hyvän kokouspöytäkirjan ottaminen hallituksen kokouksessa on tärkeä ja toteuttava tehtävä. Hallituksen kokousten pöytäkirjat ovat enemmän kuin yleinen laskentatoimi hallituksen keskustelut; ne toimivat virallisen ja laillisen kirjaa kokouksessa Hallitus. Minuuttia käytetään eri tavoilla, kuten seuraamalla edistymistä, yksityiskohtaisesti tulevaisuuden suunnitelmia, ja toimii vertailukohtana. Kokouspöytäkirjassanne olisi otettava huomioon muun muassa esitykset, äänestykset ja pidättäytyminen äänestämästä.,
Ottaen Minuutin Hallituksen Kokous – Askel askeleelta
oman rooli sihteerinä, voit pohjimmiltaan on neljä vaihetta mukana tallennus tehokas minuuttia kokouksesta. Sinun täytyy viettää hieman aikaa suunnittelemalla ennen kokousta, tehdä muistiinpanoja kokouksen aikana ja kirjoittaa virallinen raportti kokouksen jälkeen. Vastaat myös jokaisen kokouksen pöytäkirjan arkistoinnista ja jakamisesta.,
Vaihe 1: Valmistelu Hallituksen Kokouksessa
learning miten ottaa kokouksen pöytäkirja kokouksesta, se on tärkeää huomata, että jokainen organisaatio kirjaa heidän minuuttia hieman eri tavalla. Keskustele hallituksen puheenjohtajan kanssa mahdollisista nykyisistä tai odotetuista formaateista, joita sinun odotetaan käyttävän. Arvostelu viimeisen kokouksen pöytäkirja käyttää mallina. Pyydä hallituksen puheenjohtajalta jäljennös kokouksen esityslistasta, mukaan lukien kaikkien osallistujien nimet, mukaan lukien vieraat tai puhujat.,
Vaihe 2: Kun Kirjaa Hallituksen Kokouksessa
Jos organisaatiosi edellyttää voit kirjoittaa muistiinpanoja kokouksessa, voit joko kirjoittaa ne pois tai kirjoittaa longhand. Käyttämällä vahva kokous minuuttia malli voi auttaa säilyttämään enemmän jäsennelty minuuttia. Kaksi tärkeintä asiaa, jotka on hyvä tietää, kun ymmärtää, miten hallituksen kokouksessa kestää minuuttia, on se, mitä tietoa tallentaa ja miten se esitetään.,eeting minuuttia
Miten voit yksityiskohtaisesti keskustelujen aikana hallituksen kokous on yhtä tärkeää kuin varmistaa sisällyttää kaikki tiedot luoteja yllä., Kirjoita kunkin esityslistan kohdan osalta lyhyt selvitys kustakin hallituksen toteuttamista toimista sekä lyhyt selvitys niiden päätöksen perusteista. Jos perusteluja on paljon, Kirjoita ytimekäs yhteenveto tärkeimmistä argumenteista.
tallentaa keskusteluja objektiivisesti, välttäen tulehduksia ja henkilökohtaisia havaintoja. Hyvä tapa tähän on välttää adjektiiveja ja adverbeja aina kun mahdollista. Tarkista kielellä olla varma, että se on selkeä, yksiselitteinen ja täydellinen.
kuten aiemmin todettiin, pöytäkirja on virallinen ja laillinen pöytäkirja hallituksen kokouksesta., Lakialalla kokouspöytäkirjojen oletetaan olevan oikeita, ja niitä voidaan käyttää oikeudellisena todisteena kertomistaan tosiasioista. Asiakirja hallituksen keskusteluja tarkasti teot ja aikomukset hallitus. Lautakunnilla on oikeudellinen vastuu, joten pidä tiedot perus-ja kieli yksinkertaisena, jotta vältetään kaikki oikeudelliset komplikaatiot, jotka asettavat organisaation epäedulliseen asemaan kaikissa oikeudenkäynneissä. Käytä nimiä vain tallennettaessa liikkeitä ja sekunteja.,
kokouksen Jälkeen, haluat kirjoittaa muodollisen ennätys, kun kaikki on vielä tuoreena mielessä, joten valmistaudu ennätys heti kokouksen jälkeen kuin mahdollista.
Lataa full Kokouksen Pöytäkirja Kit!
Vaihe 3: Kirjoittaa Virallinen pöytäkirja Hallituksen Kokouksen Pöytäkirja
uudelleen esityslistan saada koko laajuus kokouksessa. Lisää selventäviä huomautuksia. Tarkistetaan toimia, esityksiä, äänestyksiä ja päätöksiä selkeyden vuoksi., Muokkaa kirjaa niin, että pöytäkirja on ytimekäs, selkeä ja helppo lukea.
Se on parempi liittää kokouksen monisteet ja asiakirjat, jotka mainitaan kokouksessa lopulliseen kopioida, pikemminkin kuin yhteenveto sisältö minuuttia.
Vaihe 4: Allekirjoitus, Arkistointi, ja Jakaminen Minuuttia
Kun kokouksen pöytäkirja on kokonaisuudessaan kirjoitettu, olet vastuussa siitä, että tekee niistä virallisen ottaa hallituksen sihteeri allekirjoittaa ne. Järjestönne voi myös vaatia presidentin allekirjoituksen.,
osana sitä, että osaa ottaa minuutteja hallituksen kokoukseen, kannattaa aina noudattaa organisaation sääntöjä ja protokollia pöytäkirjojen tallentamiseksi. Varmuuskopiot kannattaa hankkia joko painettuna, kovalevynä tai (parhaassa tapauksessa) lautaportaalina.
sihteerillä on myös vastuu pöytäkirjan jakamisesta. Varmista, että presidentti on hyväksynyt pöytäkirjan ennen jakamista painettuna tai verkossa.,
- Vika dokumentoida päätösvaltainen
- Epäselvä kuvaus hallituksen toimet
- Myös tietoa, joka voisi vahingoittaa hallituksen oikeudellisessa mielessä
- Pitkiä viivästyksiä minuuttia sen jälkeen kun kokous
- hyväksymisen viivästyminen minuuttia aiemmista kokouksista-puuttuu virheitä
- Ei-tiedosto ja hallita asiakirjoja
- Ei saada asiakirjoja allekirjoittanut, joten ne toimivat virallisen ja laillisen ennätys
Aina olla tietoinen siitä, että tarkoitus kun kokouksen pöytäkirja on pohtia todelliset aikeet hallituksen ja että ne ovat virallinen ja oikeudellinen ennätys., Koska leveys yksityiskohtia ja monimutkaisuus prosessiin liittyvät asianmukaiset asiakirjat ja kokouspöytäkirjat, opetella ottamaan minuuttia kokouksesta monet järjestöt toteavat, että käyttämällä työkalua, kuten hallituksen portaali ohjelmisto, auttaa tehdä tätä työtä helpompaa ja tehokkaampaa, ja lopulta nostaa organisaation suorituskykyä. Niin vakava kuin työ onkin, minuuttien ottaminen ja valmistaminen on antoisa ja rakentava kokemus.