az ábrán látható módon az Általános napló lényegében egy jegyzetfüzet, amely a részletes számviteli tranzakciók oldalát tartalmazza. Ezzel szemben a Főkönyv lényegében egy másik notebook, amely tartalmaz egy oldalt minden egyes fiókhoz, amelyet egy vállalat használ., Példaként, a főkönyvi számlák Xao magában a Pénzt, aztán a Követelések oldalak az alábbi képen látható:
Xao ügyletek használni az alábbi beszámoló:
- Készpénz
- Számlák Fizetendő
- Szolgáltatási Bevételek
- Követelések
- Jegyzetek lehetőséget Fizetendő
- Hirdetési Költség
- a Földet
- Tőke Állomány
- a Rezsi Költség
Ezért Xao általános főkönyv tartozik egy külön oldal, mindegyik kilenc számlák.,
kiküldetés
ezután fontolja meg, hogy az egyes fiókok részleteit hogyan lehet meghatározni a kiküldetésnek nevezett folyamaton keresztül. A “post” azt jelenti, hogy a naplóban felsorolt bejegyzéseket a megfelelő főkönyvi fiókokba másolja. Más szóval, a naplóban lévő terhelések és jóváírások felhalmozódnak (“átvitt”/” rendezve”) az egyes főkönyvi oldalak megfelelő terhelési és hiteloszlopaiba. Az alábbi ábra a kiküldetés folyamatát mutatja. Nyilak húzódnak az első naplóbejegyzés kiküldetés., Hasonló folyamat történne minden más tranzakció esetében a kapott főkönyvi oldalak előállításához.
az alábbi főkönyvi fiókok áttekintésekor vegye figyelembe, hogy a “Leírás” oszlop kereszthivatkozást tartalmaz arra a naplóoldalra, amelyben a tranzakciót eredetileg rögzítették. Ez csökkenti a főkönyvben rögzítendő részletes információk mennyiségét, valamint ellenőrzési nyomvonalat biztosít a naplóban szereplő eredeti tranzakcióhoz. A naplóban található ellenőrző jelek azt mutatják, hogy egy adott tranzakciót közzétettek a főkönyvbe., E jelek nélkül (kézi rendszerben) nagyon könnyű lenne elmulasztani egy tranzakció közzétételét, vagy akár ugyanazt a tranzakciót kétszer is elküldeni.