escribir una nota de condolencia nunca es fácil—y puede parecer aún más difícil cuando se escribe una para un cliente. Es una lucha para alcanzar el nivel correcto de emoción, decir algo significativo y ser genuino. Hacer malabares con todo esto para crear unas pocas frases es difícil!
dependiendo de lo bien que usted y su cliente se conozcan, puede enviar una canasta de regalo de simpatía pequeña y económica o una canasta de regalo de charcutería y queso con una nota personal., Si no conociste a la persona que murió, esto presenta un conjunto diferente de desafíos. No hay buenos recuerdos para compartir, no hay historias conmovedoras del pasado para vincularse.
salta a estas secciones:
- Paso 1: entiende la etiqueta del correo electrónico del cliente
- Paso 2: Elige una línea de Asunto adecuada
- Paso 3: comienza a escribir tu correo electrónico
- Paso 4: echa un vistazo a algunos ejemplos de mensajes de condolencias para un cliente
- Paso 5: Envía tus condolencias
escribir notas de condolencias profesionales, sin embargo, sigue un código de etiqueta rígido., De alguna manera, esto los hace mucho más fáciles de crear, a diferencia del típico protocolo de condolencia. Si está tratando de encontrar el correo electrónico de condolencia correcto para un cliente, aquí hay algunos consejos que necesita saber.
Paso 1: Comprender la etiqueta del correo electrónico del cliente
hay algunos códigos de hierro para la etiqueta del correo electrónico del cliente. No importa qué tipo de correo electrónico estés enviando, un tono profesional es primordial. Incluir emojis lindos, jerga, abreviaturas y atajos no funciona. Esto también es cierto para una nota de condolencia. Usted puede venir a través como frívolo e indiferente—incluso si eso es lo último que quieres!,
expresar el nivel correcto de emoción también es esencial. Ser seco y antipático es cruel. En estos momentos difíciles, el apoyo es crucial. Tampoco te acerques al otro extremo. Los niveles melodramáticos de simpatía son muy inapropiados.
si nunca has conocido a la persona que murió, esto puede parecer muy poco sincero. No haga que su relación, o conexión con el fallecido, sea más de lo que es.
Paso 2: Elija una línea de Asunto apropiada
¿Qué debe poner en la línea de asunto de un correo electrónico de condolencia? Puede ser tentador dejarlo en blanco si no sabes qué decir. Enviar un correo electrónico con una línea de asunto en blanco es grosero, así que resiste la tentación. Evita ser prolijo, tampoco. Como siempre, ser conciso es la mejor opción.
¿Cómo categorizaría el enfoque de su correo electrónico? Depende de lo bien que conozca a su cliente. Si no los conoce bien, considere las categorías de secciones de tarjetas de felicitación en el Supermercado., Puedes usar estas categorías para rellenar la línea de asunto de tu correo electrónico.
usar una palabra o frase como ‘condolencias ‘ o’ con simpatía ‘ son excelentes opciones. Si conociste bien al cliente o al fallecido, lo mejor es una opción más personalizada. Intenta algo como’ lo siento por tu pérdida ‘o’triste noticia’. Cualquiera de estas opciones son líneas de asunto apropiadas.
Paso 3: Comience a escribir su correo electrónico
elegir qué decir ayudará a reducir el desierto de opciones. Al tomar estas decisiones, recuerde la regla de oro: nunca asuma. Es fácil de hacer cuando se elabora una nota de condolencia., Cuando se lucha por algo que decir, los clichés son fáciles.
