escribir notas de negocios
¿Qué es una nota de negocios?
un memo de negocios es un documento corto utilizado para transmitir información dentro de una organización. Los Memos se caracterizan por ser breves, directos y fáciles de navegar. Son menos formales que las cartas, pero deben mantener un estilo profesional y sucinto. A menudo, el propósito de una nota de negocios es doble: identificar un problema y proponer una solución. Otras veces, los memos pueden proporcionar o solicitar información objetiva.,
Las notas de negocios están diseñadas para dar cabida a los lectores ocupados que desean encontrar la información que necesitan de la nota de forma rápida y sencilla. Al escribir un memo de negocios, debe estructurar su memo para acomodar tres tipos de lectores:
- aquellos que leen solo el resumen ejecutivo
- aquellos que hojean todo el memo para sus puntos clave y algunos detalles que les interesan
- aquellos que leen todo el documento para los detalles que respaldan sus principales afirmaciones o recomendaciones
tenga en cuenta que estos lectores pueden tener diferentes propósitos al leer el memo., A menudo, los lectores necesitan tomar decisiones de política y acción basadas en las recomendaciones. Otros tal vez deseen obtener la información específica (pruebas) necesaria para comprender y justificar las decisiones de política y acción. Los lectores también pueden querer tener una idea de su capacidad profesional y juicio.
al determinar el propósito y la audiencia de su nota, pregúntese: ¿quién es el destinatario previsto de esta nota? ¿Qué quiero que haga el destinatario después de leer el memo? ¿Qué información estará buscando el destinatario en el memo?, Este tipo de preguntas te ayudarán a guiar tus opciones de contenido, estructura y estilo.
¿Cómo escribo una nota comercial efectiva?
como se indicó anteriormente, una nota comercial efectiva es breve, directa y fácil de navegar. Las siguientes cinco estrategias de escritura ayudan a los lectores a navegar por las notas de negocios de manera fácil y rápida:
- presente el punto principal primero. Esta puede ser la guía más importante sobre la estructura y el contenido de los memos. Los lectores deben comprender rápidamente el contenido y el significado de la nota., Si los lectores tienen una pregunta o un problema, quieren saber la respuesta o la solución inmediatamente; si los lectores quieren más información, pueden continuar leyendo. En otras palabras, los detalles de apoyo deben seguir el punto principal o la conclusión, no precederlo.
- Mantenga un estilo profesional y sucinto. El estilo de su escritura debe ser apropiado para su audiencia: en este caso, su audiencia es su jefe, sus compañeros de trabajo, o ambos. Por lo tanto, su estilo debe ser profesional, DIRECTO, cordial y fácil de leer. Para lograr tal estilo, use oraciones cortas y activas., Evita la jerga y el lenguaje pretencioso. Mantenga un tono positivo o neutro; evite el lenguaje negativo si es posible. Además de hacer que los memos sean más fáciles de leer, un estilo de escritura profesional también mejora la credibilidad del escritor.
- cree una línea de asunto muy específica para darle al lector una idea inmediata del asunto y el propósito del memo (o mensaje). La línea de asunto debe orientar al lector hacia el tema y el propósito de la nota y proporcionar una referencia útil para la presentación y la revisión rápida., Supongamos, por ejemplo, que estaba escribiendo para solicitar autorización y financiación para un viaje de negocios. Evitarías una línea de asunto general como » Convención del Editor «o» viaje a la Conferencia AWP «en favor de algo más específico como» solicitud de fondos: conferencia AWP.»El último ejemplo le diría al lector el tema y lo que se le pedía que hiciera al respecto.
- proporcione un resumen o una visión general de los puntos principales, especialmente si la nota tiene más de una página., A menudo referido como un resumen ejecutivo, el primer párrafo de un memo largo o mensaje cumple estas funciones:
- Presenta la solicitud principal, recomendación o conclusión
- Resume luego previsualiza los principales hechos, argumentos y pruebas
- pronostica la estructura y el orden de la información presentada en el resto del memo
- Al igual que la línea de Asunto, el resumen ejecutivo proporciona una visión general rápida del propósito y el contenido del memo. El lector lo utiliza para guiar tanto una primera lectura rápida como revisiones rápidas posteriores.,
- Use funciones de formato, como encabezados, para indicar la estructura y guiar a los lectores a la información que están buscando. Los encabezados proporcionan un esquema del memo, lo que permite al lector ver rápidamente cuáles son los temas o puntos principales y dónde encontrarlos en el memo. Hacer encabezados paralelos entre sí y lo más específicos posible. Otras características de formato que señalan la estructura y guían a los lectores incluyen párrafos cortos y bloques de texto, listas marcadas por sangrías, números o viñetas, o el uso generoso de espacios en blanco para guiar el ojo.,
encabezado estándar del MEMO
aunque el formato de un memo puede variar de una organización a otra, el encabezado estándar consiste en una serie de líneas claramente etiquetadas que transmiten información clave sobre el contenido del memo y su distribución., Los siguientes son elementos estándar de un encabezado de memo:
fecha: la fecha en la que se distribuye el memo
a: la(S) persona(s) a quien se dirige principalmente
(a veces con título de trabajo)
cc: nombre(s) de cualquier otra persona que reciba una copia
(a veces con título de trabajo)
título del trabajo)
asunto: o re: declaración concisa del tema del memo