Las listas son importantes. Nos ayudan a priorizar—y recordar completar-tareas importantes.
¿alguna vez has ido a la tienda de comestibles específicamente para una cosa, y luego te has ido con un carrito lleno de todo menos? Si dejas tu lista de la compra en casa, estás a merced de nuestra memoria humana falible.
como gerente de proyecto, debe crear informes regulares de estado del proyecto para actualizar a las partes interesadas sobre el progreso del proyecto., Y al igual que en la tienda de comestibles, no importa con qué frecuencia cree un informe de estado del proyecto, existe la posibilidad de que olvide algo si no tiene una lista.
para garantizar que sus actualizaciones de estado semanales contengan la información esencial que necesitan sus partes interesadas, hemos creado una lista de verificación simple que puede usar como plantilla de informe de estado:
Descargar Lista de verificación
detalle y explique qué información debe incluir y cómo debe estructurar su informe., También exploraremos cómo el software de seguimiento de proyectos puede ayudarlo a crear sus informes de estado del proyecto.
Executive overview
¿Por qué? Porque sus partes interesadas probablemente no lo leerán todo. De esta manera, las partes interesadas que lean el resumen ejecutivo y hojeen el resto tendrán un resumen de la información más importante.
la primera sección del informe de estado del proyecto es el resumen ejecutivo., Debe incluir una visión general de alto nivel del estado del proyecto, desglosada en tres partes:
1. Identificadores de proyecto.
- Nombre del proyecto
- id/Código del proyecto
- Nombre del gerente del proyecto
- Fecha del informe
puede parecer obvio hacer referencia al nombre del proyecto y otros elementos, pero sin tenerlos en su lista, pueden ser fáciles de pasar por alto. Con la excepción de la fecha del informe de estado, los identificadores del proyecto permanecerán los mismos semana a semana.
incluir la fecha del informe de estado es muy importante: esto ayuda a establecer un cronograma preciso del proyecto.,
2. Resumen del progreso. Esta sección debería incluir un examen de alto nivel de los objetivos generales del proyecto y los progresos realizados hasta la fecha para alcanzarlos. ¿El proyecto va por buen camino, está atrasado o se adelanta a lo previsto? Está por encima o por debajo del presupuesto? El resumen del progreso debe resaltar cualquier tema que necesite la atención de las partes interesadas, incluso si esos temas también se discuten en una sección posterior del informe de situación.
3. Estado general del proyecto y porcentaje completo., Esta sección debe indicar el estado (o estado del proyecto) de varios elementos del proyecto:
el estado del proyecto se puede representar visualmente en lugar de en forma narrativa, utilizando un código de color predeterminado para representar el estado de cada elemento (como se muestra arriba). Por ejemplo:
- verde significa que el elemento está en camino.
- Amarillo significa que está en problemas.
- Red significa que requiere atención inmediata (y, muy probablemente, la intervención de las partes interesadas).,
recomendamos establecer una medida cuantitativa para los Estados codificados por colores para presentar mejor información precisa. Sin esto, una de las partes interesadas podría malinterpretar un estatus amarillo, ya sea reaccionando exageradamente o reaccionando de manera insuficiente y, por lo tanto, retrasando aún más el proyecto.
establezca amarillo para el presupuesto para representar que el proyecto supera la asignación aprobada entre un 5 y un 15 por ciento., Si las proyecciones presupuestarias son superiores a un 15 por ciento de exceso, el estado sería rojo.
Percent complete se debe ingresar como un porcentaje real que muestra el nivel general de finalización del proyecto (por ejemplo, 50 por ciento para un proyecto que está a mitad de camino).
Cómo puede ayudar el software de seguimiento de proyectos: los paneles ofrecen una visualización en vivo del rendimiento del equipo y el progreso general. Estas herramientas capturan datos automáticamente y los organizan en un solo lugar, lo que ahorra tiempo y esfuerzo a los gerentes., En los sistemas de seguimiento de proyectos basados en la nube, los paneles se actualizan en tiempo real a medida que se avanza, lo que significa que los usuarios siempre tienen la información más actualizada.