¿Qué pasaría si escribieras algo como «están en un lugar mejor ahora» o «estoy seguro de que los extrañarás mucho?»Es posible que haya cometido una variedad de errores sociales en dos frases cortas.
nunca asuma que las creencias o relaciones de alguien se alinean con las suyas. Esto es especialmente inapropiado en una tarjeta de condolencias. El foco debe estar en ellos, nunca en ti.
si no creían en una vida después de la muerte, ese tipo de condolencia no tiene sentido. Asumir que su cliente y el fallecido tuvieron una relación positiva también es un error., A menos que estés seguro de que tuvieron una gran relación, es muy posible que te pongas en una situación incómoda.
repartir consejos también es un error profesional. Una tarjeta de condolencias no es el lugar para impartir sabiduría vital o actuar como si supieras por lo que están pasando. Incluso si has sufrido la pérdida de alguien cercano a ti en el pasado, nadie quiere un sermón. Dar consejos es lo último que una persona emocional necesita. Necesitan apoyo y empatía, que son los dos objetivos principales de un correo electrónico de condolencias.
al evitar estas trampas, usted está bien en su camino a un amable correo electrónico de condolencias., La etiqueta profesional del correo electrónico favorece la brevedad, incluidas las notas de condolencia. Considere lo que está tratando de comunicar.
los objetivos principales son: reconocer su pérdida y dolor y ofrecer su apoyo. Con esos objetivos, puede crear un correo electrónico sin romper los límites profesionales. A continuación, hemos creado algunos ejemplos para que puedas intercambiar ideas sobre una versión personalizada.
Paso 4: echa un vistazo a algunos ejemplos de mensajes de condolencias para un cliente
al escribir mensajes de condolencias, puede utilizar los métodos de escritura de cartas aprendidos en la escuela.,
si no recuerdas nada en absoluto, ¡no te preocupes! Lo tenemos cubierto con algunas opciones personalizadas que puede personalizar como lo desee.me enteré de la pérdida de tu pariente. Siento mucho su muerte. Debes saber que estás en mis oraciones durante este momento tan difícil.
Paso 5: Envía tus condolencias
después de enviar un correo electrónico, hay algunas opciones. Usted podría dejar sus condolencias en forma de correo electrónico, y no sacar el tema de nuevo. Si no conoce al cliente, esto puede ser más apropiado que un enfoque más personalizado.
Si conoces al cliente desde hace mucho tiempo, sin embargo, otras vías son más apropiadas., Dejar que tus condolencias desaparezcan en un vacío es un error que mucha gente comete.
con eso en mente, evita cometer el mismo error tú mismo. Hay algunas situaciones en las que puede encontrarse que necesitan una decisión sobre cómo seguir con sus condolencias.
por ejemplo, ¿Qué pasa si los ves en persona poco después de enviar tu nota? No debes evitar el tema como si caminaras sobre cáscaras de huevo. Son conscientes de su pérdida, y fingir que no sucedió solo te favorece.
sin embargo, ofrecer un hombro para llorar puede ser inapropiado., Sin embargo, puede repetir verbalmente el contenido de su tarjeta de condolencias cuando se reúna con ellos. Esto puede reemplazar un ritmo de conversación incómodo, por lo que no tienes que preguntar cómo están.
El seguimiento es fundamental en situaciones en las que tienes algo concreto que ofrecer. Por ejemplo, si se tratara de un miembro de la familia, usted podría ofrecer para llevarles comidas o ayudar con el funeral. En este caso, sin embargo, puede preguntar cómo lo están haciendo.
otros tipos de seguimiento pueden parecer que los estás presionando para que respondan a tu correo electrónico. Por supuesto, este es el último tipo de presión que necesitan ahora!, Guardar los seguimientos durante unas semanas o meses después es una mejor idea.
Muchas personas que han lidiado con pérdidas pueden preferir la presencia de una tarjeta física en su escritorio, en lugar de un correo electrónico. Estos recordatorios de que otros están pensando en ellos pueden hacer toda la diferencia. Considere enviar una tarjeta física, también, y tal vez incluso una cesta de regalo de simpatía si conocía bien a su cliente.
enviar una nota Memorable
escribir una nota, ya sea un mensaje de condolencia para un amigo, familiar o cliente, puede ser difícil., Expresar simpatía y cuidado, manteniendo un tono profesional, es difícil. Las ideas anteriores pueden servir como un gran punto de partida y dar comodidad a sus clientes.
si está buscando más ayuda para escribir, lea nuestras guías sobre cómo escribir una carta de agradecimiento profesional y cómo solicitar una licencia por duelo.