Cuando tienes la tarea de crear una política de empresa, es tentador juntar algo y llamarlo bueno. Pero su política tiene el poder de afectar la toma de decisiones futuras por parte de los viajeros, gerentes y administradores.
puede ayudarlo a consolidar los viajes de su empresa, lo que facilita la presentación de informes y el seguimiento, o puede no afectar el comportamiento en absoluto.,
iniciamos esta guía con una introducción a lo que es una política de viajes corporativos y lo que puede hacer por su empresa. Luego vamos a entrar en detalles con algunos temas y recursos importantes: mejores prácticas, consejos para escribir, una plantilla de política personalizable, cómo lograr un cumplimiento casi completo, cómo administrar la aprobación de viajes utilizando tecnología, incluso cómo automatizar el proceso de reserva de viajes de negocios.
¿qué es una política de viajes?,
una política de viajes es esencialmente las reglas y procedimientos de una empresa que describen cómo sus empleados deben aprobar, reservar y costear el viaje con fines comerciales. Las políticas de viajes corporativos generalmente son creadas por el Gerente de Finanzas y el Gerente de viajes y generalmente describen cosas como, si un empleado puede volar en clase ejecutiva, cuántas semanas de anticipación deben reservar sus viajes, o si hay ciertas precauciones que los empleados deben tomar cuando viajan solos.,ut lo siguiente:
- procedimiento de reserva y herramienta de reserva de viajes aprobada
- Costo permitido de Reserva (Hoteles, Vuelos, transporte terrestre)
- excepciones o reglas especiales para ciudades o rutas más caras
- proveedores de empresas Preferentes
- Proceso de aprobación para viajes que exceden las limitaciones típicas
- Proceso de reembolso
- gastos permitidos y no permitidos
- Proceso de Compañía de seguros
- proveedor o procedimientos de deber de cuidado
claramente, una política de viaje no se trata solo del momento de la reserva., También controla muchos aspectos de los viajes y afecta a los empleados en muchos departamentos diferentes.
¿por qué crear una política de viajes de negocios?
directrices claras significan equidad para todos.
Las políticas de viaje no son solo Reglas, Reglas, Reglas. No deben causar frustración y vueltas de ojo. Más bien, las políticas de viaje pueden impactar positivamente tanto a los viajeros como a los negocios. Así es como:
beneficios para los viajeros
- flexibilidad y autonomía para reservar su propio viaje dentro de las pautas
- ¡La seguridad es lo primero!, (Se rastrea el paradero de los viajeros)
- Reducir la confusión y los problemas con la reserva de viajes
beneficios para la empresa
- Reducir los picos en el gasto en viajes y ganar control
- Reducir la fricción y la frustración por los gastos y reembolsos
- Aumentar la equidad y fomentar una cultura empresarial positiva
¿qué debe incluirse en una política de viajes corporativos?
la política de viajes de su empresa se verá afectada por cómo viaja su empresa, quién viaja y por qué viaja. Sin embargo, hay algunas cosas que deben estar en la política de cualquier empresa.,
es esencial incluir el proceso y la herramienta de reserva aprobados. ¿Quieres que los viajeros reserven con una plataforma de viajes de negocios para que puedas consolidar tu gasto? ¿Desea que los viajeros reserven por sí mismos dentro de la política o desea que un gerente de oficina reserve todos los viajes?
su política también debe enumerar claramente qué compras se pueden gastar y qué no, de esa manera sus viajeros no compran sin saberlo algo que no se les reembolsará o agregar gastos innecesarios a su tarjeta corporativa.,
la política de viajes también es un lugar inteligente para poner sus gastos y el proceso de reembolso. De esta manera, los viajeros tienen una razón para revisar la política.
y finalmente (pero ciertamente no de menor importancia), debe incluir toda la información de seguridad que los viajeros necesitan. ¿Qué deben hacer en caso de una emergencia mientras están fuera? ¿A quién deben contactar para diferentes tipos de emergencias? ¿Qué Seguro está disponible para ellos?
para obtener más detalles sobre todo lo anterior, consulte nuestra página de plantillas y la sección sobre cómo escribir una política.,
desafíos comunes con las políticas de viaje
lo más probable es que no desee que su política de viaje acumule polvo literal o virtual. Desafortunadamente, muchos de ellos lo hacen. Estos son algunos problemas comunes con los documentos de política de viaje.,
- Las políticas de viajes son difíciles de entender
- nadie las lee ni las Recuerda
- Las políticas de viajes no se aplican utilizando tecnología
- Las políticas de viajes se presentan como excesivamente burocráticas
problemas de Política de viajes por los números
- El 64% de los millennials entienden la política de viajes de su empresa pero aún reservan fuera de ella.
- El 72% de las empresas no han alcanzado el nivel deseado de cumplimiento de la política de viajes.
- El 50% o más de las reservas de hotel están fuera de la política corporativa.,
algunos de estos problemas se pueden resolver simplemente teniendo una política que refleje con mayor precisión las necesidades del negocio y los viajeros. Por ejemplo, si la mitad de los viajes no cumplen con los requisitos, el problema podría ser que su presupuesto de viaje estándar no refleje los precios o demandas actuales de los viajes. La naturaleza de su negocio puede requerir muchas reservas de viaje de último minuto, a pesar de que están en contra de la política.
además de una política realista, lo mejor que puede hacer una empresa es tener una política que sea procesable e implementable utilizando tecnología., Un wiki o documento de word o PDF simplemente no lo va a cortar.
necesitas una política que esté dentro de tu tecnología de reservas.
cómo incorporar tu política en el proceso de reserva
debido a que un documento no puede afectar lo que la gente compra, necesitas tecnología de reserva de viajes de negocios. Utilice una herramienta de reserva que incluya políticas de viaje personalizables y flujos de trabajo de aprobación. De esta manera, si un viaje está bajo política, el viajero o administrador puede reservarlo. Si no es así, se envía una notificación al gerente correspondiente o a finanzas (según la configuración de aprobación para ese viajero o departamento).,
ahora que hemos establecido qué es una política de viajes y por qué es importante, eche un vistazo a los otros aspectos de esta guía. Este recurso en línea proporcionará ayuda sobre las siguientes áreas de una política de viajes corporativos:
- Cómo escribir una política de viajes
- mejores prácticas para políticas de viajes
- Una plantilla de política de viajes
- Cómo mejorar el cumplimiento de la política
- Cómo automatizar una política de viajes
