Todo lo que necesita saber sobre las órdenes de compra

¿Qué es una orden de compra?

un punto de partida obvio sería responder a la búsqueda obvia, ¿qué es una orden de compra? Las órdenes de compra (POs) son documentos enviados por usted, como comprador, a un proveedor con una solicitud de productos o servicios como una orden. Cada orden de compra incluirá un número para rastrear la orden de compra en todo el sistema, así como el tipo de artículo, la cantidad y el precio acordado., Los pedidos más específicos incluirán más detalles, pero como regla general, cuanta más información incluya, más eficaz será su orden de compra.

Aquí hay un ejemplo de un documento de orden de compra:

estado Legal de una orden de compra

Los compradores siempre deben comunicar claramente las solicitudes a los vendedores para reducir o eliminar la confusión cuando el vendedor recibe la orden de compra. Si los compradores rechazan el pago, el vendedor permanece protegido debido al estado contractual legalmente vinculante del documento., Para que el comprador tenga una protección similar, es importante tener una confirmación de la orden de compra, o la aceptación de la orden, rastreada.

asegurarse de que tiene Términos y Condiciones de orden de compra sólidos que cubren todos los escenarios relevantes, incluidos detalles como cuándo puede cancelar una orden de compra, asegurará límites claros para mantener buenas relaciones con sus proveedores clave.

como documentos legales, algunos prestamistas comerciales utilizarán POs como referencia al proporcionar asistencia financiera a su organización, esto se denomina financiamiento de órdenes de compra.,

» una orden de compra, una vez aceptada por el vendedor o proveedor, es un contrato legalmente vinculante entre las dos partes.»

la diferencia entre órdenes de compra y facturas

Los Compradores crean las órdenes de compra y los vendedores crean las facturas. Los vendedores pueden enviar una factura como una forma de cobrar el pago, cuando hay condiciones de pago específicas (net 30, net 60, FOB, etc.) o puede enviar una factura con un saldo cero como una forma de registrar que se ha recibido un pago por el pedido.,

tanto las órdenes de compra como las facturas contienen información similar, como una dirección de facturación y una dirección de envío. Las facturas suelen hacer referencia al número de orden de compra, con la adición de un número de factura para confirmar que ambos documentos están relacionados y se corresponden entre sí. Una diferencia clave es que los detalles del pedido y otra información técnica incluida en la orden de compra generalmente no se incluyen en la factura.

ejemplo:

John, el comprador, ha recibido la palabra un departamento dentro de su organización requiere un nuevo conjunto de monitores para las computadoras en la oficina., Crea la orden de compra que detalla la cantidad y los requisitos específicos para los monitores.

La empresa responsable de la venta de los monitores recibe el pedido. Una vez que confirman que son capaces de suministrar el pedido, aprueban el PO y tomar el pago, o enviar la mercancía con la expectativa de pago basado en los Términos de pago previamente acordados. Una vez que se recibe el pago, se realiza el cumplimiento del pedido y los monitores se envían con la fecha de entrega y la información de seguimiento, y John recibe la factura.,

la factura confirma el pago que se envió antes de la mercancía enviada o incluye la fecha de vencimiento del pago si el dinero no se envió primero. John revisa la factura para asegurarse de que coincida con la orden de compra, luego revisa el albarán para asegurarse de que todos los artículos pedidos fueron recibidos, y el pago solo se emite para los artículos pedidos y recibidos, en un proceso conocido como coincidencia de tres vías.

Las Órdenes de compra a menudo se confunden con otros tipos de documentos también., Es importante entender las diferencias entre las órdenes de compra y contratos, las diferencias entre las órdenes de compra y órdenes de trabajo, y las diferencias entre las órdenes de compra y órdenes de venta.

