listák fontosak. Segítenek fontossági sorrendbe állítani—és emlékezni a fontos feladatok elvégzésére.
előfordult már, hogy kifejezetten egy dologért mentél az élelmiszerboltba, majd egy mindent tartalmazó kosárral maradtál, de? Ha otthon hagyod a bevásárlólistát, az emberi emlékeink kegyelme lesz.
projektmenedzserként rendszeres projektállapot-jelentéseket kell készítenie az érdekelt felek frissítéséhez a projekt előrehaladásáról., Csakúgy, mint az élelmiszerboltban, függetlenül attól, hogy milyen gyakran készít egy projekt állapotjelentést, esély van arra, hogy elfelejtesz valamit, ha nincs listád.
annak érdekében, Hogy a heti státusz frissítéseket tartalmaz alapvető információkat az érintettek kell, létrehoztunk egy egyszerű lista segítségével, mint egy állapot jelentés sablon:
Letöltés Lista
megnézzük egyes szakaszok részletesen elmagyarázni, hogy milyen információkat kell tartalmaznia, valamint azt sem, hogyan kell felépíteni a jelentés., Azt is megvizsgáljuk, hogy a projektkövető szoftver hogyan segíthet a projekt állapotjelentéseinek létrehozásában.
Executive overview
miért? Mert az érintettek valószínűleg nem fogják elolvasni az egészet. Így azok az érdekeltek, akik olvassák a vezetői áttekintést, és lefaragják a többit, összefoglalják a legfontosabb információkat.
a projekt állapotjelentésének első szakasza a végrehajtó áttekintés., Tartalmaznia kell a projekt állapotának magas szintű áttekintését, három részre bontva:
1. Projekt azonosítók.
- Projekt neve
- Projektazonosító / kód
- projektmenedzser neve
- jelentés dátuma
nyilvánvalónak tűnhet a projekt neve és más elemek hivatkozása, de anélkül, hogy a listán lennének, könnyen figyelmen kívül hagyhatók. Az állapotjelentés dátuma kivételével a projektazonosítók hetente maradnak.
az állapotjelentés dátumának beillesztése nagyon fontos: ez segít a pontos projekt idővonalának létrehozásában.,
2. Haladás összefoglaló. Ennek a szakasznak tartalmaznia kell az átfogó projektcélok magas szintű felülvizsgálatát és az eddig elért eredményeket. A projekt a pályán, mögött, vagy a menetrend előtt? A költségvetés felett vagy alatt van? Az előrehaladási összefoglalónak ki kell emelnie minden olyan elemet, amelyre az érdekelt feleknek figyelmet kell fordítaniuk—még akkor is, ha ezeket a tételeket a helyzetjelentés egy későbbi szakaszában is megvitatják.
3. Teljes projekt Egészség és százalék teljes., Ennek a szakasznak meg kell jelölnie a különböző projektelemek egészségét (vagy projekt állapotát):
a projekt egészségét vizuálisan, nem pedig narratív formában lehet ábrázolni, egy előre meghatározott színkóddal, hogy képviselje az egyes elemek állapotát (a fentiek szerint). Például:
- Zöld azt jelenti, hogy az elem a pályán van.
- sárga azt jelenti, hogy bajban van.
- a piros azt jelenti, hogy azonnali figyelmet igényel (és valószínűleg az érdekelt felek beavatkozását).,
javasoljuk, hogy hozzon létre egy mennyiségi intézkedést a színkódolt állapotokra a pontos információk legjobb bemutatása érdekében. E nélkül az egyik érdekelt fél félreértheti a sárga státuszt, ha túlreagálja vagy alulreagálja, így a projektet még tovább állítja.
állítsa be a sárga színt a költségvetéshez, hogy a projekt 5-15% – kal meghaladja a jóváhagyott elosztást., Ha a költségvetési előrejelzések meghaladják a 15 százalékos túllépést, akkor a státusz piros lenne.
A teljes százalékot tényleges százalékban kell megadni, amely a projekt teljes befejezési szintjét mutatja (például 50 százalék egy félig elvégzett projekt esetében).
hogyan segíthet a projektkövető szoftver: az irányítópultok élőben mutatják be a csapat teljesítményét és az Általános haladást. Ezek az eszközök automatikusan rögzítik az adatokat, és egy helyen szervezik, ami időt és erőfeszítést takarít meg a menedzsereknek., A felhőalapú projektkövető rendszerekben az irányítópultok valós időben frissítik a haladást-ami azt jelenti, hogy a felhasználók mindig a legfrissebb információkkal rendelkeznek.