Esta pantalla de descripción general del proyecto incluye varios elementos que deben incluirse en su resumen ejecutivo: iconos de colores para representar el estado de los elementos importantes, el nombre del gerente de proyecto activo y el porcentaje del proyecto completo.,
idealmente, este resumen ejecutivo debe enviarse semanalmente a las partes interesadas, el personal directivo superior y el equipo del proyecto. Para obtener más información sobre qué incluir en un informe semanal de estado del Proyecto, consulte el siguiente tutorial:
hitos y entregables
una imagen vale más que mil palabras, así que usa imágenes siempre que sea posible., Puede usar colores para representar el estado o incluir un gráfico de porcentaje completo, un gráfico de Gantt o una tabla que muestre el progreso con respecto a hitos y entregables.
la segunda sección de su informe debe detallar el progreso realizado hacia hitos y entregables significativos (identificados durante la planificación del proyecto).
Los hitos a menudo están vinculados a la finalización de un entregable del cliente, así como a la facturación y facturación a mitad de proyecto, por lo que es importante que las partes interesadas sepan si los equipos están en camino de completarlos.,
en lugar de escribir esta información en forma narrativa, muestre el progreso de su equipo con una tabla simple (vea la captura de pantalla a continuación). Asegúrese de incluir:
- porcentaje de hito del proyecto completado: ¿cuánto progreso se ha realizado en tareas individuales previas al hito? Describa qué tareas se han completado y cuáles aún están pendientes.
- Planned start/finish: estas son las fechas iniciales establecidas durante la planificación del proyecto para el trabajo previo a, e incluyendo, este hito.,
- inicio/finalización real: Esta es la fecha real en la que se inició y completó el hito (si aún está en progreso, marque «fecha de finalización» como por determinar).
Cómo puede ayudar el software de seguimiento de proyectos: los gráficos de Gantt son herramientas clave de planificación de proyectos que funcionan como herramientas de seguimiento de proyectos. Con los gráficos de Gantt, puede visualizar el calendario del proyecto, determinar las fases del proyecto y resaltar los hitos clave, y luego hacer un seguimiento del rendimiento del equipo y el progreso hacia su consecución. Algunos sistemas tienen el beneficio adicional de permitir a los usuarios profundizar en los detalles de las tareas desde el propio gráfico.,
Los detalles de la tarea que se muestran arriba incluyen un icono de «porcentaje completado», el nombre del miembro del equipo responsable de completar la tarea y las fechas que rodean el inicio y la finalización de la tarea. La capacidad de profundizar en esta información puede ser muy útil al crear informes de estado de su proyecto.
gestión de problemas, riesgos y cambios
utilice el mismo formato de informe de estado del proyecto semana a semana, ya que esto permite comparaciones de informes cruzados más fáciles. El uso de un formato coherente es importante para su informe en su conjunto, pero especialmente para esta sección: permitirá a las partes interesadas ver, de un vistazo, cualquier problema y riesgo nuevo, y detectar rápidamente lo que ha cambiado sobre los problemas y riesgos conocidos.
la tercera sección de su informe debe proporcionar una actualización sobre cualquier problema conocido, riesgos o solicitudes de cambio que se identificaron la semana anterior, y sacar a la luz los nuevos.,
la detección y gestión temprana del riesgo es esencial para completar con éxito un proyecto. Esta sección de su informe de Estado debe aparecer con viñetas. Debe cubrir todos los esfuerzos de gestión de riesgos, incluyendo:
- problemas abiertos: llamar la atención sobre cualquier problema nuevo del proyecto desde el último informe. Además, proporcione información actualizada sobre cualquier problema identificado previamente y sus estrategias de gestión.
- riesgos abiertos: reconocer cualquier riesgo nuevo que se haya producido desde el último informe y presentar el plan o planes de gestión para hacerles frente., Además, proporcione información actualizada sobre el plan de gestión de riesgos que se está utilizando para manejar los riesgos existentes.
