En la mayoría de los casos, el gasto debe limitarse a las necesidades de los empleados específicos para ciertas tareas o viajes. Cada departamento debe tener sus propios límites de gasto, y deben ser sumados y sincronizados con el presupuesto general de gastos del departamento. Como empresa, es bueno informar a cada empleado sobre los límites de gasto en el momento de la emisión., Además, cada empleado no debe exceder este límite y, si lo hace, debe cubrir cualquier tarifa por encima del límite. Por último, las tarjetas de crédito de la empresa nunca deben utilizarse para anticipos en efectivo.
Informe de uso Regular
la empresa necesita un proceso para responsabilizar a los empleados del uso de la tarjeta de crédito de la empresa. Al final de cada mes, los empleados deben presentar un informe detallado de todos los cargos, recibos y códigos contables aplicables., Cada empleado debe asegurarse de adjuntar los recibos de gastos a la declaración mensual antes de presentarlos a la empresa para fines de verificación. Todo esto debe hacerse a tiempo para evitar retrasos en los pagos. Al hacerlo, se asegurará de que la compañía monitoree sus gastos mensuales con facilidad y la auditoría se vuelva más simple.
No uso de tarjetas en gastos individuales
la empresa debe ser muy estricta en el uso de la tarjeta de crédito del empleado en que nadie está autorizado a utilizarla para gastos personales., En resumen, el uso de la tarjeta debe limitarse a las actividades relacionadas con la empresa. La definición de uso personal, en este caso, es un gasto no relacionado con la operación del negocio. La empresa debe tener consecuencias específicas para cualquier empleado que utilice la tarjeta para sus propios gastos personales.
revisión de uso
Si una empresa emite tarjetas de crédito para empleados, se recomienda realizar una revisión del uso de cada empleado cada mes., La revisión de la tarjeta debe ser realizada por el supervisor inmediato de los empleados junto con un miembro del departamento de contabilidad de la empresa. El supervisor del empleado debe asegurarse de que el uso de la tarjeta se limite a lo que estaba destinado. Además, el Departamento de contabilidad debe verificar si todos los recibos y otros documentos de gastos presentados por el empleado son auténticos.
Además, la COMPAÑÍA debe tener una política sobre cómo manejar los cargos en disputa, y el personal asignado para manejar la cancelación de tarjetas para los empleados despedidos.,
cada empresa que utiliza tarjetas de crédito corporativas para su personal debe tener una política de tarjeta de crédito de empleado clara, efectiva y detallada para evitar cualquier uso indebido de la tarjeta por parte de los empleados. Puede evitar problemas o malentendidos y evitar cuellos de botella en caso de que un empleado necesite incurrir en gastos relacionados con el trabajo y no tenga otro método de pago.,