a dokumentumkezelés a dokumentumok kezelésének folyamata oly módon, hogy az információk hatékonyan és megfelelően hozhatók létre, oszthatók meg, szervezhetők és tárolhatók. Mint ilyen, a tanulás, hogyan kell létrehozni egy dokumentumkezelő rendszer kritikus a vállalkozások számára.
sok vállalkozás számára a dokumentumkezelő rendszer középpontjában a dokumentumok szervezése és tárolása áll. Azt akarják, hogy képes legyen tárolni dokumentumok szervezett, biztonságos módon, hogy még mindig lehetővé teszi a dokumentumok könnyen megtalálható., Ez a cikk megmutatja, hogyan hozhat létre olyan dokumentumkezelő rendszert, amely pontosan ezt teszi.
the Challenge: Blending Old and New
Ha beírja a” document management system “- t bármely keresőmotorba, hosszú listákat kap a dokumentumkezelő” megoldásokról”, sok olyan szoftverrel vagy alkalmazással, amelyek hirdetik a papírmentes iroda előnyeit.a
dokumentumkezelő szoftvereket vagy alkalmazásokat azonban úgy tervezték, hogy javítsák vállalkozása elektronikus fájlok kezelését., A probléma az, hogy sok kisvállalkozásnak a papíralapú és elektronikus adatállományokra vonatkozó régimódi adatok keverékével kell foglalkoznia—és egyes esetekben a papíradatok aránya sokkal nagyobb.
a vegyes adatkörnyezet problémájának egyik megoldása egy dokumentum képalkotó rendszer használata az összes üzleti dokumentum elektronikus formává történő átalakításához. Ez azonban sok kisvállalkozás számára túl drága és időigényes.,
a jó hír az, hogy a dokumentumkezelő rendszer alapjait egy speciális szoftver megvásárlása vagy a nagykereskedelmi dokumentum képalkotás nélkül helyezheti el. A rendszernek nem kell bonyolultnak lennie, csak be kell fektetnie egy kis időt a tervezésbe és a megvalósításba.,
3 lépés egy dokumentumkezelő rendszerhez
a dokumentumkezelő rendszer beállítása három lépést foglal magában:
- hozzon létre egy dokumentumkezelő tervet
- hajtsa végre a dokumentumkezelési tervet
- kövesse a
Az első lépés a legrészletesebb, tehát fedezzük fel tovább.
dokumentumkezelési Terv létrehozása
az első lépés a következő négy kérdés megválaszolása:
1. Milyen szabályok vannak a dokumentumok létrehozására?,
számlák, fizetési emlékeztető levelek, értékesítési brosúrák, e—mail, mérlegek, táblázatok, jelentések-minden vállalkozás különféle dokumentumokat hoz létre az üzleti tevékenység során és nyomon követésében. A dolgok szervezése érdekében minden vállalkozásnak szabályokat kell megállapítania a dokumentumok létrehozására.
- vannak-e házon belüli sablonok néhány szokásos üzleti dokumentumhoz, például levelekhez és számlákhoz, és hol találhatók?
- van egy házon belüli stílus útmutató, amelyet követni kell?
- kell-e új dokumentumokat keltezni vagy időbélyegezni?,
- milyen eljárásokat kell követni a dokumentumok megosztásához vagy felülvizsgálatához?
néhány kisvállalkozás esetében az egyetlen fontos pont az lesz, hogy hol találhatók a különböző üzleti dokumentumok sablonjai, és hogyan kell használni őket. De ha a dokumentum létrehozása az üzleti magában foglalja a különböző emberek együttműködnek, felülvizsgálata, vagy frissítése dokumentumok, akkor meg kell tölteni egy kis időt annak eldöntésében, hogy ezeket a dolgokat kell tenni, hogy a hatékonyság és a következetesség.
2. Hogyan tároljuk a dokumentumokat?,
vannak tárolási költségek—amelyek közül a legnagyobb a legtöbb kisvállalkozás számára valószínűleg az elpazarolt idő költsége, amikor az emberek dokumentumokat keresnek. Tehát a kérdés: hogyan kell benyújtani a dokumentumokat? A dokumentumok benyújtásának kulcsa a jó fájlkezelési gyakorlatok követése. A világos, könnyen követhető rendszer elengedhetetlen.
azt is tudnia kell, hogyan archiválja a dokumentumokat. Hogyan fogja kezelni azokat a fájlokat, amelyek elavultak, vagy csak készen állnak arra, hogy a dokumentumkezelő rendszer hátsó égőjébe kerüljenek?,
Közel az elején minden évben, például, menj keresztül a különböző munka-a kapcsolódó fájlokat a számítógépen, arról van szó, hogy azok, akik már nem aktuális, majd hozzunk létre új mappákat is jelölt az év figyelemmel, mozgó fájlokat szükség. Ugyanezt teheti a papírfájlokkal is; nem nehéz eltávolítani a régi dokumentumokat egy fájlmappából, majd hozzon létre egy újat a “régi” címmel. Egyes szoftverek automatikus archiválási lehetőségeket kínálnak.
