Alt Du Trenger Å Vite Om Bestillinger

Hva Er En Bestilling?

Et godt utgangspunkt vil være å svare på det åpenbare quest, hva er en bestilling? Innkjøpsordrer (POs) er dokumenter som er sendt fra deg, som kjøper, til en leverandør med en forespørsel om produkter eller tjenester som en ordre. Hvert IO vil inneholde et nummer for å spore kjøpet for hele systemet, så vel som type av objekt, antall, og avtalt pris., Mer konkrete bestillinger vil ta med flere detaljer, men som en generell regel, jo mer informasjon du tar, jo mer effektiv PO er.

Her er et eksempel på en innkjøpsordre dokumentet:

Juridiske Statusen Til En innkjøpsordre

Kjøpere bør alltid klart forespørsler til selgere til å redusere eller eliminere forvirring når selgeren mottar PO. Hvis kjøpere noensinne nekte betaling, selger fortsatt er beskyttet på grunn av den juridisk bindende kontrakt status for dokumentet., For kjøperen å ha tilsvarende beskyttelse, er det viktig å ha en innkjøpsordre bekreftelse, eller aksept av ordre, sporet.

å Sikre at du har en robust innkjøpsordre vilkår og betingelser som dekker alle relevante scenarier, inkludert detaljer som når du kan kansellere en bestilling, vil sikre klare grenser for å opprettholde gode relasjoner med sentrale leverandører.

Som juridiske dokumenter noen kommersielle långivere vil bruke POs for referansen ved å gi økonomisk støtte til organisasjonen, dette kalles innkjøpsordre finansiering.,

«EN PO, når de er akseptert av selger eller leverandør er en juridisk bindende kontrakt mellom to parter.»

Forskjellen Mellom innkjøpsordrer og Fakturaer

Kjøpere opprette innkjøpsordre, selgere og lage fakturaer. Selgere kan sende en faktura som en måte å samle inn betaling – der hvor det er spesielle betalingsbetingelser netto (30, netto 60, FOB, etc.) eller du kan sende en faktura med en saldo på null som en måte å registrere at en betaling har blitt mottatt bestillingen.,

Begge innkjøpsordrer og fakturaer inneholder lignende informasjon, for eksempel et fakturaadresse og leveringsadresse. Fakturaer vanligvis referanse til ordrenummer, med tillegg av et fakturanummer for å bekrefte at begge dokumentene er i slekt og korrespondere med hverandre. En viktig forskjell er for detaljer og annen teknisk informasjon som er inkludert i bestillingen generelt er ikke inkludert i fakturaen.

Eksempel:

John, kjøper, har fått ordet en avdeling i hans organisasjon krever et nytt sett av skjermer til datamaskiner på kontoret., Han oppretter en innkjøpsordre at detaljene i kvantitet og spesifikke krav for skjermer.

selskapet er ansvarlig for å selge skjermer mottar bestillingen. Når de bekrefter at de er i stand til å levere bestillingen, de godkjenner PO og ta betaling, eller sende varene med forventning om betaling basert på tidligere avtalt betalingstermin. Når betalingen er mottatt, for oppfyllelse skjer og skjermer leveres med levering og sporing av informasjon, og John mottar fakturaen.,

fakturaen enten bekrefter betalingen som ble sendt før varene sendes eller har forfallsdato hvis pengene ikke ble sendt først. John sjekker faktura for å sikre at det samsvarer med bestillingen, så sjekker pakkseddelen for å sikre at alle varer som er bestilt ble mottatt og betalingen er bare utstedes for produkter som er bestilt og mottatt, i en prosess som er kjent som tre-veis matching.

Kjøp Bestillinger er ofte forveksles med andre typer dokumenter for., Det er viktig å forstå forskjellene mellom bestillinger og kontrakter, forskjellene mellom bestillinger og arbeidsordre, og forskjellene mellom bestillinger og salgsordrer.

