una solicitud de información (RFI) es un documento utilizado durante el proceso de construcción para obtener aclaraciones sobre los detalles necesarios de un proyecto. En el transcurso de un complejo proyecto de construcción, se escribirán y responderán numerosas solicitudes de información para mantener todo en movimiento junto con el diseño, las especificaciones, los materiales y más adecuados.
en un mundo perfecto, cada aspecto del diseño de un edificio se tendría en cuenta cuando se elabora un contrato., En realidad, sin embargo, numerosos aspectos de un proyecto aún deben aclararse durante el curso de la construcción, y las RFI son el principal vehículo utilizado para que los subcontratistas, Contratistas Generales, arquitectos y clientes se comuniquen sobre las preguntas que surjan.
Las RFI de construcción son extremadamente comunes: Navigant Construction encontró que aproximadamente 10 RFI ocurren por cada $1 millón gastado en construcción. Contar con un proceso sólido para el manejo de las RFI mantendrá los proyectos dentro de los plazos previstos y dentro del presupuesto, y una buena gestión de las RFI conducirá, en última instancia, a la satisfacción de las partes interesadas.,
en este artículo, Obtenga más información sobre las RFI, incluyendo:
- La diferencia entre una RFI y otras solicitudes como RFQ, RFP y RFT
- Para qué se utilizan las RFI durante un proyecto de construcción
- Cómo funciona el proceso de RFI
- Cómo escribir una RFI efectiva
- Cómo responder de manera eficiente a las RFI
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¿Cuál es la diferencia entre RFI y RFP?
con tantos tipos diferentes de solicitudes, puede ser difícil distinguir entre RFI y RFP, por no hablar de Rfq y RFT. Normalmente, las RFI se utilizan durante el alcance de un proyecto, mientras que una solicitud de cotización (RFQ), una solicitud de propuesta (RFP) y una solicitud de licitación (RFT) forman parte de la fase de planificación inicial., información
solicitud Formal de los Términos de un acuerdo de proyecto aclarar preguntas sobre los detalles del proyecto durante la construcción entregable Descripción del trabajo y estimación de costos lista detallada de métodos, costos y plazos contrato con información específica del proyecto respuesta detallada que permite continuar el trabajo
es importante destacar que no todos los proyectos requieren todas estas solicitudes, pero las hemos enumerado aquí en orden desde el más exploratorio hasta el más solidificado.,
- solicitud de cotización (RFQ): una RFQ se utiliza para solicitar información sobre cómo un proveedor o contratista manejaría un aspecto específico de un proyecto, incluidas las estimaciones de costos. Generalmente, las RFQ se utilizan en casos en los que el cliente necesita información sobre un producto o servicio específico.
- solicitud de propuesta (RFP): una RFP es una solicitud más formal que se utiliza para recopilar información sobre información detallada del proyecto, como métodos, plazos y detalles específicos de precios. Muy a menudo, las RFP son utilizadas por clientes que desean una comprensión detallada de los requisitos para completar un proyecto.,
- solicitud de licitación (RFT): una RFT es la solicitud más específica, y el demandado a una RFI establece términos claros a los que estará obligado si la oferta es aceptada. En esencia, una RFT es una solicitud de un contrato, y a menudo las respuestas a las RFT se consideran legalmente vinculantes.
una vez que se crea un contrato y un proyecto está en marcha, las RFI se utilizan para aclarar detalles que pueden haber sido incorrectamente o insuficientemente explicados en los planes originales.
¿para qué se utilizan las RFI?,
a lo largo de un proyecto, surgirán numerosas situaciones que requieren información adicional. Estos casos requieren una RFI, que permite a los subcontratistas completar el trabajo a satisfacción de los contratistas generales, que a su vez realizan un trabajo que satisface al cliente mientras se mantienen fieles al diseño del edificio y la visión del arquitecto.
las Solicitudes de información tienen una variedad de funciones, pero algunas son muy comunes en la construcción.,
- aclarar el diseño: consulte al contratista para obtener detalles del diseño si la información en los planos originales no es clara o está en conflicto.
- Materiales sustitutos: sugiera un cambio razonable cuando los materiales no estén disponibles, sean inasequibles o inadecuados para un proyecto.
- Identificar problemas de construcción: encuentre una resolución cuando se produzcan problemas de construcción debido a problemas en el sitio, problemas de secuenciación o información conflictiva.
- Verificar los términos del contrato: comprenda los detalles de un contrato cuando los términos, incluidos el cronograma o el presupuesto, no estén claros.,
En resumen, las RFI se utilizan en cualquier situación en la que una pregunta necesita ser respondida, se debe sugerir un cambio o cualquier parte del plan del proyecto requiere aclaración.
¿cómo funciona el proceso RFI?
el proceso de RFI es complejo y a menudo involucra a muchas partes interesadas, incluidos subcontratistas, Contratistas Generales, consultores, arquitectos, ingenieros y clientes. En promedio, las solicitudes de Información reciben una respuesta después de ocho días, aunque con proyectos complejos y a largo plazo, puede llevar mucho más tiempo.
en general, todas las RFI pasan por la misma serie de pasos.,
- un subcontratista Escribe una RFI para aclarar el contrato, el diseño, las especificaciones o las normas, y luego presenta la RFI al Contratista general.
