Kaikki Sinun Täytyy Tietää ostotilaukset

Mikä On Tilauksen?

ilmeinen lähtökohta olisi vastaus ilmeinen pyrkimys, mikä on tilauksen? Ostotilaukset (POs) ovat asiakirjoja, jotka lähetetään ostajana toimittajalle, jolla on pyyntö tuotteista tai palveluista tilauksena. Jokainen PO sisältää useita seuranta ostotilauksen koko järjestelmän, sekä kohteen tyyppi, määrä ja sovittu hinta., Tarkempia tilaukset sisältävät enemmän yksityiskohtia, mutta pääsääntöisesti, lisätietoja lisäät, sitä enemmän tehokas PO on.

Tässä on esimerkki siitä, ostotilaus-dokumentti:

Oikeudellinen Asema Ostotilauksen

Ostajat pitäisi aina selvästi kommunikoida pyyntöjä myyjät vähentää tai poistaa sekaannus, kun myyjä saa PO. Jos ostajat joskus kieltäytyvät maksamasta, myyjä pysyy suojattuna asiakirjan oikeudellisesti sitovan sopimusaseman vuoksi., Ostaja on samanlainen suoja on tärkeää, ostotilaus, vahvistus, tai tilauksen hyväksynnän, seurataan.

Varmistaa, että sinulla on vankka ostotilauksen ehdot, jotka kattavat kaikki asianmukaiset skenaariot, mukaan lukien tiedot, kuten silloin, kun et voi peruuttaa tilauksen, varmistaa selkeät rajat ylläpitää hyviä suhteita tärkeisiin toimittajiin.

Kuten oikeudellisten asiakirjojen jotkut kaupalliset lainanantajat käyttää POs viittaus, kun ne tarjoavat taloudellista tukea organisaation, tätä kutsutaan ostotilaus rahoitusta.,

”PO, kerran hyväksytty toimittaja tai toimittaja, on oikeudellisesti sitova sopimus osapuolten välillä.”

Ero ostotilaukset ja Laskut

Ostajat luoda ostotilaukset, ja myyjät luoda laskuja. Myyjät voivat lähettää laskun tavaksi periä maksu-jos on olemassa erityisiä maksuehtoja (net 30, net 60, FOB, jne.) tai voi lähettää laskun, jonka saldo on nolla, keinona kirjata, että tilauksesta on saatu maksu.,

sekä ostotilaukset että laskut sisältävät samanlaisia tietoja, kuten laskutusosoitteen ja toimitusosoitteen. Laskuissa viitataan tyypillisesti ostotilausnumeroon, johon lisätään laskunumero, joka vahvistaa, että molemmat asiakirjat liittyvät toisiinsa ja vastaavat toisiaan. Keskeinen ero on tilaustiedot ja muut ostotilaukseen sisältyvät tekniset tiedot eivät yleensä sisälly laskuun.

Esimerkki:

John, ostaja on saanut tiedon osaston sisällä hänen organisaatio vaatii uudet monitorit tietokoneet toimistossa., Hän luo ostotilauksen, joka kertoo monitorien määrän ja erityisvaatimukset.

monitorien myynnistä vastaava yhtiö saa tilauksen. Kun he vahvistavat, että he pystyvät toimittamaan tilauksen, he hyväksyä PO ja ottaa maksun, tai lähettää tavaran odotus maksu perustuu aiemmin sovittu maksu ehdot. Kun maksu on vastaanotettu, tilauksen täyttäminen tapahtuu ja valvoo toimitetaan toimituspäivä ja-seuranta tiedot, ja John saa laskun.,

laskun joko vahvistaa maksun, joka lähetettiin ennen kuin tavarat, jotka kuljetetaan tai sisältää maksamisen eräpäivänä, jos rahaa ei lähetetty ensin. John tarkistaa laskun varmista, että se täsmää ostotilaukseen, tarkistaa sitten pakkausluettelo varmista, että kaikki tilatut tuotteet on saatu, ja maksu on vain antanut kohteita tilasi ja sai, prosessi tunnetaan kolmisuuntainen vastaavuus.

ostotilaukset sekoitetaan usein myös muihin asiakirjoihin., On tärkeää ymmärtää erot ostotilaukset ja sopimukset, erot ostotilaukset ja työmääräykset, ja erot osto-ja myyntitilauksiin.

