es importante evaluar su negocio de forma regular para asegurarse de que está en camino de tener éxito. Una de las partes más integrales de su negocio es la gestión de inventario.
¿Cómo ha funcionado la gestión de inventario de su pequeña empresa? ¿Ha tenido los productos adecuados disponibles cuando los necesitaba? ¿Perdiste en el negocio cuando los artículos estaban fuera de stock? ¿O perdió dinero debido al exceso de stock?,
en este artículo discutimos las técnicas básicas de gestión de inventario, explicamos qué buscar en un buen software de gestión de inventario y repasamos algunas de las mejores prácticas para administrar el inventario.
venda de forma inteligente con nuestro punto de venta al por menor
pruebe Square para venta al por menor gratis durante 30 días.
¿Qué es la gestión de inventario?
la gestión de inventario es la parte de la gestión de la cadena de suministro que tiene como objetivo tener siempre los productos correctos en la cantidad correcta para la venta, en el momento adecuado., Cuando se hace de manera efectiva, las empresas reducen los costos de llevar el exceso de inventario al tiempo que maximizan las ventas. Una buena gestión del inventario puede ayudarlo a realizar un seguimiento de su inventario en tiempo real para agilizar este proceso.
al administrar eficazmente su inventario, puede tener los productos correctos en la cantidad correcta a mano y evitar que los productos se agoten y los fondos se aten en exceso de existencias. También puede asegurarse de que sus productos se vendan a tiempo para evitar el deterioro o la obsolescencia, o gastar demasiado dinero en existencias que ocupan espacio en un almacén o almacén.,demasiadas materias primas
muchas pequeñas empresas utilizan para administrar el inventario:
- ajuste su pronóstico., La previsión precisa es vital. Sus cálculos de ventas proyectadas deben basarse en factores como las cifras de ventas históricas (si vende con Square, consulte su Panel de control en línea para obtener esta información), las tendencias del mercado, el crecimiento previsto y la economía, las promociones, los esfuerzos de marketing, etc.
- utilice el enfoque FIFO (primero en entrar, primero en SALIR). Los bienes deben venderse en el mismo orden cronológico en que fueron comprados o creados. Esto es especialmente importante para productos perecederos como alimentos, flores y maquillaje., Un propietario de barra, por ejemplo, tiene que ser consciente de los materiales detrás de la barra y aplicar los métodos FIFO para mejorar el inventario de barra. También es una buena idea para los productos no perecederos, ya que los artículos que permanecen sentados durante demasiado tiempo pueden dañarse o, de lo contrario, estar obsoletos e invendibles. La mejor manera de aplicar FIFO en un almacén o almacén es agregar nuevos artículos desde la parte posterior para que los productos más antiguos estén en la parte delantera.
- Identificar acciones de giro bajo. Si tiene existencias que no se han vendido en absoluto en los últimos seis a 12 meses, probablemente sea hora de dejar de almacenar ese artículo., También puede considerar diferentes estrategias para deshacerse de ese stock, como un descuento o promoción especial, ya que el exceso de stock desperdicia tanto su espacio como su capital.
- audita tu stock. Incluso con un buen software de gestión de inventario, periódicamente todavía necesita contar su inventario para asegurarse de que lo que tiene en stock coincida con lo que cree que tiene., Las empresas utilizan diferentes técnicas, incluido un inventario físico anual de fin de año que cuenta cada artículo y una verificación al azar continua, que puede ser más útil para productos que se mueven rápidamente o tienen problemas de almacenamiento.
- utilice software de gestión de inventario basado en la nube. Busque software con análisis de ventas en tiempo real. El software de Square se conecta directamente a su punto de venta, por lo que sus niveles de stock se ajustan automáticamente cada vez que realiza una venta. Reciba correos electrónicos diarios de alerta de existencias para que siempre sepa qué artículos están bajos o agotados para que pueda ordenar más a tiempo.,
- haga un seguimiento de sus niveles de stock en todo momento. Tenga un sistema sólido en su lugar para rastrear sus niveles de stock, priorizando los productos más caros. Un software eficaz le ahorra tiempo y dinero al hacer gran parte del trabajo pesado por usted.
- reduzca los tiempos de reparación de los equipos. La maquinaria esencial no siempre está en funcionamiento, por lo que es importante administrar esos activos. Una pieza rota de maquinaria puede ser costosa. El monitoreo de su maquinaria y sus piezas es crucial para comprender su ciclo de vida, por lo que puede estar preparado antes de que surjan problemas.
- No olvide el control de calidad., No importa su especialidad, es importante asegurarse de que todos sus productos se vean bien y funcionen bien. Podría ser tan simple como hacer que los empleados hagan un examen rápido durante las auditorías de existencias que incluya una lista de verificación para señales de daño y el etiquetado correcto del producto.