seguimiento de órdenes de compra

es importante realizar un seguimiento de las órdenes de compra a través de todo el proceso de adquisición para asegurarse de que recibe los bienes o servicios que solicita y solo paga una vez por estos artículos., Un comerciante individual o una pequeña empresa puede comenzar con el seguimiento de órdenes de compra en excel mientras usa un formulario de plantilla de orden de compra, o aún peor en un libro de órdenes de compra duplicado o triplicado. Cuantas más personas se involucren y mayor sea el volumen de TPV que se procese multiplica el número de problemas que pueden ocurrir. Un sistema de PO para pequeñas empresas debe cubrir la necesidad básica de rastrear todas las transacciones de compra y mucho más. Garantizar un seguimiento de auditoría completo relacionado con cada compra mientras se aplican las mejores prácticas de órdenes de compra.,

la capacidad de rastrear e informar fácilmente sobre todos los tipos de órdenes de compra, incluidas las órdenes de compra generales, es una necesidad para obtener una visibilidad completa del gasto. También permite a los departamentos de Finanzas simplificar el proceso de conciliación de órdenes de compra y de pago. La visibilidad de todo el proceso, incluido un informe de orden de compra abierta automatizada, garantizará que se ahorre tiempo y que no se pierda nada al facturar.

la transformación Digital es un objetivo clave para muchas organizaciones y la transformación de compras es una parte clave de ese objetivo más amplio., Un sistema de PO en línea rastreará las órdenes de compra electrónicas a través de todo el proceso. No necesita un departamento de compras dedicado para sentir los beneficios de la digitalización.

por qué las órdenes de compra son importantes para su negocio

hay muchas organizaciones que no usan órdenes de compra porque sienten que el papeleo es solo un obstáculo o un paso innecesario en el proceso porque tienen relaciones de trabajo estables con los proveedores. Cuando las pequeñas empresas todavía están en la fase de inicio, tienden a tener un proceso de compra bastante orgánico que es simple y directo., Pero, a medida que la empresa crece y más manos están involucradas de principio a fin, el proceso cambia a medida que las relaciones con los proveedores crecen y evolucionan con el tiempo.

en un cierto punto del crecimiento de la empresa, las demandas de compra se vuelven más complejas, urgentes o específicas, lo que significa que la comunicación puede volverse difícil y dejar mucho espacio para el error si las órdenes de compra no se utilizan o carecen de un cierto nivel de detalle.

si un comprador recibe su pedido sin un número de PO como referencia, puede ser una molestia averiguar dónde salió mal la solicitud., Y en ese momento, es probable que se enviara tanto una factura como un pago, lo que agrega más complejidad a la situación legal entre las dos partes.

la orden de compra sirve como un documento legalmente vinculante, que proporciona instrucciones claras al proveedor y una pista de auditoría que está disponible para referencia cuando las cosas salen mal.

por qué necesita automatizar el proceso de pedido de compra

si su empresa está utilizando actualmente un sistema basado en papel, es probable que esté creando demasiados documentos., Muchas empresas procesarán hasta siete documentos a lo largo del ciclo de compra, incluidas solicitudes, órdenes de compra, cotizaciones, acuses de recibo de pedidos, notas de mercancía recibida, albaranes y facturas. Eso es mucho para hacer un seguimiento, y cuando consideras que tienes que hacer un seguimiento de todo esto para cada compra, confiar en el papel se vuelve un poco abrumador. Se necesita una mejor gestión de las órdenes de compra.

Un buen mantenimiento de registros es esencial para las compras y adquisiciones, pero los registros en papel pueden perderse, dañarse o destruirse fácilmente., Es más difícil encontrar solicitudes y compras duplicadas, facturas y transacciones faltantes, que le cuestan tiempo y dinero a su empresa. Los sistemas basados en papel también requieren el uso de un sistema de archivo eficiente que se actualiza regularmente. Este sistema de archivo ocupará un espacio considerable en una oficina, solo crecerá con el tiempo, y tomará horas de trabajo para mantener y seguir funcionando sin problemas.

automatizar el proceso de su orden de compra con un software de orden de compra como PurchaseControl digitaliza todo el proceso de compra mediante el uso de órdenes de compra electrónicas y otros documentos., Todos los documentos importantes se rastrean en un sistema centralizado con una pista de auditoría para decirle quién toma qué acciones en el documento. Además, puede cargar otros documentos a los proveedores y órdenes de compra, como contratos anteriores, términos adicionales y calendarios de pago, para realizar un seguimiento de toda la información del proveedor y otros detalles con facilidad.

