Kirjoittaminen Business Muistioita
– MITÄ ON LIIKETOIMINTAA MUISTIO?
liikemuistio on lyhyt asiakirja, jota käytetään tiedon välittämiseen organisaatiossa. Muistioille on ominaista lyhyt, suora ja helppo navigoida. Ne ovat vähemmän muodollisia kuin kirjaimet, mutta pitäisi säilyttää ammatillinen, ytimekäs tyyli. Usein liiketoimintamuistion tarkoitus on kaksijakoinen: ongelman tunnistaminen ja ratkaisun ehdottaminen. Muina aikoina muistiot voivat antaa tai pyytää asiatietoja.,
Business muistiot ovat suunniteltu mukautumaan kiireisiä lukijoita, jotka haluavat löytää tietoa he tarvitsevat muistio nopeasti ja helposti. Kirjallinen liiketoiminnan muistio, sinun pitäisi rakenne muistio mahtuu kolme erilaista lukijat:
- Ne, jotka lukevat vain tiivistelmä
- Niille, jotka lukaista koko muistio sen keskeisiä kohtia ja muutamia yksityiskohtia he ovat kiinnostuneita
- Niille, jotka lukea koko asiakirjan tiedot, jotka tukevat sen suuria vaatimuksia tai suosituksia
muista, että nämä lukijat voivat olla eri tarkoituksiin lukea muistio., Usein lukijoiden on tehtävä politiikka-ja toimintapäätöksiä suositusten perusteella. Toiset saattavat haluta saada erityisiä tietoja (todisteita), joita tarvitaan poliittisten ja toiminnallisten päätösten ymmärtämiseksi ja perustelemiseksi. Lukijat saattavat myös haluta aistia ammattitaitoasi ja arvostelukykyäsi.
muistiosi tarkoitusta ja kuulijakuntaa määritettäessä kysy itseltäsi: Kuka on tämän muistion aiottu vastaanottaja? Mitä haluan vastaanottajan tekevän muistion lukemisen jälkeen? Mitä tietoja vastaanottaja hakee muistiosta?, Tällaiset kysymykset auttavat ohjaamaan sisältöä, rakennetta ja tyylivalintoja.
miten kirjoitan tehokkaan LIIKETOIMINTAMUISTION?
kuten edellä todettiin, tehokas liiketoimintamuistio on lyhyt, suora ja helppo navigoida. Seuraavat viisi kirjoittamisen strategioita auttaa lukijoita navigoimaan liike muistioita helposti ja nopeasti:
- Hetkellä tärkein asia ensin. Tämä voi olla tärkein yksittäinen ohje muistioiden rakenteesta ja sisällöstä. Lukijoiden tulisi nopeasti ymmärtää muistion sisältö ja merkitys., Jos lukijoilla on kysymys tai ongelma, he haluavat tietää vastauksen tai ratkaisun heti—jos lukijat haluavat lisätietoa, he voivat jatkaa lukemista. Toisin sanoen, tukevat yksityiskohdat olisi noudatettava tärkein kohta tai johtopäätös, ei ennen sitä.
- ylläpitää ammattimaista, ytimekästä tyyliä. Kirjoitustyylin pitäisi sopia yleisöllesi: tässä tapauksessa yleisösi on esimiehesi, työtoverisi tai molemmat. Joten, tyylisi pitäisi olla ammattimainen, suoraviivainen, sydämellinen, ja helppo lukea. Tällaisen tyylin saavuttamiseksi käytä lyhyitä, aktiivisia lauseita., Vältä jargonia ja teennäistä kieltä. Säilytä positiivinen tai neutraali sävy; vältä kielteistä kieltä, jos mahdollista. Muistioiden helppolukuisuuden lisäksi myös ammattimainen kirjoitustyyli parantaa kirjailijan uskottavuutta.
- luo hyvin erityinen aiherivi, joka antaa lukijalle välittömän käsityksen muistion (tai viestin) aiheesta ja tarkoituksesta. Otsikkokenttään pitäisi suunnata lukija aiheeseen ja tarkoitukseen muistio ja tarjota kätevä viittaus arkistointi ja nopea katsaus., Oletetaan esimerkiksi, että kirjoitit pyytääksesi lupaa ja rahoitusta työmatkalle. Haluat välttää yleinen aihe-riville, kuten ”Kustantajan Yleissopimus” tai ”Matka AWP Konferenssi” hyväksi jotain erityistä, kuten ”Pyyntö rahastot: AWP-konferenssissa.”Viimeinen esimerkki kertoisi lukijalle aiheesta ja siitä, mitä häntä pyydettiin tekemään asialle.
- antaa yhteenvedon tai yleiskuvan pääkohdista, varsinkin jos Muistio on useampi kuin yksi sivu., Usein nimitystä tiivistelmä, ensimmäinen kohta pitkä muistio tai viesti palvelee näitä toimintoja:
- Esittelee tärkein pyyntö, suositukseen tai päätökseen
- Yhteenveto sitten esikatselun tärkeimmät tosiseikat, väitteet ja todisteet
- Ennusteet rakenne ja järjestys tiedot esitetään jäljempänä muistio
- Kuten aihe-rivi, tiivistelmä tarjoaa nopean katsauksen tarkoitus ja sisältö muistio. Lukija käyttää sitä ohjaamaan sekä nopeaa ensimmäistä käsittelyä että myöhempiä nopeita arvioita.,
- Käyttää muotoa ominaisuuksia, kuten otsikot, signaalin rakenne ja opastaa lukijoita tietoa he etsivät. Otsakkeissa on yhteenveto muistiosta, jonka avulla lukija voi nopeasti nähdä, mitkä ovat tärkeimmät aiheet tai kohdat ja mistä ne löytyvät muistiosta. Tee otsakkeet samansuuntaisiksi ja mahdollisimman täsmällisiksi. Muussa muodossa ominaisuuksia, että signaalin rakenne ja oppaan lukijat ovat lyhyitä kappaleita ja korttelin tekstiä, luettelot kuittaantuu painumia, numerot tai luettelomerkit tai antelias käyttää valkoista tilaa opas silmään.,
STANDARD MUISTIO MENOSSA
Vaikka muoto muistio voivat vaihdella organisaatiosta toiseen, standardi nimike koostuu sarjasta selvästi merkitty linjat, jotka sisältävät keskeisiä tietoja memo sisältö ja sen jakautuminen., Seuraavat ovat vakio-osat muistio otsikko:
Date: päivämäärä, jolloin muistio jaetaan
To: henkilö(t), joille se on ensisijaisesti osoitettu
(joskus työnimike)
cc: Nimi(t) joku muu, kuka saa kopioida,
(joskus työnimike)
From: Nimi, kirjailija, yleensä seuraa hänen/hänen
käsin nimikirjaimet (joskus työnimike)
Aihe: tai Re: Ytimekäs selvitys muistio aihe