Writing Business Memos
WHAT IS a BUSINESS MEMO?
az üzleti feljegyzés egy rövid dokumentum, amelyet a szervezeten belüli információk továbbítására használnak. Emlékeztetők jellemzi, hogy rövid, közvetlen, könnyen navigálható. Kevésbé formálisak, mint a levelek, de fenn kell tartaniuk a professzionális, tömör stílust. Gyakran előfordul, hogy az üzleti feljegyzés célja kettős: a probléma azonosítása és a megoldás javaslata. Más esetekben a feljegyzések tényszerű információkat szolgáltathatnak vagy kérhetnek.,
üzleti feljegyzések célja, hogy befogadja elfoglalt olvasók, akik szeretnék megtalálni a szükséges információkat a memo gyorsan és könnyen. Írásban üzleti feljegyzés, meg kell szerkezet a memo elhelyezésére három féle olvasók:
- Azoknak, akik olvasni csak a vezetői összefoglaló
- Azok, akik sovány az egész memo a főbb pontok, valamint néhány részletet szeretnének
- Azoknak, akik olvassák a teljes dokumentum a részleteket, amelyek támogatják a fő követelések, illetve ajánlásokat
ne feledje, hogy ezek az olvasók lehetnek különböző célokra olvassa a feljegyzést., Az olvasóknak gyakran az ajánlások alapján kell politikai és cselekvési döntéseket hozniuk. Mások a politikai és cselekvési döntések megértéséhez és igazolásához szükséges konkrét információkat (bizonyítékokat) szerezzenek be. Az olvasók is szeretnék, hogy egy bizonyos értelemben a szakmai képesség és az ítélet.
a feljegyzés céljának és közönségének meghatározásakor kérdezd meg magadtól: ki a feljegyzés címzettje? Mit kell tennem a címzettnek a feljegyzés elolvasása után? Milyen információkat fog keresni a címzett a feljegyzésben?, Az ilyen típusú kérdések segítenek irányítani a tartalom, szerkezet, stílus választás.
hogyan írhatok hatékony üzleti feljegyzést?
mint már említettük, egy hatékony üzleti feljegyzés rövid, közvetlen, könnyen navigálható. A következő öt írás stratégiák segítségével az olvasó, hogy keresse üzleti feljegyzések, könnyen, gyorsan:
- Jelen a legfontosabb az első. Ez lehet az egyetlen legfontosabb iránymutatás a feljegyzések szerkezetéről és tartalmáról. Az olvasóknak gyorsan meg kell érteniük a feljegyzés tartalmát és jelentőségét., Ha az olvasóknak kérdése vagy problémája van, azonnal meg akarják tudni a választ vagy megoldást—ha az olvasók több információt akarnak, folytathatják az olvasást. Más szavakkal, a támogató részleteknek a fő pontot vagy következtetést kell követniük, nem pedig azt megelőzően.
- szakmai, tömör stílus fenntartása. Az írás stílusának megfelelőnek kell lennie a közönségnek: ebben az esetben a közönség a főnöke, munkatársai vagy mindkettő. Szóval, a stílus legyen professzionális, egyszerű, szívélyes, könnyen olvasható. Egy ilyen stílus eléréséhez használjon rövid, aktív mondatokat., Kerüld a zsargont és a követelőző nyelvet. Tartson pozitív vagy semleges hangot; kerülje a negatív nyelvet, ha lehetséges. Amellett, hogy a feljegyzések könnyebben olvashatók, a professzionális írási stílus javítja az író hitelességét is.
- hozzon létre egy nagyon specifikus tárgysort, amely azonnali képet ad az olvasónak a feljegyzés (vagy üzenet) tárgyáról és céljáról. A tárgysornak az olvasót a feljegyzés tárgyához és céljához kell irányítania, valamint hasznos hivatkozást kell nyújtania a bejelentéshez és a gyors áttekintéshez., Tegyük fel például, hogy azért írtál, hogy engedélyt és támogatást kérj egy üzleti útra. Elkerülne egy olyan általános tárgysort, mint a “kiadói Egyezmény” vagy az “utazás az AWP konferenciára” valami konkrétabb, például a “pénzeszközök kérése: AWP konferencia.”Az utolsó példa az olvasónak elmesélné a témát,és azt is, hogy mire kérték fel.
- adjon összefoglalót vagy áttekintést a főbb pontokról, különösen, ha a feljegyzés egynél több oldal., Gyakran említett, mint egy összefoglaló az első bekezdés egy hosszú feljegyzés vagy üzenet szolgál, ezeket a funkciókat:
- Bemutatja a fő kérés, ajánlás vagy következtetés
- Összefoglalja akkor előzetesek a legfontosabb tényeket, érveket, bizonyítékokat
- – Előrejelzés a szerkezet, majd sorrendben bemutatott információkat a fennmaradó feljegyzés
- Mint a tárgy, a vezetői összefoglaló gyors áttekintést nyújt a célra, a tartalom a feljegyzést. Az olvasó ezt használja mind a gyors első olvasásra, mind az azt követő gyors áttekintésre.,
- használjon formátumfunkciókat, például címsorokat, hogy jelezze a struktúrát, és irányítsa az olvasókat a keresett információkhoz. A fejezetek a feljegyzés vázlatát adják, amely lehetővé teszi az olvasó számára, hogy gyorsan megnézze, mi a fő téma vagy pont, és hol találja meg őket a memoban. A címsorok párhuzamosak egymással, és a lehető legspecifikusabbak. Egyéb formátum jellemzői, hogy a jel szerkezete és útmutató olvasók közé tartozik a rövid bekezdések és szövegblokkok, listák által elindított bemélyedések, számok vagy golyók, vagy nagyvonalú használata fehér tér, hogy irányítsák a szemet.,
standard MEMO címsor
bár a memo formátuma szervezetenként eltérő lehet, A standard címsor egyértelműen címkézett sorokból áll, amelyek kulcsfontosságú információkat szolgáltatnak a memo tartalmáról és terjesztéséről., A következő szabványos elemek egy memo fejléc:
Dátuma: az A dátum, amelyre a memo oszlik
A: az A személy(ek), akik elsősorban
(néha a beosztás)
cc: Neve(i) bárki, aki kap egy példányt
(néha a beosztás)
A: mi a Neve az író, általában követi a/a
kézzel írott monogramja (néha a beosztás)
Tárgy: vagy Újra: Tömör nyilatkozat a memo téma