- contratar un controlador de acciones. El control de existencias se utiliza para mostrar la cantidad de inventario que tiene en un momento dado y se aplica a todos los artículos, desde las materias primas hasta los productos terminados. Si tienes mucho inventario, es posible que necesites una persona que sea responsable de ello., Un controlador de existencias procesa todas las órdenes de compra, recibe las entregas y se asegura de que todo lo que llega coincida con lo que se ordenó.
- recuerde su ABC. Muchas empresas encuentran útil tener controles más estrictos sobre los artículos de mayor valor al agrupar los artículos de inventario en categorías A, B y C.
- considere el envío directo. Si su negocio adopta métodos de envío directo, puede vender productos sin tener que llevar a cabo el inventario usted mismo., En cambio, un mayorista o fabricante es responsable de llevar el inventario y enviar los productos cuando un consumidor compra en su tienda. De esa manera, no se preocupe por la retención de inventario, el almacenamiento o el cumplimiento. Muchos propietarios que inician una tienda en línea adoptan métodos de envío directo, pero esta estrategia de cumplimiento de la cadena de suministro puede ser adoptada por muchos tipos de negocios en todas las industrias.
Los productos clasificados como A – artículos de gran valor-constituyen el porcentaje más pequeño del inventario y tienen el mayor valor de consumo anual., Los productos agrupados en la categoría C-los artículos menos costosos-constituyen el mayor porcentaje de inventario y tienen el valor de consumo anual más bajo. Los productos B están en el medio. El valor de consumo anual es la demanda anual multiplicada por el costo de un artículo.,id=»d53f4d0b82″>
Square for Retail:
A point of sale inventory system built for small business
Square’s retail POS offers free inventory management software that updates in real time and lets sellers manage their inventory from anywhere., Nuestro sistema es ideal para el comercio minorista omnicanal y se sincroniza con su punto de venta físico y tienda en línea.
Nuestro sistema de gestión de inventario rápido de configurar y fácil de usar. Descargue informes y reciba una alerta diaria de stock con artículos que están bajos o agotados, para que siempre sepa cuánto tiene en stock. Puede obtener más información sobre cómo usarlo aquí.
si necesita una solución más compleja, el punto de venta de Square se integra perfectamente con Stitch Labs, Shopventory y DEAR para administrar el inventario a través de múltiples canales., O trabaje con un desarrollador para crear una solución de software de administración de inventario personalizada con la API de Square Items.
cómo rastrear y administrar el inventario en Square
El software gratuito de administración de inventario basado en la nube de Square le brinda las herramientas para habilitar y rastrear el inventario por artículo o en masa. Para los artículos con inventario habilitado, el recuento de existencias se actualiza en función de las ventas de la aplicación Square, las facturas Square y su tienda en línea. El inventario se rastrea y administra por ubicación (y se puede hacer con SKU).,
cómo rastrear el inventario por artículo
para habilitar el seguimiento de artículos en su inventario:
- visite la Biblioteca de artículos en su Panel de control.
- Seleccione un elemento.
- ajustar el recuento de un elemento y su ubicación (el inventario se establece, se edita y se realiza un seguimiento por ubicación).
una vez que hayas habilitado el inventario, recibirás alertas en tu Panel de control sobre artículos con existencias bajas o agotados, para que sepas cuándo reordenar y reabastecer. Obtenga las instrucciones paso a paso para administrar elementos en nuestro Centro de soporte.,
Cómo cargar el inventario en masa
¿tiene un montón de elementos para habilitar? No se preocupe, puede descargar un informe de su inventario actual y actualizar las cantidades de su inventario a granel utilizando la herramienta de importación. Esto es especialmente útil para agregar nuevo inventario y verificar el stock actual.
todo lo que tienes que hacer es:
- visita la Biblioteca de elementos en tu Panel de control.
- haga clic en Modificar Biblioteca de elementos.
- descargue nuestro archivo de plantilla (esto incluye toda su biblioteca de artículos).
- abra el archivo y agregue su inventario por artículo en la columna nueva cantidad .,
- También puede actualizar su alerta de Stock habilitada .
- guarde el Archivo, luego arrástrelo y suéltelo en la ventana Importar inventario y haga clic en cargar.
Puede obtener más información sobre cómo administrar el inventario mediante un CSV de inventario en nuestro Centro de soporte.
consejos para empresas que fabrican sus propios productos
algunas empresas poseen toda su cadena de suministro, como un productor y vendedor de bolsas de mensajero hechas a mano.
en lugar de obtener productos terminados de otros proveedores, su negocio obtiene materias primas, que luego convierte en artículos para vender., El inventario para este tipo de negocios generalmente consta de tres categorías:
- materias primas utilizadas para hacer productos
- piezas de trabajo en progreso
- Productos Terminados
en 2001, el gigante de equipos de redes Cisco aprendió de la manera difícil lo que sucede cuando la oferta supera la demanda. Canceló 2 2.25 mil millones en materias primas y componentes de equipo como una pérdida. Uno de los factores clave de la pérdida fue que el modelado de gestión de inventario de Cisco estaba muy lejos y no pronosticó bien sus cifras de ventas.,
consejos para negocios minoristas
pero incluso si no es una empresa multinacional, una buena gestión del inventario minorista puede ayudarlo a ahorrar a su negocio un montón de dinero. Si bien puede ser tentador comprar mercancía en grandes cantidades para aprovechar los descuentos de los proveedores y el envío gratuito, tener exceso de stock no siempre es bueno para el resultado final.
