tiedoston hallinta on prosessi, käsitellä asiakirjoja siten, että tietoa voidaan luoda, jakaa, järjestää ja säilyttää tehokkaasti ja asianmukaisesti. Näin ollen asiakirjojen hallintajärjestelmän luominen on ratkaisevan tärkeää yrityksille.
monille yrityksille, keskittyä dokumenttien hallinta-järjestelmä on organisaation ja asiakirjojen säilytys. He haluavat pystyä tallentamaan asiakirjoja järjestelmällisellä ja turvallisella tavalla, jonka avulla dokumentteja löytyy edelleen helposti., Tämä artikkeli näyttää, miten luoda asiakirjahallintajärjestelmä, joka tekee juuri näin.
Haaste: Sekoitus Uutta ja Vanhaa
Jos olet tyyppi ”document management system” osaksi hakukoneen, saat pitkiä document management ”ratkaisuja”, monet featuring ohjelmistoja tai sovelluksia jotka mainostavat edut, joilla on paperiton toimisto.
dokumenttien hallintaohjelmisto tai sovellukset on kuitenkin suunniteltu parantamaan yrityksesi sähköisten tiedostojen käsittelyä., Ongelmana on, että monet pienet yritykset joutuvat käsittelemään sekoitus vanhanaikainen tiedot paperi-ja sähköisiä tiedostoja—ja, joissakin tapauksissa, osa kirjan tiedoista on paljon suurempi.
Yksi ratkaisu ongelmaan sekoittaa tiedot ympäristö olisi käyttää document imaging-järjestelmä muuntaa kaikki yrityksesi asiakirjoja sähköisessä muodossa. Mutta tämä on liian kallista ja aikaa vievää monille pienyrityksille.,
hyvä uutinen on, että voit laittaa perusasiat dokumenttien hallinnan järjestelmä ilman, että ostat mitään erityisiä ohjelmistoja tai menossa läpi tukku document imaging. Järjestelmän ei tarvitse olla monimutkainen, vaan sen suunnitteluun ja toteuttamiseen pitää vain panostaa jonkin aikaa.,
3 Askelta Document Management System
Asettaminen asiakirjojen hallintajärjestelmä sisältää kolme vaihetta:
- Luo asiakirja, hallinta-suunnitelma
- Toteuttaa asiakirjojen hallinnan suunnitelma
- Seuraa kautta
ensimmäinen askel on kaikkein yksityiskohtainen, joten katsotaanpa tutkia sitä edelleen.
Luo Asiakirja hoitosuunnitelma
ensimmäinen vaihe käsittää vastaamalla näihin neljään kysymykseen:
1. Mitkä ovat säännöt asiakirjojen laatimiseksi?,
Laskut, maksu muistutus kirjeitä, myynti esitteet, sähköposti, taseet, taulukkolaskenta, raportit—kaikki yritykset luoda erilaisia asiakirjoja aikana tekee ja pitää kirjaa liiketoiminnan. Ja pitää asiat järjestetty, kaikki yritykset täytyy luoda sääntöjä luoda asiakirjoja.
- Ovat siellä talon malleja joitakin standardin liiketoiminta-asiakirjat, kuten kirjeet ja laskut, ja missä ne sijaitsevat?
- onko talon sisäistä tyyliopasta, jota pitää noudattaa?
- pitäisikö uudet asiakirjat päivätä tai aikaleimata?,
- mitä menettelyjä olisi noudatettava asiakirjojen jakamiseksi tai tarkistamiseksi?
joillekin pienille yrityksille, ainoa asia, että asiat on, jos malleja eri liiketoiminta-dokumentit sijaitsevat ja miten niitä käytetään. Mutta jos asiakirjan luomiseen onglemista liiketoimintaan liittyy eri ihmisten yhteistyötä, tarkistaa tai päivittää asiakirjoja, sinun täytyy viettää aikaa päättää, miten nämä asiat pitäisi tehdä, jotta tehokkuus ja johdonmukaisuus.
