Minden, amit tudni kell a megrendelésekről

mi a megrendelés?

nyilvánvaló kiindulási pont az lenne, hogy válaszoljon a nyilvánvaló küldetésre, mi a megrendelés? A vásárlási megbízások (POS) olyan dokumentumok, amelyeket Öntől, mint vevőtől küldünk egy szállítónak, aki megrendelésként termékeket vagy szolgáltatásokat kér. Minden PO tartalmaz egy számot a megrendelés nyomon követésére az egész rendszerben, valamint a tétel típusát, mennyiségét, valamint az árban megállapodott árat., A pontosabb megrendelések további részleteket tartalmaznak, de általános szabályként minél több információt tartalmaz, annál hatékonyabb a PO.

itt van egy példa a Vételi megbízás dokumentum:

a Vételi megbízás jogi státusza

a vásárlóknak mindig egyértelműen közölniük kell az eladókkal a félreértések csökkentésére vagy megszüntetésére irányuló kéréseket, amikor az eladó megkapja a PO-t. Ha a vásárlók valaha is megtagadják a fizetést, az eladó a dokumentum jogilag kötelező érvényű Szerződési állapota miatt védett marad., Ahhoz, hogy a vevő hasonló védelmet élvezzen, fontos, hogy a megrendelés visszaigazolása, vagy a megrendelés elfogadása nyomon követhető legyen.

annak biztosítása, hogy robusztus vásárlási rendelési feltételei vannak, amelyek minden releváns forgatókönyvet lefednek, beleértve a részleteket is, például amikor törölheti a megrendelést, egyértelmű határokat biztosít a kulcsfontosságú beszállítókkal való jó kapcsolatok fenntartása érdekében.

jogi dokumentumokként egyes kereskedelmi hitelezők referenciaként használják a POS-t, amikor pénzügyi segítséget nyújtanak a szervezetnek, ezt vásárlási megbízás finanszírozásának nevezik.,

” az eladó vagy szállító által elfogadott PO jogilag kötelező érvényű szerződés a két fél között.”

a Vételi megbízások és a számlák közötti különbség

A vevők hozzák létre a vételi megbízásokat, az eladók hozzák létre a számlákat. Az eladók számlát küldhetnek a fizetés beszedésének módjaként – ha vannak konkrét fizetési feltételek (nettó 30, nettó 60, FOB stb.).) vagy nulla egyenlegű számlát küldhet annak rögzítésére, hogy a megrendelés kifizetése megtörtént.,

mind a megrendelések, mind a számlák hasonló információkat tartalmaznak, mint például a számlázási cím, valamint a szállítási cím. A számlák általában hivatkoznak a vásárlási rendelési számra, azzal a kiegészítéssel, hogy számlaszám igazolja, hogy mindkét dokumentum kapcsolódik egymáshoz, és megfelelnek egymásnak. A legfontosabb különbség a megrendelés adatai, valamint a Megrendelésben szereplő egyéb műszaki információk általában nem szerepelnek a számlán.

példa:

John, a vásárló, megkapta a szót a szervezeten belül egy osztály új monitorkészletet igényel az irodában lévő számítógépek számára., Ő hozza létre a megrendelést, amely részletezi a monitorokra vonatkozó mennyiséget és egyedi követelményeket.

a monitorok értékesítéséért felelős vállalat megkapja a megrendelést. Amint megerősítik, hogy képesek a megrendelést teljesíteni, jóváhagyják a PO-t, és átveszik a fizetést, vagy elküldik az árut a korábban elfogadott fizetési feltételek alapján történő fizetés elvárásával. A fizetés beérkezése után a megrendelés teljesítése megtörténik, a monitorokat pedig a kézbesítési dátummal és a követési adatokkal együtt szállítják, John pedig megkapja a számlát.,

a számla vagy megerősíti azt a kifizetést, amelyet az áru szállítása előtt küldtek, vagy tartalmazza a Fizetési esedékesség dátumát, ha a pénzt nem küldték el először. John ellenőrzi a számlát, hogy győződjön meg arról, hogy megfelel a megrendelés, akkor ellenőrzi a csomagolás csúszik, hogy minden megrendelt tételek érkeztek, a fizetés csak kibocsátott, a megrendelt cikkek kapott, egy folyamat néven ismert három-ahogy megfelelő.