Sporing innkjøpsordrer

Det er viktig å spore bestillinger gjennom hele anskaffelsesprosessen for å sikre at du får varene eller tjenestene du bestiller og betaler du bare en gang for disse elementene., En eneste næringsdrivende eller små bedrifter kan starte ut med innkjøpsordre sporing i excel mens du bruker en innkjøpsordre mal form, eller enda verre i et duplikat eller triplikat bestilling bestill. Flere personer er involvert, og jo større volum av POs blir behandlet multipliserer antall problemer som kan oppstå. En PO system for små bedrifter skal dekke grunnleggende behov for å spore alle transaksjoner og mye mer. For å sikre et komplett revisjonsspor knyttet til hvert kjøp mens gjennomføre kjøpet for beste praksis.,

En evne til å spore og enkelt kan rapportere på alle typer bestillinger, inkludert teppe innkjøpsordrer, er et must for å få full oversikt over forbruk. Det gjør det også finance-avdelinger for å effektivisere kjøp for forsoning og betales prosessen. Synlighet på hele prosessen, inkludert en automatisert åpne innkjøpsordre rapporten, vil sørge for tiden er lagret, og ingenting er savnet ved fakturering.

Digital transformasjon er et sentralt mål for mange organisasjoner og innkjøp transformasjon er en viktig del av det større målet., En online PO-systemet vil spore elektroniske bestillinger gjennom hele prosessen. Du trenger ikke en egen innkjøpsavdeling for å føle fordelene av digitalisering.

Hvorfor Bestillinger som Er Viktig for Din Bedrift

Det er mange organisasjoner som ikke bruker innkjøpsordrer fordi de føler at papirene er bare en veisperring eller unødvendige trinn i prosessen fordi de har jevn arbeider relasjoner med leverandører. Når små bedrifter fortsatt er i oppstart fasen, de har en tendens til å ha en ganske organisk innkjøp prosess som er enkel og grei., Men, som selskapet vokser, og flere hender er involvert fra start til slutt, prosessen endringer som relasjoner med leverandører vokse og utvikle seg med tiden.

På et visst punkt i selskapet vekst, innkjøp krav blir mer komplekse, haster, eller spesifikke, som betyr at kommunikasjon kan bli vanskelig og forlate rikelig rom for feil hvis bestillinger som ikke blir brukt, eller mangel på et visst nivå av detaljer.

Hvis en kjøper mottar deres bestilling uten en IO-nummer for referanse, kan det være et problem å finne ut hvor forespørselen gikk galt., Og på det punktet, er det sannsynlig at både faktura og betaling ble sendt – for å legge til mer kompleksitet til den juridiske situasjonen mellom de to partene.

innkjøpsordre fungerer som et juridisk bindende dokument, og gir klare instruksjoner til leverandøren, og et revisjonsspor som er tilgjengelig for referanse når ting går galt.

Hvorfor Du Trenger for å Automatisere Kjøp Ordren Prosessen

Hvis din bedrift er for tiden bruker en papir-basert system, sjansene er du oppretter for mange dokumenter., Mange selskaper vil behandle opp til syv dokumenter i løpet av innkjøp syklus, inkludert rekvisisjoner, innkjøpsordrer, tilbud, ordre opphavspersoner, mottatte varer notater, pakking slips, og fakturaer. Det er mye å holde styr på, og når du mener du har å holde styr på alt dette for hvert enkelt kjøp, stole på papir blir litt overveldende. Bedre kjøp for ledelse er nødvendig.

God journalføring er viktig for innkjøp og anskaffelser, men papirbaserte journaler kan lett gå tapt, skadet eller ødelagt., Det er vanskeligere å finne dupliserte forespørsler og kjøp, fakturaer, og mangler transaksjoner, som koster bedriften både tid og penger. Papir-baserte systemer krever også bruke en effektiv filing system som er jevnlig oppdatert. Dette filing system vil ta opp betydelig plass i et kontor, bare vokser over tid, og ta opp mannen timer å vedlikeholde og holde knirkefritt.

Automatisere din bestilling prosessen med en innkjøpsordre programvare som PurchaseControl digitizes hele anskaffelsesprosessen ved hjelp av elektroniske bestillinger og andre dokumenter., Alle viktige dokumenter er lest i et sentralisert system med et revisjonsspor for å fortelle deg hvem som tar hvilke handlinger på dokumentet. Plus, kan du laste opp andre dokumenter til leverandører og innkjøpsordrer, slik som før kontrakter, ytterligere vilkår, og betalingsplaner, for å holde styr på alle dine leverandør informasjon og andre detaljer med letthet.

i kjøpet for automatisering alt er lagret i et enkelt system, leverandørgjeld avdeling fordeler også, siden det blir lettere for dem å konvertere ordrer til fakturaer for betaling, for enklere behandling av betalingen.,

Hvordan å Integrere innkjøpsordrer i Din Bedrift

Begynn med å vurdere hvordan din virksomhet i dag håndterer innkjøp og deretter vurdere hvordan du ønsker å styre hva ditt lag kan kjøpe, og hvordan de vil behandle hele kjøpeprosessen. Etter at du vil være i stand til å opprette en innkjøpsordre system som er tilpasset din bedrifts behov.

