las deducciones de nómina son salarios retenidos de las ganancias totales de un empleado con el propósito de pagar impuestos, embargos y beneficios, como el seguro de salud., Estas retenciones constituyen la diferencia entre el pago bruto y el pago neto y pueden incluir:
- impuesto sobre la renta
- impuesto del Seguro Social
- contribuciones 401(k)
- embargos de Jornales1
- pagos de manutención de los hijos
algunas deducciones de nómina son voluntarias y se pueden sacar de un cheque de pago antes de impuestos o después de impuestos, siempre que el empleado haya proporcionado una autorización por escrito. Los impuestos y embargos de salarios, por otro lado, son obligatorios y los empleadores que no retengan con precisión estas deducciones pueden ser responsables de las cantidades faltantes.,
¿cómo funcionan las deducciones de nómina?
las deducciones de nómina generalmente se procesan cada período de pago en función de las leyes fiscales aplicables y la información de retención proporcionada por sus empleados o una orden judicial. Los cálculos se pueden hacer manualmente o puede automatizar el proceso utilizando un proveedor de servicios de nómina. Muchas empresas eligen la automatización porque reduce los errores y garantiza que los pagos se presenten a tiempo ante las autoridades competentes.,
la cantidad que retiene por cada empleado depende del certificado de retención del empleado del Formulario W-4 del individuo, certificados de retención estatales y locales, selecciones de beneficios y otros detalles. Por ejemplo, ¿el empleado se ha inscrito en su plan de seguro médico o hay un embargo ordenado por la corte para cumplir?
Su(s) Lugar (s) de negocios y donde sus empleados realizan servicios también juegan un factor en las deducciones de nómina porque no todos los Estados recaudan impuestos sobre la renta.,
deducciones antes de impuestos
las deducciones antes de impuestos se toman del cheque de pago de un empleado antes de que se retengan los impuestos. Debido a que están excluidos del pago bruto a efectos fiscales, las deducciones antes de impuestos reducen los ingresos imponibles y la cantidad de dinero adeudada al gobierno. También reducen su Impuesto Federal de desempleo (FUTA) y las cuotas de seguro de desempleo estatal.
los tipos de deducciones antes de impuestos incluyen, pero no se limitan a, seguro de salud, seguro de vida grupal y planes de jubilación. Y aunque los empleados no están obligados a participar, a menudo es en su mejor interés hacerlo., Las contribuciones antes de impuestos pueden ahorrarles un dinero considerable en comparación con lo que pagarían por beneficios y otros servicios después de impuestos.
los ahorros, sin embargo, no son ilimitados. Por lo general, hay límites sobre cuánto pueden contribuir los empleados antes de impuestos. El IRS, por ejemplo, regula la cantidad total que se puede diferir antes de impuestos a un plan de jubilación 401(k) cada año.
deducciones estatutarias
las deducciones estatutarias son obligatorias por las agencias gubernamentales para pagar por programas y servicios públicos., Consisten en el impuesto federal sobre la renta, el impuesto de la Ley Federal de contribuciones al seguro (fica) (Medicare y Seguro Social) y el impuesto estatal sobre la renta. Para archivarlos correctamente, debe conocer el estado laboral de sus empleados.
si contrata contratistas independientes, por lo general no tiene que retener el impuesto sobre la renta, el impuesto del Seguro Social o el impuesto de Medicare de sus salarios. Esto se debe a que estos tipos de trabajadores pagan impuestos sobre sus ingresos por cuenta propia. Por otro lado, si alguien es un empleado de buena fe, está obligado a deducir los impuestos necesarios., Puede presentar el formulario SS-8, determinación de la condición de trabajador para fines de impuestos federales sobre el empleo y retención de impuestos sobre la renta al IRS para obtener más ayuda.
impuestos FICA
los impuestos FICA apoyan el Seguro Social y Medicare. Los empleados pagan impuestos del Seguro Social a una tasa del 6.2% con un límite de contribución basado en el salario y pagan impuestos de Medicare al 1.45% sin ningún límite. Esto equivale a 7.65% en impuestos FICA por cheque de pago (hasta que se alcance la base salarial del Seguro Social), que está legalmente obligado a igualar.
algunos empleados también pueden estar sujetos a impuestos adicionales de Medicare., A partir del período de pago en el que los ingresos de un individuo exceden los 2 200,000, debe comenzar a deducir 0.9% de sus salarios hasta el final del año. El impuesto médico adicional también se aplica a ciertos niveles de compensación de jubilación ferroviaria e ingresos de trabajo por cuenta propia. No estás obligado a igualar esta deducción.
impuesto federal sobre la renta
el gobierno federal tiene siete tramos de impuesto sobre la renta, que van desde la tasa marginal del 10% hasta el 37%., Estas tasas se aplican progresivamente, lo que significa que los salarios de un empleado se cobran primero a la tasa más baja hasta que alcanzan el umbral de ese tramo. Se siguen cobrando a cada tasa posterior hasta que alcanzan su ingreso bruto total o el tramo impositivo más alto.