Seuranta ostotilaukset

on tärkeää seurata ostotilauksia läpi koko hankintaprosessin jotta voit vastaanottaa tavaroita tai palveluja, tilaat ja maksat vain kerran näitä kohteita., Ainoa elinkeinonharjoittaja tai pienyritys voi aloittaa, kun ostat tilauksen seuranta excelissä, kun käytät tilauksen mallin muodossa, tai vielä pahempaa kahtena tai kolmena kappaleena ostaa tilauskanta. Mitä enemmän ihmisiä on mukana ja mitä suurempi on jalostettavien tuottajaorganisaatioiden määrä, sitä enemmän ongelmia voi esiintyä. PO-järjestelmän tulisi kattaa perustarve seurata kaikki ostotapahtumat ja paljon muuta. Varmistetaan täydellinen kirjausketju, joka liittyy jokaiseen ostoon, samalla kun noudatetaan ostotilauksen parhaita käytäntöjä.,

kyky seurata ja helposti raportin kaikki tyyppisiä ostotilaukset, kuten huopa ostotilaukset, on pakko saada täysi näkyvyys viettää. Sen avulla myös valtiovarainministeriöt voivat virtaviivaistaa ostotilausten täsmäytys-ja maksumenettelyä. Näkyvyys koko prosessissa, mukaan lukien automaattinen avoimen oston tilausraportti, varmistaa ajan säästymisen eikä laskutuksessa jää mitään huomaamatta.

digitaalinen transformaatio on monille organisaatioille keskeinen tavoite ja hankintamuutos on keskeinen osa tätä suurempaa tavoitetta., Online PO-järjestelmä seuraa sähköisiä ostotilauksia koko prosessin ajan. Et tarvitse omistautunutta hankintaosastoa tunteaksesi digitoinnin hyödyt.

Miksi Tilaukset Ovat Tärkeitä yrityksellesi

On olemassa monia organisaatioita, jotka eivät käytä ostaa tilauksia, koska ne tuntuu, että paperityötä on vain tiesulku tai tarpeettomia askel prosessissa, koska heillä on vakaa yhteistyösuhteita toimittajien kanssa. Kun pienet yritykset ovat vielä käynnistysvaiheessa, niillä on yleensä melko orgaaninen ostoprosessi, joka on yksinkertainen ja yksinkertainen., Mutta kun yritys kasvaa, ja enemmän kädet ovat mukana alusta loppuun, prosessi muuttuu, kun suhteet toimittajien kanssa kasvaa ja kehittyy ajan myötä.

jossain vaiheessa yrityksen kasvu -, osto-vaatimukset monimutkaistuvat, kiireellinen, tai erityisiä, eli viestintä voi olla vaikeaa ja jättää runsaasti tilaa virhe, jos ostotilauksia ei käytetä, tai puuttuu tietty taso.

Jos ostaja saa tilauksensa ilman PO-numeroa viitteeksi, voi olla hankalaa selvittää, missä pyyntö meni pieleen., Ja siinä vaiheessa on todennäköistä, että sekä lasku että maksu lähetettiin-mikä monimutkaistaa Osapuolten välistä oikeudellista tilannetta.

ostotilaus toimii oikeudellisesti sitova asiakirja, jossa annetaan selkeät ohjeet toimittajalle ja kirjausketju, joka on saatavilla viittaus, kun asiat menevät pieleen.

miksi Ostotilausprosessi pitää automatisoida

Jos yrityksesi käyttää tällä hetkellä paperipohjaista järjestelmää, on todennäköistä, että luot liikaa dokumentteja., Monet yritykset käsittelee jopa seitsemän asiakirjat aikana ostamalla aikana, mukaan lukien-ehdotus, ostotilaukset, tarjoukset, tilausvahvistukset, tavarat sai toteaa, pakkausluetteloiden ja laskujen. Se on paljon seurata, ja kun ajatellaan, sinun täytyy seurata kaikki tämä jokaisesta ostosta, vedoten paperi tulee hieman ylivoimainen. Tarvitaan parempaa ostotilausten hallintaa.

hyvä kirjaaminen on välttämätöntä hankinnan ja hankinnan kannalta, mutta paperiset tietueet voivat helposti kadota, vaurioitua tai tuhoutua., On vaikeampaa löytää päällekkäisiä pyyntöjä ja ostoksia, laskuja ja puuttuvia liiketoimia, jotka maksavat yrityksellesi sekä aikaa että rahaa. Paperipohjaiset järjestelmät edellyttävät myös tehokasta arkistointijärjestelmää, jota päivitetään säännöllisesti. Tämä arkistointijärjestelmä vievät huomattavasti tilaa toimistossa, vain kasvaa ajan myötä, ja vievät työtunteja ja pitää käynnissä sujuvasti.

Automatisoimalla ostaa jotta prosessi ostotilauksen ohjelmisto, kuten PurchaseControl digitoi koko hankintaprosessin käyttämällä sähköisiä osto-ja muut asiakirjat., Kaikki tärkeät asiakirjat seurataan keskitetyssä järjestelmässä, jossa on kirjausketju, joka kertoo, kuka tekee mitä toimia dokumentissa. Plus, voit ladata muita asiakirjoja toimittajien ja ostotilausten, kuten työsopimus, täydentävät ehdot, ja maksu aikatauluja, seurata kaikki myyjän tiedot ja muut yksityiskohdat helposti.

osto jotta automaatio-kaikki on tallennettu yhteen järjestelmään, ostoreskontran osasto etuja, koska se on helpompi muuntaa tilauksia otetaan laskujen maksu, helpottaa maksujen käsittelyyn.,

Miten Integroida ostotilaukset osaksi Yrityksesi

Aloittaa arvioimalla, miten yrityksesi tällä hetkellä käsittelee osto-ja sitten mieti, kuinka haluat hallita sitä, mitä joukkue voi ostaa ja miten he prosessi koko ostoprosessin. Sen jälkeen voit luoda yrityksen tarpeisiin sopivan ostotilausjärjestelmän.