Ez a projekt áttekintő képernyője számos olyan elemet tartalmaz, amelyeket fel kell venni a vezetői összefoglalóba: színes ikonok a fontos elemek állapotának, az aktív projektmenedzser nevének, valamint a projekt százalékának teljes.,
ideális esetben ezt a vezetői összefoglalót hetente el kell küldeni az érdekelt feleknek, a vezető vezetésnek és a projektcsapatnak. További információk mit tartalmaz a heti projekt státusz jelentés, nézd meg a következő bemutató:
Mérföldkövek, valamint a megvalósítandó
egy kép ezer szót ér, ezért használjon látványt, amikor csak lehetséges., A színek segítségével megjelenítheti az állapotot, vagy beilleszthet egy százalékos teljes diagramot, egy Gantt-diagramot vagy egy táblázatot, amely a mérföldkövek és a teljesítmények előrehaladását mutatja.
a jelentés második részében részletezni kell a jelentős mérföldkövek és teljesítmények (a projekttervezés során azonosított) felé tett előrehaladást.
A Mérföldkövek gyakran kötődnek egy ügyfél teljesítéséhez, valamint a projekt közepén történő számlázáshoz és számlázáshoz-ezért fontos, hogy az érdekelt felek tudják, hogy a csapatok jó úton haladnak-e a teljesítésükhöz.,
ahelyett, hogy ezt az információt narratív formában írná ki, mutassa meg csapata előrehaladását egy egyszerű táblázattal (lásd az alábbi képernyőképet). Győződjön meg róla, hogy tartalmazza:
- a projekt mérföldkő százaléka teljes: mennyi előrelépés történt a mérföldkőhöz vezető egyedi feladatokon? Vázolja fel, hogy mely feladatokat végezték el, és melyek még mindig kiemelkedőek.
- tervezett kezdés / Befejezés: ezek a kezdeti dátumok a projekttervezés során a mérföldkőhöz vezető munkához.,
- tényleges kezdés / befejezés: ez a tényleges dátum, amikor a mérföldkő elindult és befejeződött (ha még folyamatban van, jelölje meg a “Befejezés Dátuma” TBD-ként).
hogyan segíthet a projektkövető szoftver: a Gantt diagramok kulcsfontosságú projekttervezési eszközök, amelyek projektkövető eszközként duplázódnak. A Gantt diagramok segítségével megjelenítheti a projekt ütemezését, meghatározhatja a projekt fázisait, kiemelheti a legfontosabb mérföldköveket—majd nyomon követheti a csapat teljesítményét és előrehaladását azok elérése felé. Egyes rendszerek előnye, hogy lehetővé teszik a felhasználók számára, hogy a diagram részleteibe fúrjanak.,
a fent látható feladat részletei között szerepel egy “% complete” ikon, a feladat elvégzéséért felelős csapattag neve, valamint a feladat elindítását és befejezését körülvevő dátumok. Az a képesség, hogy lefúrja ezt az információt nagyon hasznos lehet, ha létrehozza a projekt állapotát jelentések.
kiadás, kockázat és változáskezelés
használja ugyanazt a projektállapot-jelentés formátumot hétről hétre, mivel ez lehetővé teszi a könnyebb keresztjelentési összehasonlításokat. A jelentés egésze szempontjából fontos a következetes formátum használata, de különösen ebben a szakaszban—ez lehetővé teszi az érdekelt felek számára, hogy egy pillanat alatt láthassanak minden új kérdést és kockázatot, és gyorsan észrevegyék, mi változott az ismert kérdésekben és kockázatokban.
a jelentés harmadik szakaszának tájékoztatást kell nyújtania az előző héten azonosított bármely ismert problémáról, kockázatról vagy változási kérésről, és újakat kell bemutatnia.,
a korai kockázatfelismerés és-kezelés elengedhetetlen a projekt sikeres befejezéséhez. Az állapotjelentésnek ezt a részét fel kell tüntetni. Meg kell terjednie minden kockázatkezelési erőfeszítések, beleértve:
- nyitott kérdések: felhívni a figyelmet, hogy minden új projekt kérdések, mivel az utolsó jelentés. Ezenkívül állapotfrissítést kell biztosítani a korábban azonosított problémákról és azok kezelési stratégiáiról.
- nyitott kockázatok: ismertesse az utolsó jelentés óta bekövetkezett új kockázatokat, és mutassa be a kezelési tervet(eket), hogy foglalkozzon velük., Ezenkívül adjon meg egy frissítést a meglévő kockázatok kezelésére használt kockázatkezelési tervről.