Kjøp Rekvisisjoner og Bestillinger

Hvis organisasjonen ikke bruker innkjøpsordrer, er det sannsynlig at du ikke administrere prosessen dine ansatte kan følge når de ønsker å kjøpe noe., Ved å bytte til en elektroniske bestillingssystemet, vil du være i stand til å opprette en formell kjøpsprosessen at kontrollene som er i stand til å kjøpe hva og hvor mye penger de kan bruke uten ytterligere godkjenning. For bestillinger med en høyere verdi effektive innkjøpsordre kontroll skal settes på plass med kjøpet for godkjenning arbeidsflyter for å sikre at de riktige personene logge deg av før du forpliktelsen er gjort. Til syvende og sist, økt kontroll og oversikt over bedriftens forbruksvaner vil gi deg muligheten til å gjøre datadrevne beslutninger for forbedring av organisasjonen.,

Begynn ved hjelp av rekvisisjoner, som gjør at laget ditt til å gjøre en formell anmodning om at materialer eller ting de trenger for å gjøre jobben sin. Du kan allerede være å gjøre dette – bare spør laget ditt til e-post og deres manager med forespørselen, og deretter å ha manager foreta kjøpet.

i Stedet å opprette en standardisert bestilling skjema og krever at alle ansatte til å bruke det, sikrer mottak av rekvisisjoner er ikke en avfall av andres tid., Den har all informasjon som folk trenger å godkjenne rekvisisjon og automatisk legger det til den tilsvarende bestilling når rekvisisjonen er godkjent.

Budsjetter

Når de ansatte begynner å bruke de standardiserte innkjøpsrekvisisjon, vil du være i stand til å lage budsjetter basert på gjennomsnittlig månedlig bruke og følge med på hva det er laget ditt er å kjøpe. Med denne informasjonen, kan du begynne å se på hvordan utstyret brukes, og begynne å finne besparelser muligheter., Folk du angir som godkjennere vil være ansvarlig for å vedlikeholde det økonomiske, og hvis folk går over budsjett, godkjenneren kan ikke være i stand til å godkjenne eventuelle innkjøpsrekvisisjoner som ikke er absolutt nødvendige for umiddelbare behov.

Volum Rabatter

Når de ansatte begynner å sende inn rekvisisjoner, godkjennere kan enkelt sted å kjøpe mønstre. Dette tillater dem å sende bulk bestillinger og be om volumrabatter, hvis tilgjengelig., Når forespørslene er laget digitalt, saksbehandlingstiden er betydelig redusert, siden de ofte ber om elementer som kan legges til en katalog fra den beste leverandøren til den beste mulige pris.

du går fra Rekvisisjon til innkjøpsordre

Etter innkjøpsrekvisisjoner som er en standard prosess i din virksomhet, kan du gå videre til å lage bestillinger fra de rekvisisjoner. Trenger du å ta kontakt med leverandørene for å la dem vite at du vil nå være å sende inn en formell bestilling før du sender betaling., Leverandører sannsynligvis ikke klage på dette som det har betydelige fordeler til begge parter.

Når godkjennere har krav som må være oppfylt, kjøperen vil fullføre de nødvendige kjøp bestillingsskjema og sende dem til leverandør. Leverandøren vil da kommunisere bekymringer eller problemer de har med kjøpet hvis det er noen. Hvis ikke, vil de sende ordre og faktura med en gang de har mottatt betaling.

Med en e-anskaffelse av system, det er lett å konvertere en rekvisisjon til en innkjøpsordre., Rekvisisjonen antall er knyttet til ordrenummer, slik at du kan spore kjøp fra forespørsel til mottak og betaling. Når det godkjenner markerer rekvisisjon godkjent, kan den automatisk bli konvertert til en innkjøpsordre med leverandør anmoder valgt.

å Integrere rekvisisjoner og bestillinger kan ta litt tid å justere og standardisere. Men, dette øker din evne til å spore utgifter og fjerne problemer forbundet med å kjøpe., Synlighet i bedriftens forbruksvaner er avgjørende for å opprettholde selskapets vekst, og denne prosessen er en av måtene du kan oppnå det.

– >