- si puede, el Contratista general da una respuesta precisa a la pregunta planteada en la RFI.
- si se necesita más información, la RFI se envía al arquitecto, ingeniero, consultor o cliente.
- La RFI también se puede enviar de vuelta al subcontratista para obtener más información.
- Una vez que la persona adecuada responde a la solicitud de información con suficiente detalle, la solicitud de información se devuelve al subcontratista.,
- si el subcontratista está satisfecho con la respuesta, el trabajo comienza de nuevo. De lo contrario, el subcontratista revisa y vuelve a presentar la solicitud de información.
para mantener este proceso lo más simplificado posible, es útil aprender cómo escribir una RFI efectiva, cómo responder eficientemente a las RFI y cómo usar la tecnología para administrar el proceso de RFI.
Cómo escribir una RFI efectiva
al escribir una RFI, es útil tener en cuenta algunos consejos que aumentan las posibilidades de obtener una respuesta clara y oportuna.,
- defina el problema: una RFI siempre debe comenzar con una declaración clara del problema que debe resolverse. Además, una solicitud de información debe centrarse en un problema específico, ya que es más probable que reciba una respuesta satisfactoria.
- Proporcionar una solución: como expertos, los subcontratistas suelen tener excelentes ideas para resolver los desafíos a lo largo de un proyecto. Utilice el proceso de RFI como una oportunidad para presentar soluciones sólidas a los problemas que surjan.,
- contexto de la oferta: asegúrese de incluir cualquier información adicional que sea necesaria para comprender completamente el problema. Muchas RFI se devuelven al subcontratista simplemente porque no hay suficiente contexto para responder completamente a la pregunta.
- incluir elementos visuales: adjuntar elementos visuales clave, como planos de construcción o fotografías, puede ayudar a aclarar la situación de una manera concreta, lo que facilita que el Contratista general resuelva el problema.,
lo más importante es que las RFI siempre deben seguir un formato estándar, ya sea utilizando un software de gestión de construcción o una plantilla, como la que puede descargar a continuación.
cómo responder eficientemente a las RFI
los contratistas generales pueden recibir cientos de RFI en el transcurso de un proyecto de construcción de varios años, por lo que es vital tener un proceso eficiente para manejarlas.
- registrar todas las RFI: usando una hoja de cálculo o software de gestión de construcción, registrar todas las RFI entrantes, asegurándose de etiquetar cada una con un número único y una fecha de vencimiento para la respuesta.,
- lea las RFI cuidadosamente: con demasiada frecuencia, las RFI se devuelven antes de que una pregunta sea respondida adecuadamente porque la RFI no se entendió completamente. Tómese el tiempo para examinar cuidadosamente la solicitud de información y la documentación de apoyo antes de escribir una respuesta.
- involucrar a otros si es necesario: algunas preguntas están más allá del alcance de un contratista general, así que asegúrese de traer ingenieros, arquitectos y consultores cuando surja un problema que requiera atención especial.,
- responder completamente: aunque es tentador apresurarse a través del proceso de RFI, no dar una respuesta completa a una RFI generalmente significará que la RFI es devuelta por el subcontratista, por lo que siempre debe dar una respuesta completa.
sobre todo, asegúrese de responder a las solicitudes de información de manera oportuna, porque las solicitudes de información persistentes pueden provocar retrasos en el proyecto y sobrecostos.,
el uso de Software para el proceso RFI
La tecnología de construcción está remodelando todos los aspectos de la industria, desde la tecnología portátil destinada a mejorar la seguridad hasta las técnicas de construcción modulares destinadas a aumentar la velocidad de construcción.
sin embargo, la tecnología no solo está afectando los procesos de construcción, sino también la forma en que las partes interesadas manejan las cantidades masivas de información involucradas en un proyecto complejo.,
el software de gestión de proyectos de Capital (CPMS) ha revolucionado la industria de la construcción al proporcionar a los gerentes de construcción herramientas que ayudan a realizar un seguimiento de todo lo necesario para mantener un proyecto en constante movimiento.
Este software ayuda a optimizar numerosos aspectos del proceso de construcción, como compartir planos, rastrear listas de tareas y completar informes de campo.
Además, el software de gestión de la construcción es capaz de manejar todos los aspectos del proceso de RFI, desde la presentación hasta la respuesta, manteniendo todos los elementos registrados en una base de datos a lo largo del camino.,
para proyectos simples, este tipo de software puede ser innecesario, pero para proyectos de construcción complejos y a largo plazo, es absolutamente vital.
las RFI ayudan a que los proyectos se ejecuten sin problemas
mientras que las RFI pueden parecer una carga, en última instancia, son una parte esencial para mantener los proyectos funcionando sin problemas. Dada la naturaleza dinámica de los proyectos de construcción, las RFI son muy útiles para responder a situaciones cambiantes o información conflictiva.