Luettelot ovat tärkeitä. Ne auttavat meitä priorisoimaan—ja muistamaan suorittaa-tärkeitä tehtäviä.
Oletko koskaan käynyt ruokakaupassa nimenomaan yhden asian vuoksi, sitten lähtenyt kärry täynnä kaikkea muuta kuin? Jos jätät ruokalistasi kotiin, olet erehtymättömän ihmismuistimme armoilla.
projektipäällikkönä sinun on luotava säännöllisesti projektin tilanneraportteja sidosryhmien päivittämiseksi projektin etenemisestä., Ja aivan kuten ruokakaupassa, vaikka kuinka tekisit projektin tilanneraportin, on mahdollista, että unohdat jotain, jos sinulla ei ole listaa.
varmistetaan, että viikoittain tilan päivitykset sisältävät olennaista tietoa sidosryhmät tarvitsevat, olemme luoneet yksinkertaisen tarkistuslista voit käyttää status report template:
Lataa Tarkistuslista
Me tarkastelemme jokainen kohta tarkemmin ja selittää, mitä tietoja sinun pitäisi sisällyttää ja miten sinun pitäisi rakenne raportin., Selvitämme myös, miten projektin seurantaohjelmisto voi auttaa sinua luomaan projektin tilanneraportteja.
Executive-yleistä
miksi? Sidosryhmäsi eivät luultavasti lue koko juttua. Näin sidosryhmät, jotka lukevat toimeenpanevan katsauksen ja skim loput, saavat yhteenvedon tärkeimmistä tiedoista.
projektin tilanneraportin ensimmäinen osa on toimeenpaneva katsaus., Sen tulisi sisältää korkean tason yleiskatsaus hankkeen tilasta jaoteltuna kolmeen osaan:
1. Projektitunnisteet.
- Projektin nimi
- Projektin TUNNUS/koodi
- Nimi projektipäällikkö
- Päivämäärä mietintö
Se voi tuntua selvää, viite hankkeen nimi ja muita kohteita, mutta ilman niitä teidän lista, ne voivat olla helppo unohtaa. Tilaraporttipäivää lukuun ottamatta hanketunnisteet pysyvät samana viikosta toiseen.
statusraportin päivämäärä on erittäin tärkeä: tämä auttaa luomaan tarkan projektin aikajanan.,
2. Yhteenveto edistymisestä. Tähän osioon olisi sisällyttävä hankkeiden kokonaistavoitteiden ja niiden edistymisen korkean tason tarkastelu. Onko hanke raiteillaan, takana vai etuajassa? Onko se ohi vai alle budjetin? Edistymistä yhteenveto pitäisi korosta kaikki kohteet, jotka tarvitsevat sidosryhmien huomio—vaikka nämä kohteet ovat myös käsitellään myöhemmässä osassa raporttia.
3. Kokonaisprojekti terveys ja prosentti valmis., Tässä kohdassa olisi ilmoitettava terveydelle (tai projekti-tila) eri hankkeen kohteet:
Projektin terveyttä voidaan kuvata visuaalisesti sijaan narratiivisessa muodossa, käyttäen ennalta väri koodi edustaa tilan kunkin kohteen (kuten yllä). Esimerkiksi:
- Vihreä tarkoittaa, että tuote on radalla.
- Keltainen tarkoittaa, että se on pulassa.
- Red tarkoittaa, että se vaatii välitöntä huomiota (ja todennäköisesti sidosryhmien väliintuloa).,
suosittelemme asettaa määrällinen toimenpide värikoodatut tilat parhaiten esittää tarkkoja tietoja. Ilman tätä, yksi sidosryhmä voisi väärin keltainen tila joko liioittelet tai alle-reagoida ja siten asetus projekti takaisin entisestään.
Aseta keltainen budjetin edustaa, että hanke on hyväksytty jakautuminen välillä 5-15 prosenttia., Jos budjettiennuste on yli 15 prosentin ylitys, tilanne olisi punainen.
– Prosenttisesti valmis merkitään todellinen prosenttiosuus osoittaa koko hankkeen valmistumisen taso (esim., 50 prosenttia hankkeeseen, joka on puoliksi tehty).
miten projektin seurantaohjelmisto voi auttaa: Dashboards tarjoaa livenäytön tiimin suorituskyvystä ja yleisestä edistymisestä. Nämä työkalut automaattisesti kaapata tietoja ja järjestää sen yhdessä paikassa, mikä säästää johtajien aikaa ja vaivaa., Cloud-pohjainen projekti seurantajärjestelmät, mittaristot päivittää reaaliajassa edistymistä on tehty—eli käyttäjillä on aina uusimmat tiedot.