El exceso de stock es problemático por algunas razones. Para empezar, usted no quiere que una porción demasiado grande de los fondos de su negocio para ser atado en la mercancía, y usted podría correr el riesgo de perder dinero si usted no es capaz de vender los productos a tiempo., (Esto es especialmente cierto para los productos de temporada. Pregúntale a cualquier dueño de negocio que intente vender adornos navideños después del 25. Los consumidores naturalmente esperan grandes descuentos y usted podría vender con pérdida si vende los artículos en absoluto.) Además, hay costos asociados con el almacenamiento de exceso de stock.
por otro lado, tener muy pocos artículos a la mano puede llevar a una pérdida de clientes potenciales. Imagine que los clientes van a su tienda física solo para descubrir que su producto favorito está agotado. Si crees que volverán cuando el producto esté en stock, piénsalo de nuevo., Un estudio de los consumidores alemanes por GT Nexus encontró que el 63 por ciento de los compradores que se encontraron con el inventario fuera de stock optó por comprar el producto de un competidor o no lo compró en absoluto.
conciliar objetos perdidos, dañados o robados
una reducción del inventario en una tienda minorista a menudo se conoce como contracción. El porcentaje de contracción promedio en la industria minorista es del dos por ciento. Y en 2016, la contracción le costó a los minoristas más de 4 49 millones en pérdidas, según la Encuesta Nacional de seguridad minorista sobre robo minorista.,
Hay cuatro categorías principales de contracción de inventario debido a pérdida y robo. De acuerdo con un estudio de 2014, el robo en tiendas representa el 38 por ciento de la reducción minorista, el robo de empleados representa el 34.5 por ciento, los errores de papeleo representan el 16 por ciento y el fraude de proveedores o proveedores representa el siete por ciento. Algunos expertos también tienen una quinta categoría que abarca todas las razones desconocidas para la pérdida de inventario; representa el seis por ciento de toda la contracción de inventario.
Cuando los productos están dañados también se incluyen como parte de la contracción., El daño puede ocurrir mientras se dirige a su tienda o en la propia tienda. sin embargo, la contracción es un problema muy costoso para los minoristas y puede resultar en una pérdida de beneficios. Y es un doble golpe: no puedes recuperar el costo del inventario y no puedes vender el inventario para generar ingresos.
para cubrir estas pérdidas potenciales, puede aumentar los precios de sus productos, pasando el costo a sus clientes. Pero eso puede ser contraproducente si los clientes son sensibles al precio. También es posible que deba aumentar los procesos que frenan el robo y la pérdida, como la seguridad, lo que aumenta su presupuesto general.,
si bien la contracción es algo que debe tener en cuenta en su balance final, no tiene que absorberlo simplemente como un costo de hacer negocios. Es aconsejable hablar con su asesor fiscal para entender si puede deducir las pérdidas por accidentes y robo relacionadas con el inventario en su declaración de impuestos personal o corporativa.
FAQ
¿no son las hojas de cálculo una buena manera de administrar el inventario?
Las hojas de cálculo no son una herramienta de gestión de inventario efectiva porque tienen que actualizarse manualmente, lo que consume mucho tiempo y significa que los datos casi siempre están desactualizados., Además, las hojas de cálculo no pueden escalar con su negocio, no pueden comunicarse con su punto de venta y no le muestran cómo se venden sus productos.
¿es costoso el software de gestión de inventario?
No necesariamente. Si bien algunos software de gestión de inventario cuestan cientos o incluso miles de dólares, el software basado en la nube de Square es gratuito con el registro.
¿qué aplicaciones de gestión de inventario ofrece Square actualmente?
Square tiene dos aplicaciones que las pequeñas empresas pueden usar para administrar su inventario: Square Point of Sale y Square for Retail.,
Si tiene un negocio con una sola ubicación, el punto de venta Square debería ser ideal para usted. Pero si tiene varias ubicaciones, recomendamos Square para el comercio minorista, ya que este sistema de administración de inventario le permite administrar el inventario en varias ubicaciones (incluidas las transferencias de existencias entre ubicaciones), crear o recibir órdenes de compra, administrar proveedores y ejecutar informes de engranajes.,d>
Need help managing your inventory?, Pruebe Square para venta al por menor gratis durante 30 días.