con la automatización de órdenes de compra todo se almacena en un solo sistema, el Departamento de cuentas por pagar también se beneficia, ya que se hace más fácil para ellos convertir los pedidos en facturas para el pago, para un procesamiento de pago más fácil.,

cómo integrar las órdenes de compra en su negocio

comience por evaluar cómo su negocio maneja actualmente las compras y luego considere cómo le gustaría controlar lo que su equipo puede comprar y cómo procesarían todo el proceso de compra. Después de eso, podrá crear un sistema de orden de compra que sea adecuado a las necesidades de su empresa.

solicitudes de compra y órdenes de compra

si su organización no está utilizando actualmente órdenes de compra, es probable que no esté administrando el proceso que siguen sus empleados cuando quieren comprar algo., Al cambiar a un sistema de compras electrónico, podrá crear un proceso de compra formal que controle quién puede comprar qué y cuánto dinero puede gastar sin aprobación adicional. Para las órdenes de compra con un valor más alto, se debe establecer un control efectivo de las órdenes de compra con flujos de trabajo de aprobación de órdenes de compra para garantizar que las personas adecuadas firmen antes de que se realice el compromiso. En última instancia, el mayor control y visibilidad de los hábitos de gasto de su empresa le dará la capacidad de tomar decisiones basadas en datos para el mejoramiento de la organización.,

comience utilizando solicitudes, que permiten a su equipo hacer una solicitud formal de los materiales o cosas que necesitan para hacer su trabajo. Es posible que ya esté haciendo esto: simplemente pídale a su equipo que envíe un correo electrónico a su gerente con la solicitud, y luego haga que el gerente realice la compra.

en su lugar, crear un formulario de solicitud de orden de compra estandarizado y requerir que todos los empleados lo usen, garantiza que recibir solicitudes no sea una pérdida de tiempo para nadie., Cuenta con toda la información que las personas necesitan para aprobar la solicitud y la adjunta automáticamente a la orden de compra correspondiente cuando se aprueba la solicitud.

presupuestos

Una vez que su personal comience a usar la solicitud de compra estandarizada, podrá crear presupuestos basados en el gasto mensual promedio y hacer un seguimiento de lo que está comprando su equipo. Con estos datos, puede comenzar a observar cómo se utilizan los suministros y comenzar a encontrar oportunidades de ahorro., Las personas que designes como aprobadores serán responsables de mantener el presupuesto, y si las personas superan el presupuesto, es posible que el aprobador no pueda aprobar ninguna solicitud de compra que no sea absolutamente necesaria para las necesidades inmediatas.

descuentos por volumen

Una vez que los miembros del personal comienzan a enviar solicitudes, los aprobadores pueden detectar fácilmente los patrones de compra. Esto les permite enviar pedidos a granel y solicitar descuentos por volumen, si están disponibles., Cuando las solicitudes se crean digitalmente, el tiempo de procesamiento se reduce significativamente, ya que los artículos más solicitados se pueden agregar a un catálogo del mejor proveedor al mejor precio posible.

pasar de la solicitud a la Orden de compra

después de que las solicitudes de compra son un proceso estándar en su negocio, pasa a crear órdenes de compra a partir de esas solicitudes. Deberá ponerse en contacto con los proveedores para hacerles saber que ahora enviará una orden de compra formal antes de enviar el pago., Los proveedores probablemente no se quejarán de esto, ya que tiene beneficios significativos para ambas partes.

cuando sus aprobadores tienen solicitudes que deben cumplirse, el comprador completará el formulario de pedido de compra necesario y se lo enviará al vendedor. El vendedor comunicará cualquier inquietud o problema que tenga con la compra, si lo hay. Si no, enviarán el pedido y la factura Una vez que hayan recibido el pago.

con un sistema de E-procurement, es fácil convertir una solicitud en una orden de compra., El número de solicitud se adjunta al número de orden de compra, por lo que puede realizar un seguimiento de la compra desde la solicitud hasta la recepción y el pago. Una vez que el aprobador marca la solicitud aprobada, se puede convertir automáticamente en una orden de compra con el proveedor seleccionado por el solicitante.

La integración de pedidos y órdenes de compra puede llevar algún tiempo ajustar y normalizar. Pero, al hacerlo, aumenta su capacidad para realizar un seguimiento de los gastos y eliminar las molestias asociadas con la compra., La visibilidad de los hábitos de gasto de su empresa es fundamental para mantener el crecimiento de la empresa, y este proceso es una de las formas en que puede lograrlo.