a megrendeléseket gyakran összekeverik más típusú dokumentumokkal is., Fontos megérteni az adásvételi megbízások és szerződések közötti különbségeket, az adásvételi megbízások és a munkamegrendelések közötti különbségeket, valamint az adásvételi megbízások és az adásvételi megbízások közötti különbségeket.

beszerzési megbízások nyomon követése

fontos, hogy a beszerzési megbízásokat a teljes beszerzési folyamat során nyomon kövessük annak biztosítása érdekében, hogy megkapja a megrendelt árukat vagy szolgáltatásokat, és csak egyszer fizet ezekre a tételekre., Az egyéni kereskedő vagy a kisvállalkozás az Excelben történő rendeléskövetéssel kezdődhet, miközben vásárlási rendelési sablont használ, vagy ami még rosszabb, ha duplikált vagy háromszoros vásárlási rendelési könyvet használ. Minél több ember vesz részt, annál nagyobb a feldolgozott POs mennyisége, megsokszorozza a felmerülő problémák számát. A kisvállalkozások számára kialakított PO-rendszernek ki kell terjednie az összes vásárlási tranzakció nyomon követésének alapvető szükségességére és még sok másra. Minden vásárláshoz kapcsolódó teljes ellenőrzési nyomvonal biztosítása a vásárlási megbízás legjobb gyakorlatainak érvényesítése közben.,

az a képesség, hogy nyomon követhető és könnyen jelentést minden típusú megrendelések, beleértve a takaróvásárlási megbízások, elengedhetetlen, hogy teljes láthatóságot költeni. Lehetővé teszi továbbá a pénzügyi részlegek számára, hogy racionalizálják a beszerzési megbízások egyeztetését és a fizetési folyamatot. A teljes folyamat láthatósága, beleértve az automatizált nyílt vásárlási rendelési jelentést, biztosítja az idő mentését, a számlázás során pedig semmi sem marad le.

A digitális átalakulás számos szervezet számára kulcsfontosságú cél, és ennek a nagyobb célnak a legfontosabb része a beszerzési átalakulás., Az online PO rendszer nyomon követi az elektronikus vásárlási megrendeléseket a teljes folyamat során. Nem kell külön Beszerzési Osztály, hogy úgy érzi, az előnyeit digitalizálás.

miért fontosak a megrendelések az Ön vállalkozása számára

sok olyan szervezet van, amely nem használja a megrendeléseket, mert úgy érzik, hogy a papírmunka csak egy útlezárás vagy felesleges lépés a folyamatban, mert folyamatos munkakapcsolattal rendelkeznek a szállítókkal. Amikor a kisvállalkozások még mindig a startup fázisban vannak, általában meglehetősen organikus beszerzési folyamattal rendelkeznek, amely egyszerű és egyszerű., De ahogy a cég növekszik, és egyre több kéz vesz részt az elejétől a végéig, a folyamat megváltozik, ahogy a kapcsolat a gyártók növekszik, és fejlődik az idő.

egy bizonyos ponton a vállalat növekedése, beszerzési igények egyre összetettebb, sürgős, vagy meghatározott, vagyis a kommunikáció lehet, hogy nehéz lesz, majd elhagyja sok hibalehetőség, ha a megrendelés nem használják, vagy nem egy bizonyos részletességgel.

