Som vist, er den generelle journal er, i hovedsak, en bærbar pc som inneholder side etter side med detaljert regnskap transaksjoner. I kontrast, general ledger er, i hovedsak, en annen bærbar pc som inneholder en side for hver konto som er i bruk av et selskap., Som eksempler, ledger accounts for Xao ville inkluderer Kontanter og Fordringer sider illustrert nedenfor:
Xao transaksjoner utnyttet alle av følgende kontoer:
- Kontanter
- Leverandørgjeld
- Service Inntekt
- Kundefordringer
- Notater Betales
- Annonsering Bekostning
- Land
- Aksjekapital
- Verktøy Bekostning
Derfor, Xao er hovedbok vil omfatte en egen side for hver av disse ni kontoer.,
Innlegg
Neste, tenk gjennom hvordan detaljene for hver enkelt konto kan bli fastsatt gjennom en prosess kjent som innlegg. Til «post» betyr å kopiere oppføringene som er oppført i tidsskriftet i sine respektive ledger accounts. Med andre ord, debiteringer og krediteringer i tidsskriftet vil bli akkumulert («overført»/»sortert») inn i de aktuelle debet og kredit kolonner for hver ledger side. Den følgende illustrasjonen viser innlegg prosessen. Pilene er trukket for første bilagsregistrering innlegg., En lignende prosess som ville skje for hver av de andre transaksjoner for å produsere den resulterende ledger sider.
I gjennomgang av ledger accounts nedenfor, legg merke til at «beskrivelse» kolonnen inneholder en kryss-referanse tilbake til journal-side som transaksjonen ble først registrert. Dette reduserer mengden av detaljert informasjon som må være registrert i hovedboken, og gir et revisjonsspor tilbake til den opprinnelige transaksjonen i tidsskriftet. Merkene i tidsskriftet indikerer at en bestemt transaksjon har blitt postet til hovedbok., Uten disse merkene (i et manuelt system), ville det være svært enkelt å mislykkes å legge inn en transaksjon, eller selv legge inn den samme transaksjonen to ganger.