El seguimiento y la gestión de gastos fueron un proceso agotador para las organizaciones. Todos los gastos se manejaron en base a recibos en papel, y no había copias de seguridad. Si perdió alguna factura en papel, perdió la información o el dinero en efectivo. Todo esto ha cambiado ahora con el software de gestión de gastos para manejar varias funciones financieras.
» ¿ Qué es el software de gestión de gastos?,
el software de gestión de gastos ayuda a su organización de múltiples maneras, especialmente simplificando y automatizando una entrada de gastos de negocio, elimina el rastro de papel, agiliza la revisión y reduce el esfuerzo administrativo. El uso de sistemas de seguimiento de gastos de alta calidad se ha vuelto necesario para todos los tamaños de empresas y hace que sea fácil mantenerse al tanto de sus gastos.
» ¿Cuáles son las características del software de gestión de gastos?
Las empresas están haciendo uso del software de gestión de gastos para procesar, pagar y auditar los gastos iniciados por los empleados., El sistema de gestión de gastos permite a sus empleados introducir gastos para su aprobación a través de navegadores y aplicaciones móviles. El software analiza los gastos generales de su negocio, controla el gasto excesivo y las oportunidades de ahorro de costos.
debería permitirle tener una visibilidad completa y hacer un seguimiento del uso que hacen los empleados de los recursos financieros del negocio. Su software de gestión de gastos debe tener características completas que ofrezcan funcionalidades como facturación e inventario., Las características y competencias básicas que debe tener cada sistema de gestión de gastos son:
» registros de gastos
Esta función le facilita mantenerse al tanto de sus recursos, incluso desde su móvil o tableta. Rastrea y sigue los gastos y los almacena en bases de datos robustas con filtros de búsqueda incorporados.
» gestión de facturas
su software debe tener esta característica para fortalecer las relaciones con clientes y socios externos, así como ayudar a las empresas a utilizar sus recursos de manera más adecuada., De esta manera, pueden obtener descuentos por pago anticipado, fortalecer el cumplimiento, reducir los riesgos, etc.
» fusionar gastos
El software de seguimiento de gastos fusiona sus gastos, los clasifica y los adjunta a cualquier informe, lo que lo ayuda a eliminar el riesgo de entradas dobles y errores de gastos.
» gestión de recibos
el software guarda todos los detalles importantes sin la necesidad de importar los datos manualmente, cuando los recibos están automatizados, así como permite la personalización según lo necesite.,
» control del proceso de aprobación
su software debe permitir múltiples usuarios y están protegidos con permisos y tareas de roles asignados. Todo a lo que accede está altamente controlado y solo el administrador puede aprobar los datos que se insertan en el sistema.
» integración
el software que ha elegido debe integrarse comúnmente con otros sistemas, como software de seguimiento de tiempo, software de nómina, gestión de viajes, software de gestión de la fuerza de trabajo y software de contabilidad.
» aplicación móvil
busque el software que facilita los viajes de negocios y la gestión de gastos., La aplicación automatizada debe incluir funciones de reconocimiento de voz, seguimiento de kilometraje y detección de gastos para ayudarlo a ahorrar tiempo y aumentar la eficiencia.
» ¿Cuáles son los beneficios del Software de gestión de gastos?
una de las mejores cosas de las herramientas de gestión de gastos es que también se puede usar para una variedad de programas. El software realiza un seguimiento de los gastos, lo que permite a los usuarios informar y pronosticar gastos futuros y, por lo tanto, cierta personalización., Algunos de los beneficios más distintivos que las organizaciones experimentan al usar el software de gestión de gastos:
» seguimiento eficiente de los gastos de viaje
el software de gestión de gastos permite a su organización simplificar el seguimiento y el reembolso de los gastos de viaje. Especialmente, el software beneficia mucho a las organizaciones con un alto número de empleados que viajan con frecuencia.
» agiliza la gestión de gastos
cuanto más viajan sus empleados, más gastan en sus viajes y arreglos comerciales., Los empleados esperan que se les reembolse lo antes posible, mientras que los empleadores deben asegurarse de que los gastos cumplan con las políticas de su empresa y sean aprobados antes de ser procesados. Este proceso se simplifica con el software de gestión de gastos.
» reduce los errores de procesamiento
al enviar o procesar informes de gastos manualmente, es posible que se produzcan errores. Aquí es exactamente donde las herramientas de seguimiento de gastos vienen convenientemente para este desafío, haciendo que el trabajo de su empleado sea fácil.,
» mitigación de riesgos fiscales
el software es fundamental para mantener la precisión de los datos y no permite errores. Le ayuda a diferenciar los gastos legítimos e ilegítimos y los organiza en categorías, e informa sobre todos los gastos que se reclaman en consecuencia.
» Flexible Risk Responses and Fraud Reduction
sin ningún requisito para instalar infraestructura adicional, el software puede recuperarse ahorrando rápidamente en costos de implementación.,
» cumplimiento de normativas
el cumplimiento de normativas internas y externas es la máxima prioridad para cualquier empresa, independientemente de su sector. El software de gestión de gastos garantiza que rastreen los cambios legislativos automáticamente y actualicen los datos del sistema para reflejar esto.
» gestión fiable de gastos
con el software de gestión de gastos, las reglas son las reglas. Los empleados sabrán de antemano lo que tienen que pedir y lo que no. El software permite la aprobación y el pago automatizados, motivando a los solicitantes y confirmantes a actuar rápidamente.,
» ¿Cuál es el costo del Software de gestión de gastos?
Los detalles de precios se consideran vitales para cualquier negocio cuando deciden comprar un producto de software. Es importante recordar no tener que cargar con licencias a largo plazo y suscribir contratos a largo plazo. Se recomienda preguntar a su proveedor de software acerca de las políticas de salida que le permiten pasar a otro software si considera que los servicios ofrecidos por el software actual no son satisfactorios.
el mejor software de gestión de gastos cumple con los requisitos de cumplimiento y seguridad., Por lo tanto, hacer un poco de investigación en internet para averiguar y preseleccionar algunos software que cumpla con sus requisitos. También debe conocer cómo el proveedor de software protege sus datos confidenciales y si satisfacen las necesidades de seguridad de su industria específica.
el precio del software va desde las suites de herramientas básicas hasta programas caros y precisos. Generalmente, el precio comienza desde $4.99/mes o $5/usuario/mes. La mejor manera es inscribirse en al menos un par de senderos gratuitos o solicitar una demostración o planes básicos no pagados de los principales proveedores de software de gestión de gastos., Esta oportunidad le permite probar los elementos importantes y obtener una buena comparación del software.
» conclusión
el software de seguimiento de gastos es potente y simple que rastrea los gastos comerciales de manera increíblemente fácil. Con un vistazo, usted llegará a saber lo que está gastando y lo rentable que es. Cualquiera de estos productos de software sería una buena opción para su negocio dependiendo de sus necesidades. Sin embargo, es importante elegir un servicio que sea asequible, fácil de usar y que se escale a medida que su negocio crece., En última instancia, usted no necesita tener que reconsiderar su decisión en el futuro.