Ha a vevő po-szám nélkül kapja meg megrendelését referenciaként, gond lehet annak kiderítése, hogy a kérés hova ment rosszul., Ezen a ponton valószínű, hogy mind a számlát, mind a fizetést elküldték – ami még összetettebbé teszi a két fél közötti jogi helyzetet.

a megrendelés jogilag kötelező érvényű dokumentumként szolgál, amely egyértelmű utasításokat ad az eladónak, valamint egy ellenőrzési nyomvonalat, amely referenciaként elérhető, ha a dolgok rosszul mennek.

miért kell Automatizálnia a beszerzési folyamatot

ha vállalkozása jelenleg papíralapú rendszert használ, valószínű, hogy túl sok dokumentumot hoz létre., Számos vállalat a beszerzési ciklus során legfeljebb hét dokumentumot dolgoz fel, többek között igényléseket, beszerzési megbízásokat, árajánlatokat, rendelési elismervényeket, kapott árukat, csomagolási bizonylatokat és számlákat. Ez egy csomó nyomon követni, és ha figyelembe vesszük, hogy van, hogy nyomon kövesse az összes ezt minden egyes vásárlás, támaszkodva papír válik egy kicsit nyomasztó. Jobb vásárlási megbízás kezelésére van szükség.

A jó nyilvántartás elengedhetetlen a vásárláshoz és a beszerzéshez, de a papíralapú nyilvántartások könnyen elveszhetnek, megsérülhetnek vagy megsemmisülhetnek., Nehezebb megtalálni a duplikált kéréseket, vásárlásokat, számlákat és hiányzó tranzakciókat, amelyek mind idő, mind pénzbe kerülnek a vállalatnak. A papíralapú rendszerekhez szükség van egy rendszeresen frissített hatékony nyilvántartási rendszer használatára is. Ez a nyilvántartási rendszer jelentős helyet foglal majd el egy irodában, csak az idő múlásával növekszik, és több órát vesz igénybe a karbantartáshoz és a zökkenőmentes működéshez.

a megrendelési folyamat automatizálása egy olyan beszerzési szoftverrel, mint a PurchaseControl, digitalizálja a teljes beszerzési folyamatot elektronikus megrendelésekkel és egyéb dokumentumokkal., Az összes fontos dokumentumot egy központosított rendszerben nyomon követik, ellenőrzési nyomvonallal, hogy megmondják, ki milyen lépéseket tesz a dokumentumon. Plusz, akkor feltölteni más dokumentumokat a gyártók, valamint a megrendelések, mint például a korábbi szerződések, Kiegészítő feltételek, valamint a fizetési ütemezés, nyomon követni az összes eladó adatait, valamint egyéb részleteket könnyedén.

a megrendelés automatizálásával minden egyetlen rendszerben tárolódik, a fizetendő számlák részlege is előnyös, mivel számukra könnyebbé válik a megrendelések számlákká konvertálása fizetés céljából, a könnyebb fizetés feldolgozása érdekében.,

hogyan integrálhatjuk a beszerzési megrendeléseket vállalkozásába

Kezdje azzal, hogy értékeli, hogy vállalkozása jelenleg hogyan kezeli a vásárlást, majd fontolja meg, hogyan szeretné ellenőrizni, hogy a csapata mit vásárolhat, és hogyan dolgozza fel a teljes vásárlási folyamatot. Ezt követően Ön képes lesz arra, hogy hozzon létre egy rendelési rendszer, amely megfelel a vállalat igényeinek.

beszerzési igények és beszerzési megbízások

ha szervezete jelenleg nem vásárol megrendeléseket, akkor valószínű, hogy nem kezeli azt a folyamatot, amelyet az alkalmazottak követnek, amikor vásárolni akarnak valamit., Az elektronikus beszerzési rendszerre való áttéréssel olyan formális vásárlási folyamatot hozhat létre, amely ellenőrzi, hogy ki tudja megvásárolni azt, amit és mennyi pénzt költhet további jóváhagyás nélkül. A nagyobb értékű beszerzési megbízások esetében a hatékony beszerzési megrendelés-ellenőrzést a beszerzési megrendelés jóváhagyásával kapcsolatos munkafolyamatokkal kell beállítani, hogy a megfelelő emberek a kötelezettségvállalás előtt bejelentkezzenek. Végső soron a vállalat kiadási szokásainak fokozott ellenőrzése és láthatósága lehetőséget ad arra, hogy adatvezérelt döntéseket hozzon a szervezet javítása érdekében.,