Tämän hankkeen yleiskuvaus-näyttö sisältää useita kohteita, jotka olisi sisällytettävä teidän tiivistelmä: värillinen kuvakkeet edustavat tilan tärkeitä kohteita, nimi aktiivinen projektipäällikkö ja hankkeen prosenttia täydellinen.,
Ihannetapauksessa tämä tiivistelmä tulee lähettää sidosryhmien ylimmän johdon ja projektiryhmän viikoittain. Lisätietoja siitä, mitä sisällyttää viikoittain project status report, tarkista seuraavat opetusohjelma:
Välitavoitteet ja suoritteet
kuva on tuhannen sanan arvoinen, joten käytä visioita aina kun mahdollista., Voit käyttää värejä edustamaan statusta tai sisällyttää prosentin täydellisen kaavion, Gantt-kaavion tai taulukon, joka osoittaa edistymistä välitavoitteita ja tuloksia vastaan.
toisen jakson raportin pitäisi yksityiskohtaisesti edistymistä kohti merkittäviä virstanpylväitä ja tulokset (havaitut projektin suunnittelu).
Virstanpylväät ovat usein sidottu loppuun asiakkaan tavoite sekä mid-hankkeen laskutus ja laskutus—niin, se on tärkeää, että sidosryhmät tietää, onko joukkueet ovat raiteilleen täyttämään ne.,
Mieluummin kuin kirjoittaa pois nämä tiedot kerronnan muoto, näyttää joukkueen edistymistä yksinkertainen taulukko (katso kuvakaappaus alla). Varmasti ovat:
- Projektin virstanpylväs prosenttia on valmis: Kuinka paljon edistystä on tapahtunut yksittäiset tehtävät vievät virstanpylväs? Hahmotellaan, mitkä tehtävät on suoritettu ja mitkä ovat vielä suorittamatta.
- Suunniteltu aloitus/lopetus: Nämä ovat alustavia päivämääriä asetettu aikana hankkeen suunnittelu työtä johtaa, ja myös, tämä virstanpylväs.,
- varsinainen aloitus / viimeistely: Tämä on todellinen merkkipaalun aloituspäivä ja päättymispäivä (jos vielä käynnissä, merkitään ”Päättymispäivä” TBD: ksi).
miten projektinseurantaohjelmisto voi auttaa: Gantt-kartat ovat keskeisiä projektisuunnittelun työkaluja, jotka kaksinkertaistuvat projektinseurantatyökaluina. Gantt-kaavioiden avulla voit visualisoida projektin aikataulun, määrittää projektin vaiheet ja korostaa keskeisiä välitavoitteita-seurata tiimin suorituskykyä ja edistymistä niiden saavuttamisessa. Joillakin järjestelmillä on lisäetu siitä, että käyttäjät voivat porautua tehtävätietoihin itse kaaviosta.,
tehtävän tiedot yllä ovat ”prosenttisesti valmis” – kuvaketta, nimeä tiimin jäsen on vastuussa täyttämällä tehtävä, ja päivämäärät ympäröivän tehtävä kick-off ja loppuun. Kyky porata tähän tietoon voi olla erittäin hyödyllinen luotaessa projektin tilaraportteja.
Kysymys, riskien ja muutoksen hallinta
käytä samaa project status report-formaattia viikosta toiseen, koska tämä mahdollistaa helpommat ristikertomusvertailut. Käyttää johdonmukaisesti muoto on tärkeää oman raportin kokonaisuudessaan, mutta erityisesti tässä osassa—sen avulla sidosryhmät voivat nähdä, yhdellä silmäyksellä, kaikki uusia kysymyksiä ja riskejä, ja nopeasti paikalla, mitä on muuttunut siitä, tunnetut ongelmat ja riskit.
raporttisi kolmannessa osassa olisi päivitettävä kaikki tiedossa olevat kysymykset, riskit tai muutospyynnöt, jotka on yksilöity edellisellä viikolla, ja tuotava esiin kaikki uudet.,
varhainen riskien havaitseminen ja hallinta on välttämätöntä hankkeen onnistumisen kannalta. Tämä tilaraporttisi osa on kuultava. Sen on katettava kaikki riskinhallintatoimet, mukaan lukien:
- avoimet kysymykset: kiinnitettävä huomiota uusiin hankkeisiin edellisen raportin jälkeen. Lisäksi, antaa tilannepäivityksen kaikista aiemmin yksilöidyistä kysymyksistä ja niiden hallinnointistrategioista.
- Avaa riskit: Tunnusta mitään uusia riskejä, joita on tapahtunut sitten viime raportin ja esittää hoitosuunnitelman(s) käsitellä niitä., Lisäksi on toimitettava päivitys riskinhallintasuunnitelmasta, jota käytetään olemassa olevien riskien käsittelyyn.