- solicitudes de cambio abiertas: resalte cualquier solicitud de cambio abierta y los próximos pasos que necesiten la atención de las partes interesadas, por ejemplo, extender el calendario o el presupuesto debido a un aumento en los requisitos del proyecto.
Cómo puede ayudar el software de seguimiento de proyectos: tanto los informes como los paneles pueden ser útiles aquí. Los informes proporcionan una lectura estática de métricas clave, como el ROI de un proyecto, la utilización y disponibilidad de recursos y los problemas/riesgos abiertos., Los paneles se pueden configurar con una visualización en vivo de la misma información; de hecho, los usuarios a menudo tienen la opción de crear un informe de estado del proyecto desde el panel exportándolo o compartiéndolo con otros usuarios.
El panel del administrador de proyectos anterior se ha personalizado para mostrar los riesgos por cesionario y para mostrar los problemas abiertos y las solicitudes de cambio actuales., Desde esta pantalla, los usuarios pueden exportar o compartir el informe de estado del proyecto directamente con las partes interesadas (para acompañar el informe de estado del proyecto).
progreso del equipo
los requisitos del proyecto y las preferencias de las partes interesadas varían, pero la mejor regla para crear su informe de estado semanal es mantenerlo corto y Simple (K. I. S. S.). No olvide que este informe de estado del proyecto es una instantánea: sea claro y conciso, no demasiado detallado.,
la cuarta y última sección del informe debe medir la productividad del equipo, comparando el progreso real realizado durante la semana pasada con lo estimado en el informe de estado anterior.
elogia a los equipos por logros notables y llama la atención sobre tareas incompletas. Una buena manera de estructurar esta sección es listar:
- Tareas programadas para la semana pasada: incluye todas las tareas que tu equipo estimó que podrían completar.
- tareas completadas la semana pasada: enumere todas las tareas que su equipo realmente completó.,
- Tareas programadas para la próxima semana: cualquier tarea no completada la semana pasada debe encabezar esta lista. Después de eso, enumere las tareas planificadas para la próxima semana.
Cómo puede ayudar el software de seguimiento de proyectos: nuestra adición favorita a esta sección es un informe de estado personalizado. Con el software de seguimiento de proyectos, puede enviar una solicitud semanal para que los miembros del equipo envíen su resumen de estado, logros clave y tareas futuras para la próxima semana, y el sistema recopilará automáticamente esa información en formato de informe.,
a continuación, puede condensar esta información para las partes interesadas e incrustarla en el informe de estado del proyecto. Alternativamente, puede optar por incluir el resumen más detallado como un anexo complementario, lo que prefieran sus partes interesadas.
próximos pasos para los gerentes de proyecto
Los informes de Estado son una parte crítica de su estrategia de gestión de grupos de interés. La lista de verificación que hemos incluido aquí puede ser un buen punto de partida al desarrollar su propia estrategia de comunicación.,
Aquí hay algunas conclusiones clave para recordar cuando informe a las partes interesadas:
- no entierre el lead. Los patrones de lectura y los estudios de seguimiento ocular sugieren que las personas se enfocan más en la parte superior del informe de estado y revisan el resto. Pon la información más importante en tu resumen ejecutivo y no dejes sorpresas al final.
- Una imagen vale más que mil palabras. Utilice gráficos, tablas, colores y herramientas de visualización de datos para ayudar a dividir narrativas largas.
- consistencia, consistencia, consistencia., Elija un conjunto de métricas para medir el progreso y definir el éxito o el fracaso de las iniciativas, y luego apéguese a ellas. La coherencia en la presentación de informes permitirá realizar comparaciones cruzadas más fáciles y precisas.
- Los informes K. I. S. S. son una instantánea, así que mantenga sus actualizaciones de estado cortas y simples. Venga preparado con información adicional si sus partes interesadas le piden que amplíe algo, pero no los entierre con demasiada información.
por último, las herramientas de seguimiento de proyectos a las que se hace referencia en este artículo pueden ser un gran activo a medida que crea sus informes., Si está interesado en obtener más información sobre este tipo de herramientas, llame a nuestros expertos en software de gestión de proyectos para una consulta gratuita al (855) 998-8505.