- open change requests: jelölje ki azokat a nyílt változási kérelmeket és a következő lépéseket, amelyekre az érdekelt felek figyelmét fel kell hívni—például az ütemterv vagy a költségvetés meghosszabbítása a projekt követelményeinek növekedése miatt.
hogyan segíthet a projektkövető szoftver: mind a jelentések, mind a műszerfalak hasznosak lehetnek itt. A jelentések statikus leolvasást nyújtanak olyan kulcsfontosságú mutatókról, mint például a projekt ROI-ja, az erőforrás-felhasználás és a rendelkezésre állás, valamint a nyitott kérdések/kockázatok., Az irányítópultok ugyanazon információk élő megjelenítésével konfigurálhatók—valójában a felhasználóknak gyakran lehetősége van projektállapot-jelentés létrehozására az irányítópultról exportálással vagy más felhasználókkal való megosztással.
A projekt menedzser műszerfal felett szabott mutatni kockázatok által assignee, valamint aktuális nyitott kérdések, illetve módosítási kérelmek., Ebből a képernyőből a felhasználók közvetlenül exportálhatják vagy megoszthatják a projekt állapotjelentését az érdekelt felekkel (a projekt állapotjelentéséhez).
team progress
A Projektkövetelmények és az érdekelt felek preferenciái eltérőek, de a heti állapotjelentés készítésének legjobb szabálya az, hogy rövid és egyszerű legyen (K. I. S. S.). Ne felejtsük el, hogy ez a projekt állapotjelentése pillanatkép: legyen világos és tömör, ne legyen túl részletes.,
a jelentés negyedik és utolsó szakasza méri a csapat termelékenységét, összehasonlítva az elmúlt héten elért tényleges haladást az előző állapotjelentésben becsült értékekkel.
dicsérik a csapatokat a figyelemre méltó eredményekért, és felhívják a figyelmet a hiányos feladatokra. Ennek a szakasznak a felépítésének jó módja a lista:
- A múlt hétre tervezett feladatok: tartalmazza az összes feladatot, amelyet csapata becsült, hogy teljesíthetnek.
- A múlt héten elvégzett feladatok: sorolja fel a csapat által ténylegesen elvégzett összes feladatot.,
- a jövő hétre tervezett feladatok: a múlt héten nem befejezett feladatoknak fel kell vezetniük ezt a listát. Ezután sorolja fel a következő hétre tervezett feladatokat.
hogyan segíthet a projektkövető szoftver: a szakasz kedvenc kiegészítése egy testreszabott állapotjelentés. A projektkövető szoftver segítségével heti rendszerességgel küldheti el a csapat tagjainak, hogy küldjék el az állapotuk összefoglalóját, a legfontosabb teljesítményeket és a közelgő feladatokat a következő hétre, és a rendszer automatikusan összegyűjti ezeket az információkat jelentés formátumba.,
ezután kondenzálhatja ezeket az információkat az érdekelt felek számára, és beágyazhatja azt a projekt állapotjelentésébe. Alternatív megoldásként dönthet úgy is, hogy a részletesebb összefoglalót kiegészítő mellékletként tartalmazza—bármi legyen is az érdekelt felek.
a projektmenedzserek következő lépései
az Állapotjelentések az érdekelt felek irányítási stratégiájának kritikus részét képezik. Az itt szereplő ellenőrző lista jó ugrási pont lehet a saját kommunikációs stratégiájának kidolgozásakor.,
itt van néhány kulcsfontosságú Elvitel, amelyet emlékezni kell, amikor az érdekelt feleknek számol be:
- ne temesse el a vezetést. Az olvasási minták és a szemkövetési vizsgálatok arra utalnak, hogy az emberek leginkább az állapotjelentés tetejére koncentrálnak, a többit pedig lefaragják. Tegye a legfontosabb információkat a vezetői összefoglalóba, és ne hagyjon meglepetést a végén.
- egy kép ezer szót ér. Használja diagramok, táblázatok, színek, adatvizualizációs eszközök segítségével szakítani hosszú narratívák.
- konzisztencia, konzisztencia, konzisztencia., Válasszon egy sor mutatót a haladás méréséhez, határozza meg a kezdeményezések sikerét vagy kudarcát, majd ragaszkodjon hozzájuk. A jelentéstétel következetessége lehetővé teszi a könnyebb és pontosabb jelentésközi összehasonlításokat.
- A K. I. S. S. jelentések egy pillanatfelvétel, így az állapotfrissítések rövidek és egyszerűek maradnak. Jöjjön elő további információkkal, ha az érdekelt felek arra kérik Önt, hogy bővítse ki valamit, de ne temesse el őket túl sok információval.
végül az ebben a cikkben hivatkozott projektkövető eszközök hatalmas eszköz lehetnek a jelentések létrehozásakor., Ha többet szeretne megtudni az ilyen típusú eszközökről, hívja a projektmenedzsment szoftver szakértőit ingyenes konzultációra a (855) 998-8505 telefonszámon.