2. Miten säilytämme asiakirjoja?,
On olemassa kustannuksia, jotka liittyvät varastointi—joista suurin, useimpien pienyritysten, on luultavasti kustannukset aikaa hukkaan, kun ihmiset etsivät asiakirjoja. Kysymys kuuluu: miten asiakirjat arkistoidaan? Asiakirjojen arkistoinnissa keskeistä on hyvien tiedostonhallintakäytäntöjen noudattaminen. Selkeä, helposti seurattava järjestelmä on välttämätön.
sinun on myös tiedettävä, miten arkistoit asiakirjat. Miten käsittelet tiedostoja, jotka ovat vanhentuneita tai jotka ovat vain valmiita siirrettäväksi asiakirjan hallintajärjestelmässä taka-asemaan?,
Lähellä kunkin vuoden alussa, esimerkiksi, sinun pitäisi mennä läpi erilaisia työhön liittyviä tiedostoja tietokoneeseen, kitkeminen pois ne, jotka eivät ole enää käytössä, ja luoda uusia kansioita merkitty vuosi ja aihe, siirtää tiedostoja tarvittaessa. Voit tehdä saman paperin tiedostoja; se ei ole vaikea poistaa vanhat asiakirjat-kansioon ja luo uusi ”Vanha” otsikossa. Jotkut ohjelmistot tarjoavat automaattisia arkistointivaihtoehtoja.
3. Miten asiakirjojen hakemista voidaan yksinkertaistaa?,
Tämä kysymys on sydämen asiakirjojen hallintajärjestelmä. Vuonna kyselyssä Leger Markkinointi Xerox Kanada, Kanadan pienten ja keskisuurten yritysten omistajat ja johtajat keskimäärin sanoi, että se maksaa $2,152 vuoden hallita ja tallentaa asiakirjoja ja noin tunnin päivässä etsiä nämä asiakirjat.
jälleen kerran hyvät arkistointikäytännöt voivat mennä pitkälle ongelman ratkaisemiseksi. Jos teet asioita, kuten johdonmukaisesti noudattaa tiukkoja nimeämiskäytäntöjä, esimerkiksi asiakirjoja on paljon helpompi löytää.,
Ja olet ainoa omistaja tai yrityksen omistaja työntekijöiden kanssa, sinun pitäisi luoda tiedoston sijainnit-luettelossa, joka muistuttaa käyttäjää, jos tietyn tyyppisiä tiedostoja mennä ja mistä löytää niitä. Muista myös, onko tai ei tiedosto tietokoneeseen, talon server, cloud, tai jätetty fyysinen sijainti, kuten arkistokaappi. Oletetaan esimerkiksi, että käytät kuvia, videoita tai jopa paperisia kuvia yrityksesi., Merkintä tiedostosi paikoissa lista voisi olla:
- Digitaaliset kuvat/video: tietokoneen (tai palvelimen)—asema E:/photos-file sopiva aihe kansio
Paperi valokuvat: arkistokaappi, 3—Valokuvat—alfa aiheen mukaan
Jaettu verkko tai pilvi asemat pitäisi olla merkitty mukaan sisältö, kuin olisi arkistokaappi laatikot.
4. Miten voimme tehdä ja pitää asiakirjamme turvassa?
asiakirjojen turvallisuuden ensimmäinen puolustuslinja on liiketilojen fyysinen turvaaminen itse., Kaikkiin yrityksiin, jopa kotipohjaisiin, on asennettava turvajärjestelmät.
Yritykset voivat myös tarvetta tai halua investoida muita turvalaitteita, kuten ikkuna baareja, turvakamerat, tai partio palveluja. Voit viettää koko ajan haluat luoda salasanoja ja salauksen tiedostoja yrittää suojata sähköisiä tiedostoja, mutta se ei ole väliä paljon, jos joku voi vain marssia sisään ja varastaa tietokoneen.,meidän (ja lounaalla, jos kukaan ei luotettava on läsnä)
Toteuttaa ja Seurata Läpi
Kun olet luonut asiakirjan hallinnan suunnitelma vastaamalla yllä oleviin kysymyksiin, olet valmis toteuttamaan sitä., Varmista, että kaikki koko henkilökunta tietää yksityiskohtia yrityksesi asiakirjojen hallintajärjestelmä ja että kaikki seuraavat asianmukaisia menettelyjä luotaessa, tallentamiseen ja hakemiseen asiakirjoja.
Sinun on myös olla varma, että jokainen, joka käyttää ja käyttää asiakirjoja organisaation sisällä seuraa läpi johdonmukaisesti nimeäminen ja tallentaminen asiakirjoja asianmukaisesti. Pistetarkastus säännöllisesti, jotta voidaan testata, löydetäänkö tiettyjä tiedostoja helposti, ja varoa vikaantumista. Satunnainenkin huolimattomuus voi heittää koko järjestelmän menemään.,
Voit määrittää asiakirjojen hallintajärjestelmä päivässä, mutta toteuttaa sitä johdonmukaisesti koko ajan on avain sen menestykseen. Palkkiot ovat valtavia-säästät tonnia aikaa ja saat mielenrauhan.,