¿Qué es una factura?
una factura es lo que envías a un cliente después de haber entregado tu producto, pero antes de que te paguen. La factura le indica a su cliente cuánto necesita pagarle y establece las condiciones de pago que deben seguir. Los vendedores a veces lo llaman una » factura de venta.»
si está vendiendo a un negocio, el monto facturado se ingresa como cuentas por pagar en su extremo, el dinero que sale de su bolsillo. Para su contabilidad, se convierte en un elemento en sus cuentas por cobrar: dinero que va a su bolsillo.,
Las facturas también dejan un rastro de papel. Eso es algo bueno. En el caso de que sea auditado, necesitará facturas organizadas y numeradas, para que pueda explicar al IRS de dónde vino su dinero.
¿qué no es una factura?
hay algunos formularios financieros que son similares a una factura, pero juegan diferentes roles. Dado que a menudo son mezclados por empresarios nuevos en facturación, vale la pena mencionarlos aquí.
una factura no es una orden de compra
una orden de compra es enviada por un cliente a un proveedor, solicitando bienes o servicios., Se envía antes de que se cree la factura. Como proveedor, recibirías una orden de compra, cumplirías la orden y luego enviarías una factura para cobrar el pago.
una factura no es una factura
una factura se envía para cobrar el pago inmediato. Por ejemplo, cuando vas a un restaurante, el servidor no te dan una factura al final de su comida que te dan una factura.
Una factura no es una recepción
Un recibo es un simple reconocimiento oficial de que un pedido ha sido llenado y pagado., Si envía un recibo a su cliente, lo hará después de que ya haya enviado una factura y se le haya pagado.
¿Qué hay en una factura?
Cada factura que usted envíe debe incluir la siguiente.
la fecha
su cliente necesita esto para que sepan cuánto tiempo tienen que pagarle. Cada factura incluye la fecha de envío. Dependiendo de la plantilla que utilice, también puede incluir una fecha de vencimiento para el pago.
nombres y direcciones
esto significa tanto su nombre y dirección, como la del cliente., Incluso si está enviando la factura por correo electrónico, debe tratar de incluir direcciones postales. Si su cliente necesita enviarle por correo una copia física de un formulario de impuestos (Formulario 1099 MISC, por ejemplo), esto le facilitará las cosas.
toda su información de contacto debe estar incluida, en caso de que el cliente tenga una pregunta y no esté seguro de cómo ponerse en contacto con usted.
una lista detallada de lo que está cobrando
muestra de dónde proviene la cantidad adeudada. Cada producto por el que cobra debe ingresarse como un artículo de línea separado, con un precio y una cantidad., Todos los elementos de la línea se suman en la parte inferior y, si es necesario, se aplica el impuesto. Asegúrese de que la «cantidad total» es agradable y clara.
Condiciones de pago
Esta es la cantidad de tiempo que un cliente tiene que pagar. Los términos típicos son «Net 30» o «Net 14», lo que significa 30 días o 14 días, respectivamente.
si ofrece a sus clientes descuentos por pago anticipado, esa información se incluirá aquí. Anotar «2/10 Net 30» significa que un cliente tiene 30 días para pagarle, pero si paga dentro de los diez días, le dará un 2% de descuento. Sea explícito sobre cualquier cargo por demora en el caso de pagos atrasados.,
en algunos casos, es posible que desee utilizar un plan de pago en el que acepte pagos parciales con el tiempo. Esto puede ayudar a los clientes que están luchando para hacer pagos.
cuanto más cortas sean las condiciones de Pago, mejor. Recibir pagos más rápido es ideal para su flujo de efectivo.
Más información: Una Guía Rápida para facturas Proforma
número de factura
cada factura que envíe debe estar claramente marcada con un número único. De hecho, este número puede ser una combinación de letras y dígitos. Los números de factura son importantes por dos razones.
1. Te mantienen organizado., Los números de factura pueden ayudarlo a realizar un seguimiento del trabajo que ha realizado. Por ejemplo, digamos que lavas las ventanas para el YMCA local. Su formato de factura puede ser «YMCA (número).»Cuando mires hacia atrás en tus registros, sabrás que la factura ymca001 fue la primera factura que enviaste al YMCA, y YMCA046 fue la 46.
2. Si usted es auditado, el IRS buscará inconsistencias de facturación como una señal de que ha estado reportando incorrectamente los ingresos.
¿cómo preparo una factura?
hay tres formas comunes de preparar una factura.
1., Use una plantilla
con este método, puede usar una plantilla de software, por ejemplo, en Microsoft Word o Excel, cada vez que envíe una factura. Estas plantillas son fáciles de usar, pero parecen facturas profesionales. Puede adjuntar la factura a un correo electrónico o imprimirla y enviar una copia física. Hay un montón de plantillas gratuitas a continuación.
2. Use software de contabilidad
muchos tipos de software de contabilidad le permiten llenar una plantilla de factura. Algunos incluso te permitirán enviar la factura por correo electrónico desde la aplicación para agilizar el proceso., Este enfoque solo tiene sentido si ya utiliza el mismo software para sus necesidades contables regulares. De lo contrario, un software de facturación, como FreshBooks, puede ser una mejor opción.
3. Rellene una factura en papel
a algunos propietarios de negocios les gustaría sacar las computadoras de la ecuación por completo. Siempre puede llenar un formulario de factura física. Estos vienen en almohadillas, y se pueden comprar en la mayoría de las grandes tiendas de suministros de oficina. O usted puede pedir algunos de Amazon.,
plantillas de facturas
si es una pequeña empresa y no envía muchas facturas, es posible que no esté listo para un software especializado o un servicio como FreshBooks. En ese caso, puede crear rápidamente facturas en línea utilizando plantillas y generadores gratuitos. Aquí están algunos de los más simples y más eficaces, organizados por formato.
plantilla de Microsoft Excel
puede obtener una plantilla de factura básica gratuita .formato xlsx aquí. Bueno para Excel 2007 o posterior.
plantilla de Microsoft Word
Si no te gustan las hojas de cálculo, puedes crear una .,archivo docx con esta plantilla gratuita. Es bueno para Word 2007 o posterior.
plantillas de Google Doc y Google Sheets
hay una buena selección de plantillas de facturas simples para Google Doc y Google Sheets disponibles en Invoice Simple. Puede encontrar la lista aquí. Una vez que abra la factura que desea usar, simplemente vaya a archivo y seleccione «hacer una copia.» para crear una copia que pueda editar.
generador de facturas en línea
Puede crear una factura muy simple utilizando el generador de facturas gratuito., Cuando utiliza la herramienta, guarda automáticamente su información, para que pueda crear facturas más rápidamente en el futuro.