az összes kalaphoz, amelyet az üzleti tulajdonosnak viselnie kell, nem mindig könnyű megismerni a legjobb házirendeket a vállalati hitelkártyák alkalmazottak általi megfelelő használatához. Sok vállalkozás tulajdonosai a vágy, és létre kell hozni ezeket a politikákat, de hiányzik az irányt, hogyan kell csinálni.
mind a kis -, mind a nagyvállalkozások következetesen megpróbálják minimalizálni az utazással kapcsolatos költségeket, valamint a munkavállalók által a vállalat javára felmerült egyéb költségeket., A felesleges munkavállalói költségek csökkentésének egyik legjobb módja a munkavállalói hitelkártya-használati irányelvek létrehozása. A Társaság hitelkártyájával való visszaélés csökkentése érdekében ez magában foglalja az üzleti hitelkártya használatára vonatkozó szabályok és szabályok megállapítását.
az alábbi tippek betekintést nyújtanak arra, hogy a vállalatok hogyan hozhatnak létre hatékonyan alkalmazott hitelkártya-házirendeket.
a kártyatulajdonos felelőssége
Ha egy vállalat hitelkártyát ad ki alkalmazottainak, akkor olyan szabályokat kell végrehajtania, amelyek szabályozzák a kártya használatát., A munkavállalókat felelőssé kell tenni a kártya biztonságáért, valamint a társasággal kapcsolatos információk magánéletéért. A társaságnak kommunikálnia kell a hitelköltség-korlátokat, a használat megsértésének tekintett tevékenységeket, valamint a kártya helytelen használatának következményeit. Alkalmazottak biztosítania kell, hogy a kártya tartani egy biztonságos helyre, ellenőrizze, hogy a kártya számla mentes a csalárd tevékenységet, valamint a kártya számát folyamatosan magán. A társaságnak azt is ki kell mondania, hogy az üzleti hitelkártyát csak a munkavállaló használja, nem pedig más személy.,
kiadási limitek meghatározása
a társaságnak szabályokat és iránymutatásokat kell kidolgoznia, amelyek meghatározzák azokat a tevékenységeket vagy tranzakciókat, ahol a hitelkártyát használni kell. A legtöbb esetben a kiadásokat bizonyos feladatok vagy utazások során az egyes alkalmazottak igényeire kell korlátozni. Minden osztálynak saját kiadási korlátokkal kell rendelkeznie, ezeket össze kell adni és össze kell hangolni az osztály teljes költségkeretével. Vállalatként jó, ha minden munkavállalót tájékoztatunk a kiadáskor a kiadási korlátokról., Ezen túlmenően minden alkalmazott nem lépheti túl ezt a korlátot, és ha mégis, akkor a határértéket meghaladó díjakat kell fedeznie. Végül a vállalat hitelkártyáit soha nem szabad készpénzelőlegekre használni.
rendszeres Használati jelentés
a vállalatnak olyan folyamatra van szüksége, amely felelőssé teszi az alkalmazottakat a vállalati hitelkártya használatáért. Minden hónap végén a munkavállalóknak részletes jelentést kell benyújtaniuk az összes díjról, bevételről és az alkalmazandó számviteli kódokról., Minden munkavállalónak biztosítania kell, hogy a kiadási bevételeket a havi kimutatáshoz csatolja, mielőtt ellenőrzési célból benyújtja a társaságnak. Mindezeket időben meg kell tenni a késedelmes fizetések elkerülése érdekében. Ennek köszönhetően a vállalat könnyedén figyelemmel kíséri havi kiadásait, az auditálás pedig egyszerűbbé válik.
egyéni költségeken nem használható kártyák
a társaságnak nagyon szigorúnak kell lennie a munkavállalói hitelkártya használatával kapcsolatban, mivel senki sem használhatja személyes költségekre., Röviden, a kártya használatát az üzleti tevékenységekre kell korlátozni. A személyes használat meghatározása ebben az esetben olyan költség, amely nem kapcsolódik az üzlet működéséhez. A társaságnak konkrét következményekkel kell rendelkeznie minden olyan alkalmazottra, aki a kártyát saját személyes költségeire használja.
Használati áttekintés
Ha egy vállalat munkavállalói hitelkártyákat bocsát ki, ajánlott havonta felülvizsgálni az egyes alkalmazottak használatát., A kártya felülvizsgálatát a munkavállalók közvetlen felügyelőjének kell elvégeznie, a társaság számviteli osztályának tagjával együtt. A munkavállaló felügyelőjének gondoskodnia kell arról, hogy a kártya használata csak arra korlátozódjon, amire szánták. Ezenkívül a számviteli osztálynak ellenőriznie kell, hogy a munkavállaló által benyújtott összes bevétel és egyéb kiadási dokumentum hiteles-e.
ezenkívül a társaságnak rendelkeznie kell a vitatott díjak kezelésére vonatkozó irányelvekkel, valamint a felmondott alkalmazottak kártyáinak törlésére kijelölt személyzettel.,
minden olyan vállalatnak, amely vállalati hitelkártyákat használ alkalmazottainak, világos, hatékony és részletes munkavállalói hitelkártyapolitikával kell rendelkeznie ahhoz, hogy az alkalmazottak visszaéljenek a kártyával. Elkerülheti a problémákat vagy félreértéseket, és megakadályozhatja a szűk keresztmetszeteket abban az esetben, ha a munkavállalónak munkával kapcsolatos kiadásokra van szüksége, és nincs más fizetési módja.,