3. Hogyan lehet egyszerűsíteni a dokumentumok visszakeresését?,
Ez a kérdés a dokumentumkezelő rendszer szíve. A Leger Marketing for Xerox Canada által végzett felmérésben a kanadai kis – és középvállalkozások tulajdonosai és vezetői átlagosan azt mondták, hogy évente 2,152 dollárba kerül a dokumentumok kezelése és tárolása, valamint napi körülbelül egy óra ezeknek a dokumentumoknak a keresése.
ismét a jó bejelentési gyakorlatok hosszú utat tehetnek a probléma megoldása felé. Ha olyan dolgokat csinálsz, mint például a szigorú elnevezési egyezmények következetes követése, például a dokumentumokat sokkal könnyebb megtalálni.,
és függetlenül attól, hogy Ön egyéni vállalkozó vagy alkalmazottakkal rendelkező vállalkozás tulajdonosa, létre kell hoznia egy fájl helyek listáját, amely emlékezteti a felhasználókat arra, hogy hol vannak bizonyos típusú fájlok—és hol találják meg őket. Ne felejtse el megadni, hogy a fájl a számítógépes rendszeren, a házon belüli kiszolgálón, a felhőben lesz-e vagy sem, vagy fizikai helyen, például iratszekrényben kerül-e benyújtásra. Tegyük fel például, hogy képeket, videót vagy akár papírfotókat használ a vállalkozásában., Egy bejegyzés a fájl helyeken lista:
- a Digitális képek/videó: számítógép (vagy kiszolgáló)—meghajtó E:/photos-file a megfelelő tárgy mappa
Papír fotók: iratszekrény 3—Fotók—alfa tárgy szerint
Megosztott hálózat vagy felhő vezet kell jelölt szerint tartalmát, valamint irattartó fiókos.
4. Hogyan tudjuk biztonságossá tenni és megőrizni a dokumentumainkat?
a dokumentumbiztonság első védelmi vonala az üzleti helyiségek fizikai biztosítása., Minden vállalkozásnak, még az otthoni vállalkozásoknak is, biztonsági rendszereket kell telepítenie.
előfordulhat, hogy a vállalkozásoknak más biztonsági eszközökre, például ablaksávokra, biztonsági kamerákra vagy járőrszolgálatokra is szükségük van vagy akarnak befektetni. Lehet tölteni minden időt szeretne létrehozni jelszavakat, titkosítja a fájlokat, hogy megpróbálja megvédeni az elektronikus fájlokat, de nem számít, sokat, ha valaki csak vándorol be, és ellopja a számítógépet.,a miénk (közben ebéd, ha nincs egy megbízható jelen)
Végrehajtani, majd Kövesse Végig a
Miután létrehozta a dokumentum-kezelési terv azzal, hogy válaszolsz a fenti kérdésre, készen állsz arra, hogy végrehajtani., Győződjön meg róla, hogy a teljes személyzet ismeri a vállalkozás dokumentumkezelő rendszerének részleteit, és hogy mindenki követi a megfelelő eljárásokat a dokumentumok létrehozásakor, tárolásakor és visszakeresésekor.
akkor is meg kell győződnie arról, hogy mindenki, aki hozzáfér és használ dokumentumokat a szervezeten belül követi keresztül következetesen elnevezése és tárolása dokumentumokat megfelelően. Helyszíni ellenőrzés rendszeresen, hogy teszteljék, hogy bizonyos fájlok könnyen megtalálhatók-e, valamint hogy megvédjék a hibás működést. Még az alkalmi gondatlanság is eldobhatja az egész rendszert.,
beállíthat egy dokumentumkezelő rendszert egy nap alatt, de az idő múlásával következetesen történő végrehajtása lesz a siker kulcsa. A jutalmak hatalmasak—rengeteg időt takaríthat meg, és nyugalmat nyerhet.,