- Avaa muutospyynnöt: Korosta kaikki avoimet muutospyynnöt ja seuraavaksi, että on sidosryhmien huomiota—esimerkiksi, pidentää aikataulua tai budjettia, koska kasvu projektin vaatimukset.
miten projektin seurantaohjelmisto voi auttaa: sekä raportit että kojelaudat voivat olla avuksi täällä. Raporteissa esitetään staattinen katsaus keskeisiin mittareihin, kuten hankkeen sijoituspalveluyritykseen, resurssien hyödyntämiseen ja saatavuuteen sekä avoimiin kysymyksiin/riskeihin., Dashboards voidaan konfiguroida saman tiedon elävällä näytöllä—itse asiassa käyttäjillä on usein mahdollisuus luoda projektin tilaraportti kojelaudasta viemällä sitä tai jakamalla se muille käyttäjille.
project manager dashboard edellä on räätälöity näyttämään riskejä siirronsaajalle, ja näyttää nykyisen avoimia kysymyksiä ja muutos pyyntöjä., Tästä ruudusta käyttäjät voivat viedä tai jakaa hankkeen tilanneraportin suoraan sidosryhmille (hankkeen tilanneraportin liitteenä).
Joukkue edistystä
Projektin vaatimukset ja sidosryhmien mieltymykset vaihtelevat, mutta paras sääntö luoda oman viikoittainen tila-raportti on Pitää Se Lyhyt ja Yksinkertainen (K. I. S. S.). Älä unohda, että tämä projektin tilanneraportti on tilannekuva: ole selkeä ja ytimekäs, ei liian yksityiskohtainen.,
neljäs ja viimeinen osio raportin, pitäisi mitata joukkue tuottavuutta, vertaamalla todellista edistystä viime viikolla, mikä oli arvioitu edellisessä tila-raportti.
kehuu joukkueita merkittävistä saavutuksista ja kiinnittää huomiota keskeneräisiin tehtäviin. Hyvä tapa rakenne tässä osiossa on lista:
- Tehtävien määrä viime viikolla: Sisältää kaikki tehtävät teidän joukkue arvioitu, että he voisivat suorittaa.
- viime viikolla suoritetut tehtävät: Luettele kaikki tiimisi tosiasiallisesti suorittamat tehtävät.,
- ensi viikolle suunnitellut tehtävät: kaikkien viime viikolla kesken jääneiden tehtävien pitäisi olla tämän listan kärjessä. Sen jälkeen listataan seuraavalle viikolle suunnitellut tehtävät.
miten projektin seurantaohjelmisto voi auttaa: suosikkimme tähän osioon on räätälöity tilanneraportti. Käyttämällä projektin seuranta ohjelmisto, voit lähettää viikoittain pyytää tiimin jäseniä esittämään tilan yhteenveto keskeisistä saavutuksista ja tulevista tehtävistä ensi viikolla, ja järjestelmä automaattisesti kerätä tietoja raportin muodossa.,
Voit sitten tiivistää tämä tieto sidosryhmille ja upottaa sen projektin tilanneraportti. Vaihtoehtoisesti voit valita myös enemmän yksityiskohtainen yhteenveto kuten täydentävä liite—mitä sidosryhmät haluavat.
hankejohtajien seuraavat vaiheet
Tilanneraportit ovat kriittinen osa sidosryhmien johtamisstrategiaasi. Tarkistuslista olemme mukana tässä voi olla hyvä hyppäämällä pisteen, kun kehität omia viestintä-strategia.,
Tässä muutamia keskeisiä noutoruokapaikkoja muistaa, kun ilmoittaa sidosryhmille:
- Älä haudata johtoon. Lukutottumukset ja silmäseurantatutkimukset viittaavat siihen, että ihmiset keskittyvät eniten tilanneraportin yläosaan ja skimmaavat loput. Laita tärkeimmät tiedot tiivistelmääsi äläkä jätä yllätyksiä lopussa.
- Kuva on tuhannen sanan arvoinen. Käytä kaavioita, taulukoita, värejä ja tietojen visualisointi työkaluja auttaa hajottaa pitkiä kertomuksia.
- Johdonmukaisuus, johdonmukaisuus, johdonmukaisuus., Valitse joukko mittareita, joilla mitataan edistymistä ja määritellään aloitteiden onnistuminen tai epäonnistuminen, ja sitten kiinni niistä. Raportoinnin johdonmukaisuus mahdollistaa helpommat ja tarkemmat vertailut eri raporttien välillä.
- K. I. S. S.-raportit ovat tilannekuva, joten pidä tilapäivitykset lyhyinä ja yksinkertaisina. Tule valmis lisätietoja jos sidosryhmäsi pyytää sinua laajentamaan jotain, mutta älä haudata niitä liikaa tietoa.
Lopuksi, hankkeen seuranta työkaluja, joihin viitataan tässä artikkelissa voi olla valtava voimavara, kun luot raportteja., Jos olet kiinnostunut oppimaan lisää näistä tyyppisiä työkaluja, soita projektin hallinnan ohjelmistoja, asiantuntijat vapaa kuuleminen (855) 998-8505.