Kezdje a követelmények használatával, amelyek lehetővé teszik a csapat számára, hogy hivatalos kérelmet nyújtson be a munkájukhoz szükséges anyagokra vagy dolgokra. Lehet, hogy ezt már megteszi – egyszerűen megkéri a csapatot, hogy küldjön e-mailt a menedzsernek a kéréssel, majd miután a menedzser megvásárolta.

ehelyett egy szabványosított megrendelési igénylőlapot hozva létre, amely minden alkalmazott számára előírja annak használatát, biztosítja, hogy a követelmények fogadása nem pazarolja senki idejét., Minden olyan információval rendelkezik, amelyre az embereknek szükségük van ahhoz, hogy jóváhagyják a kérelmet, és automatikusan csatolja azt a megfelelő beszerzési megrendeléshez, amikor a kérelmet jóváhagyják.

költségvetések

miután a személyzet elkezdi használni a szabványosított vásárlási igénylést, az átlagos havi kiadások alapján költségvetést hozhat létre, és nyomon követheti, hogy mit vásárol a csapata. Ezekkel az adatokkal elkezdheti vizsgálni, hogyan használják fel a készleteket, és elkezdheti megtakarítási lehetőségek keresését., Az emberek kijelölni jóváhagyót lesz fenntartásáért felelős a költségvetés, ha az emberek több, mint a költségvetés, a jóváhagyó nem lehet tudni, hogy jóvá vásárlás megrendelője, hogy nem feltétlenül szükséges az azonnali szüksége van.

Volume Discounts

Miután az alkalmazottak megkezdték a követelmények benyújtását, a jóváhagyók könnyen észlelhetik a beszerzési mintákat. Ez lehetővé teszi számukra, hogy tömeges megrendeléseket nyújtsanak be, valamint mennyiségi engedményeket kérjenek, ha rendelkezésre állnak., Amikor a kéréseket digitálisan hozzák létre, a feldolgozási idő jelentősen csökken, mivel a leggyakrabban igényelt elemek a lehető legjobb árért hozzáadhatók a katalógushoz a legjobb szállítótól.

költözés igénybevétel a beszerzési rendelés

a vásárlás után igénylések egy szabványos folyamat a te dolgod, akkor lépni, hogy a Vételi megbízások ezekből igénylések. A szállítókkal kapcsolatba kell lépnie, hogy tudatja velük, hogy a fizetés elküldése előtt hivatalos megrendelést küld., A beszállítók valószínűleg nem panaszkodnak erre, mivel mindkét fél számára jelentős előnyökkel jár.

Ha a jóváhagyóknak olyan kéréseik vannak, amelyeket teljesíteni kell, a vásárló kitölti a szükséges megrendelési űrlapot, majd elküldi azokat az eladónak. Az eladó ezután közli a vásárlással kapcsolatos aggályokat vagy kérdéseket, ha vannak ilyenek. Ha nem, akkor a megrendelést és a számlát elküldik, miután megkapták a fizetést.

egy e-beszerzési rendszerrel könnyű átalakítani egy igénylést beszerzési megrendelésre., Az igénylési szám a megrendelési számhoz van csatolva, így követheti a vásárlást a kéréstől a fogadásig és a fizetésig. Miután a jóváhagyó megjelöli a követelmény jóváhagyását, automatikusan átalakítható beszerzési megrendelésre a kiválasztott ajánlattevővel.

igénylések és vételi megbízások integrálása némi időt vehet igénybe a beállításhoz és szabványosításhoz. De ezzel növeli a képességét, hogy nyomon követni a költségeket, valamint távolítsa szóváltás kapcsolódó beszerzési., A vállalat kiadási szokásainak megismerése kritikus fontosságú a vállalat növekedésének fenntartása szempontjából, és ez a folyamat az egyik módja annak, hogy elérje.