el ingreso imponible en cada categoría varía dependiendo del estado civil de la persona – soltero o casado que presenta por separado, casado que presenta conjuntamente, o cabeza de familia – que se indica en el Formulario W-4. Los ajustes anuales por inflación por parte del IRS también determinarán los umbrales de la categoría impositiva.,
para retener el impuesto federal sobre la renta en cada período de pago, generalmente tiene dos opciones: el método del tramo salarial o el método del porcentaje, que se pueden encontrar en la Publicación 15 – T del IRS.
impuestos estatales y locales
Las leyes estatales de impuestos sobre la renta varían ampliamente, desde simples hasta complejas. Algunos cobran una tasa fija contra todos los ingresos, otros tienen múltiples tramos de impuestos y algunos no cobran ningún impuesto sobre la renta en absoluto. Otros siguen el código tributario federal en lugar de crear el suyo propio., Por estas razones, debe consultar con todos los gobiernos estatales en los que opera para asegurarse de que su nómina cumpla con las regulaciones locales.
las deducciones posteriores a impuestos
las deducciones posteriores a impuestos se toman del cheque de pago de un empleado después de que se hayan retenido todos los impuestos requeridos. Dado que las deducciones posteriores a los impuestos reducen el salario neto, en lugar del salario bruto, no reducen la carga fiscal general del individuo. Los ejemplos comunes incluyen planes de jubilación Roth IRA, seguro por discapacidad, cuotas sindicales, donaciones a organizaciones benéficas y embargos de salarios., Los empleados pueden negarse a participar en todas las deducciones posteriores a los impuestos, pero los embargos salariales.
embargos salariales
Los tribunales, las agencias reguladoras y el IRS pueden ordenarle que retenga una parte de los salarios netos o posteriores a impuestos de un empleado para cubrir los impuestos no pagados, la manutención de los hijos, la pensión alimenticia o los préstamos en mora., Los tipos de ingresos que se pueden embargar incluyen:
- salarios por hora
- salarios
- comisiones
- bonos
- pensiones y pagos del plan de jubilación
la orden de embargo generalmente especificará la cantidad o porcentaje de retención y dónde enviar el pago. Lea y comprenda estos documentos cuidadosamente. Si descuenta embargos incorrectamente o no los paga por completo, su empresa podría ser responsable de los pagos atrasados, no el empleado.,
además de la orden de embargo en Sí, usted debe cumplir con el Título III de la Ley de protección de crédito al Consumidor (CCPA). Esta ley restringe cuánto de los salarios de un empleado puede ser embargado por semana y le impide despedir a un empleado si su pago es embargado por cualquier deuda.
deducciones voluntarias
Los empleados pueden optar por sacar más dinero de su cheque de pago para cubrir el costo de varios beneficios., Estas se conocen como deducciones voluntarias de nómina y pueden retenerse antes de impuestos (si se permite bajo la Sección 125 del Código de Impuestos Internos) o después de impuestos.
debido a que las deducciones voluntarias son opcionales, debe asegurarse de que sus empleados las conozcan plenamente. Obtener el consentimiento por escrito de un empleado antes de retener las primas de Seguro o cualquier otro beneficio de su pago. Además, muestre la deducción actual y el total del año hasta la fecha en cada Estado de cuenta de pago y mantenga registros precisos en caso de que un empleado o auditor cuestione una deducción., Muchos estados requieren esto como parte de sus regulaciones de mantenimiento de Registros.
los tipos de deducciones voluntarias de nómina incluyen:
seguro de salud
ofrecer cobertura médica, dental y de la vista a sus empleados es una excelente manera de mejorar la retención y atraer nuevos talentos, pero no desea que el costo sea oneroso. Por lo general, es más ventajoso para usted y sus empleados pagar las primas de seguro antes de impuestos. Si usted desea hacerlo, el IRS requiere que usted haga las contribuciones a través de un plan de la Sección 125.,
seguro de vida a término de grupo
algunos empleadores ponen a disposición de sus empleados un seguro de vida a término básico sin costo adicional de hasta 5 50,000 de cobertura. Cualquier cosa más que esto resultará en ingresos imputados. Si los empleados desean agregar cobertura suplementaria o comprar un seguro de vida para un dependiente, normalmente descuenta estos fondos de su pago después de impuestos.
planes de jubilación
Los empleadores ofrecen muchas opciones diferentes de ahorro para la jubilación, pero dos de las más populares son 401(k) y Roth Individual Retirement Accounts (IRA)., Las contribuciones de los empleados a un 401(k) se aplazan para el impuesto federal sobre la renta y la mayoría de los impuestos sobre la renta de los estados, pero están sujetas a los impuestos FICA. Las contribuciones al IRA, por otro lado, se retienen después de impuestos.
gastos relacionados con el trabajo
Si sus empleados están sindicalizados, es probable que tengan que pagar por su Membresía y cualquier beneficio imponible ofrecido a través del sindicato. Otros tipos de gastos de trabajo que se pueden deducir de la nómina incluyen uniformes, comidas y viajes. Sin embargo, algunos estados pueden prohibir este tipo de deducciones.,
cómo calcular las deducciones de nómina
calcular las deducciones de nómina es el proceso de convertir el pago bruto en pago neto. Para hacer esto:
- Ajuste el pago bruto reteniendo las contribuciones antes de impuestos al seguro médico, los planes de jubilación 401(k) y otros beneficios voluntarios.