Ostoehdotukset ja ostotilaukset

Jos organisaatiosi ei ole tällä hetkellä käytössä ostotilaukset, on todennäköistä, että et hallita prosessin työntekijät seurata, kun he haluavat ostaa jotain., Vaihtamalla sähköinen hankintajärjestelmä, voit luoda virallisen ostoprosessi, että valvonta, joka on mahdollista ostaa, mitä ja kuinka paljon rahaa he voivat viettää ilman erillistä hyväksyntää. Ostotilauksissa, joiden arvo on suurempi, tehokas ostotilausohjaus olisi otettava käyttöön ostotilausten hyväksymisen työnkulkujen avulla, jotta varmistetaan, että oikeat ihmiset allekirjoittavat ennen sitoumuksen tekemistä. Viime kädessä, lisääntyneen valvonnan ja näkyvyyden yrityksen kulutustottumukset antaa sinulle mahdollisuuden tehdä data-driven päätöksiä paremman organisaation.,

Aloita käyttämällä pakkolunastuksia, joiden avulla tiimisi voi tehdä virallisen pyynnön materiaaleista tai asioista, joita heidän on tehtävä työnsä. Saatat jo tehdä tämän – yksinkertaisesti pyytää tiimiäsi lähettämään sähköpostia managerilleen pyynnön kanssa, jonka jälkeen johtaja tekee ostoksen.

sen sijaan, luomalla standardoidun ostotilauspyyntölomakkeen ja vaatimalla kaikkia työntekijöitä käyttämään sitä, varmistaa vastaanottaminen ei ole kenenkään ajan tuhlausta., Se on kaikki tiedot, joita ihmisten täytyy hyväksyä ehdotuksen ja automaattisesti liittää se vastaavaan ostotilaukseen, kun ostoehdotus on hyväksytty.

Budjetit

Kun henkilökunta alkaa käyttää standardoituja ostoehdotuksen, voit luoda budjetit perustuvat keskimääräinen kuukausittainen viettää ja seurata, mitä se on teidän joukkue on ostamassa. Näillä tiedoilla voit alkaa tarkastella tarvikkeiden käyttöä ja alkaa löytää säästömahdollisuuksia., Ihmiset nimettävä hyväksyjät ovat vastuussa säilyttää budjetin, ja jos ihmiset menevät yli budjetin, hyväksyjä ei voi hyväksyä mitään ostoehdotukset, jotka eivät ole ehdottoman välttämättömiä välittömät tarpeet.

paljousalennuksia

Kun henkilöstön jäsenet alkavat esittää ehdotus, hyväksyjät voivat helposti paikalla ostotottumuksia. Näin ne voivat lähettää irtotavaratilauksia ja pyytää volyymialennuksia, jos saatavilla., Kun pyyntöjä luodaan digitaalisesti, käsittelyaika lyhenee merkittävästi, sillä useimmin pyydetyt kohteet voidaan lisätä parhaan toimittajan luetteloon parhaan mahdollisen hinnan mukaan.

Siirtymässä Ostotilauksen varasto-ottoehdotuksen

Kun ostoehdotukset ovat standardi prosessi yrityksesi, voit siirtyä luoda ostotilaukset niiltä, pakkolunastuksia. Sinun täytyy ottaa yhteyttä tavarantoimittajiin, jotta he tietävät, että lähetät nyt virallisen ostotilauksen ennen maksun lähettämistä., Toimittajat eivät todennäköisesti valita tästä, koska sillä on merkittäviä etuja molemmille osapuolille.

Kun hyväksyjät ovat pyytää, että täytyy olla täyty, ostaja suorittaa tarvittavat ostotilaus-lomakkeen ja lähettää ne toimittajalle. Myyjä ilmoittaa sitten ostoon liittyvistä huolenaiheistaan tai ongelmistaan, jos niitä on. Jos ei, he lähettävät tilauksen ja laskun saatuaan maksun.

e-hankintojen järjestelmä, se on helppo muuntaa ostoehdotuksen tilauksen., Lunastusnumero on liitetty ostotilausnumeroon, joten voit seurata ostoa pyynnöstä vastaanottoon ja maksuun. Kun hyväksyjä merkitsee ehdotuksen hyväksytty, se voi automaattisesti muuntaa ostotilauksen toimittajan kanssa pyytäjä valittu.

pakkolunastusten ja ostotilausten integrointi voi kestää jonkin aikaa säätää ja standardoida. Mutta, näin lisää kykyäsi seurata kuluja ja poistaa hankintaan liittyviä ongelmia., Näkyvyyden yrityksen kulutustottumukset on kriittinen yllä yrityksen kasvua, ja tämä prosessi on yksi tavoista, joilla voit saavuttaa sen.