- consulte el formulario W-4 del empleado y las tablas de impuestos del IRS para ese año para calcular y deducir el impuesto federal sobre la renta.
- retener el 7.65% del pago bruto ajustado para el impuesto de Medicare y el impuesto del Seguro Social, hasta el límite salarial.
- deducir 0.,9% para impuestos adicionales de Medicare si los ingresos del año hasta la fecha han alcanzado 2 200,000 o más.
- en los estados que cobran el impuesto sobre la renta, reténgalo de acuerdo con las instrucciones que se encuentran en la guía fiscal del empleador o el código fiscal de cada estado.
- reste los embargos, las contribuciones a los planes de jubilación Roth IRA y otras cuotas posteriores a impuestos para lograr el pago neto total.
calculadora de deducciones de nómina
preguntas frecuentes sobre deducciones de nómina
saber cuándo y cómo hacer deducciones de nómina no siempre es fácil y los errores pueden ser costosos., Nuestras Preguntas frecuentes pueden ayudarlo a evitar violaciones de cumplimiento.
¿cuáles son ejemplos de deducciones de nómina incorrectas?
las deducciones incorrectas de la nómina a menudo son el resultado de que los empleadores cobran a sus empleados por beneficios y servicios que deberían pagar ellos mismos., Esto incluye:
- Federal unemployment tax (FUTA)
- State unemployment tax
- Workers’ compensation insurance
- Equipo de protección Personal requerido por OSHA
- herramientas necesarias para realizar el trabajo
Puede haber restricciones adicionales a nivel estatal sobre la retención de ingresos para cubrir uniformes, escasez de cajas registradoras y gastos relacionados con el trabajo.
¿qué son las deducciones de nómina para el seguro?
muchos estadounidenses que tienen seguro médico lo compran a través de sus empleadores a través de deducciones de nómina., Esto ofrece un considerable ahorro de costos porque las primas pueden ser retenidas de sus salarios antes de impuestos bajo un plan de la Sección 125. En la actualidad, sin embargo, los empleados no están pagando su cobertura de salud directamente, sino que están reembolsando a su empleador, que presenta el pago al proveedor del seguro de salud.
¿cómo se reportan las deducciones de nómina?,
al informar las retenciones de impuestos de los empleados y presentar los pagos de impuestos del empleador requeridos al gobierno federal, generalmente usa los siguientes formularios:
- Formulario 940, Declaración de impuestos anual de desempleo federal (FUTA) del empleador
- Formulario 941, Declaración de impuestos federal trimestral del empleador
- Formulario 944, Declaración de impuestos Federal anual del empleador
estos documentos se pueden presentar en papel o en Archivo electrónico. Los estados individuales tienen sus propias pautas para reportar deducciones de nómina, por lo que es importante consultar con las autoridades locales.,
¿cuáles son los ejemplos de deducciones de nómina?
las deducciones de nómina caen en cuatro categorías diferentes-antes de impuestos, después de impuestos, voluntario y obligatorio – con cierta superposición en el medio. Por ejemplo, el seguro de salud es una deducción voluntaria y a menudo se ofrece antes de impuestos., Los ejemplos específicos de cada tipo de deducción de nómina incluyen:
- deducciones antes de impuestos: beneficios médicos y dentales, planes de jubilación 401(k) (para impuestos federales y la mayoría de los impuestos estatales sobre la renta) y seguro de vida grupal
- deducciones obligatorias: impuestos federales y estatales sobre la renta, impuestos FICA y embargos salariales
- deducciones después de impuestos: embargos, planes de jubilación Roth IRA y donaciones caritativas
- deducciones voluntarias: seguro de vida, gastos relacionados con el trabajo y planes de jubilación
¿qué es la deducción LTD en los cheques de pago?,
la deducción por discapacidad a largo plazo (LTD) cubre un porcentaje del salario de los empleados que están lesionados o demasiado enfermos para trabajar durante un período prolongado de tiempo. Cuando LTD se deduce antes de impuestos, los empleados pagan un poco menos por las primas, pero se les cobra el impuesto federal sobre la renta sobre cualquier beneficio recibido. Las deducciones post-tax LTD, por otro lado, resultan en que los empleados reciban un poco menos de take home pay cada período de pago, pero sus beneficios no están sujetos a ningún impuesto adicional si los usan. La discapacidad a corto plazo (ETS) a menudo se grava de la misma manera.,
esta guía está destinada a ser utilizada como un punto de partida en el análisis de las obligaciones de nómina de un empleador y no es un recurso integral de requisitos. Ofrece información práctica sobre el tema y se proporciona con el entendimiento de que ADP no está prestando asesoramiento legal o fiscal u otros servicios profesionales.
Las cifras de impuestos proporcionadas son a partir del año fiscal 2020
1la cantidad sujeta a retención se rige por la Ley federal de protección de crédito al Consumidor.