En request for information (RFI) er et dokument som er brukt under byggingen prosess for å få en avklaring om de nødvendige detaljene i et prosjekt. I løpet av et komplekst byggeprosjekt, mange RFIs vil bli skrevet og svarte til for å holde alt beveger seg sammen med riktig design, spesifikasjoner, materialer og mer.
I en perfekt verden, alle aspekter av en bygning design vil bli regnskapsført når en kontrakt er trukket opp., I virkeligheten, imidlertid, mange aspekter av et prosjekt som fortsatt må være avklart i løpet av konstruksjon, og RFIs er de viktigste kjøretøy som brukes for underleverandører, generelle entreprenører, arkitekter og kunder for å kommunisere om spørsmål som de oppstår.
Bygging RFIs er svært vanlig: Navigant Bygging funnet at omtrent 10 RFIs skje for hver $1 million kroner brukt på byggingen. Å ha en solid prosess for håndtering RFIs vil holde prosjekter på planen, og under budsjett, og god RFI ledelse vil til slutt føre til fornøyde interessenter.,
I denne artikkelen, kan du lære mer om RFIs, blant annet:
- forskjellen mellom en RFI og andre forespørsler som RFQs, RFPs og RFTs
- Hva RFIs er brukt for i løpet av et bygge prosjekt
- Hvordan RFI prosessen fungerer
- Hvordan å skrive en effektiv RFI
- Hvordan å reagere effektivt på RFIs
- Måter teknologi er omforme RFI process
Vi har også opprettet gratis maler for deg å bruke i prosjektet, inkludert en RFI mal (Google Doc) og en RFI logg mal (Google-Ark)., Etter å ha åpnet en mal, klikker du Fil > Lag en Kopi for å redigere på nettet, eller Filen > Last ned til å bruke på datamaskinen din.
Hva Er Forskjellen Mellom RFI og RFP?
Med så mange forskjellige typer forespørsler, kan det være vanskelig å skille mellom RFIs og RFPs, for ikke å nevne RFQs og RFTs. Vanligvis, RFIs er brukt i løpet av omfanget av prosjektet, mens en be om tilbud (RFQ), request for proposal (RFP) og be om anbud (RFT) er en del av den innledende planleggingsfasen., informasjon
Viktigere, ikke alle prosjekter krever at alle disse forespørslene, men vi har listet dem her i rekkefølge fra mest utforskende til de fleste stivnet.,
- Be om Tilbud (RFQ): En RFQ er brukt for å innhente informasjon om hvordan en leverandør eller entreprenør ville håndtere et bestemt aspekt av et prosjekt, herunder kostnadsanslag. Generelt, RFQs er brukt i de tilfeller hvor klienten behov for informasjon om et bestemt produkt eller tjeneste.
- Request for Proposal (RFP): En RFP er en mer formell forespørsel brukt til å samle informasjon om dyptgående informasjon om prosjektet, som metoder, tidslinjer og bestemte priser. Oftest, RFPs brukes av kunder som vil ha en detaljert forståelse av kravene for å fullføre et prosjekt.,
- Forespørsel for Anbud (RFT): En RFT er den mest spesifikke forespørsel, og ankemotparten til en RFI setter opp klare vilkår at de vil være bundet til hvis tilbudet er akseptert. I hovedsak, en RFT er en forespørsel om en kontrakt, og ofte svar til RFTs anses som juridisk bindende.
Når en kontrakt er opprettet, og et prosjekt er i gang, RFIs er brukt for å avklare detaljer som kan ha blitt feilaktig eller utilstrekkelig forklart i de opprinnelige planene.
Hva Er RFIs Brukt Til?,
i løpet av et prosjekt, mange situasjoner vil oppstå som krever ytterligere informasjon. Disse tilfellene ring for en RFI, noe som gjør at underleverandører til å utføre jobben på en tilfredsstillende måte for entreprenørene, som i sin tur gjøre arbeid som tilfredsstiller klienten mens du bor sant til byggets utforming og arkitektens visjon.
Forespørsler om informasjon har en rekke funksjoner, men noen er svært vanlig i bygge-og anleggsvirksomhet.,
- Avklare design: Spørring leverandøren for design detaljer om informasjonen i de opprinnelige planene er uklare eller motstridende.
- Erstatning materialer: Foreslå en rimelig endring når materialene er tilgjengelige, uoverkommelig eller uskikket til et prosjekt.
- Identifisere bygging problemer: Finne en løsning når byggingen problemer oppstår på grunn av nettstedet problemer, sekvensering problemer eller motstridende informasjon.
- Kontroller kontraktsvilkår: Forstå detaljene av en kontrakt når vilkårene, inkludert tidslinjen eller budsjett, er uklart.,
kort sagt, RFIs er brukt i enhver situasjon hvor et spørsmål som må besvares, en endring som bør være anbefalt eller noen del av planen for prosjektet krever avklaring.
Hvordan Gjør RFI Prosessen Fungerer?
RFI prosessen er kompleks og ofte involverer mange aktører, inkludert underleverandører, generelle entreprenører, konsulenter, arkitekter, ingeniører og klienter. I gjennomsnitt RFIs motta en respons etter åtte dager, men med komplekse og langvarige prosjekter, kan det ta mye lengre tid.
generelt, alle RFIs gå gjennom de samme trinnene.,
- En underleverandør skriver en RFI å avklare kontrakt, design, spesifikasjoner og standarder, så sender RFI til entreprenør.
- Hvis mulig, er den generelle leverandøren gir et presist svar på det spørsmålet som ble stilt i RFI.
- Hvis mer informasjon er nødvendig, RFI er sendt til arkitekt, ingeniør, konsulent eller klient.
- RFI kan også bli sendt tilbake til underleverandør for mer informasjon.
- Når den aktuelle personen svar på RFI med tilstrekkelig detalj, RFI er returnert til underleverandøren.,
- Dersom underleverandøren er fornøyd med responsen, arbeidet settes i gang igjen. Ellers underleverandør reviderer og resubmits den RFI.
for å holde denne prosessen så strømlinjeformet som mulig, er det nyttig å vite hvordan å skrive en effektiv RFI, hvordan å reagere effektivt på RFIs og hvordan de skal bruke teknologien til å administrere RFI prosessen.
Hvordan Å Skrive en Effektiv RFI
Når du skriver en RFI, det er nyttig å huske noen tips i bakhodet som øker sjansene for å få en klar og presis respons.,
- Definere problemet: En RFI bør alltid begynne med en klar angivelse av problemet som må løses. I tillegg, en RFI bør fokusere på ett bestemt problem, da dette er mer sannsynlig å få et tilfredsstillende svar.
- Sørge for en løsning: Som eksperter, underleverandører vanligvis har gode ideer for å løse utfordringer gjennom hele prosjektet. Bruk RFI prosessen som en mulighet til å presentere sterk løsninger på problemer som kommer opp.,
- Tilbyr sammenheng: sørg for å inkludere og eventuell tilleggsinformasjon som er nødvendig for å fullt ut forstå problemet. Mange RFIs tilbake til underleverandøren rett og slett fordi det ikke er nok kontekst til å fullt ut å besvare spørsmålet.
- Ta bilder: Feste-tasten for visuelle, som å bygge planer eller bilder, kan bidra til å avklare situasjonen på en konkret måte, noe som gjør det enklere for hovedentreprenør for å løse problemet.,
viktigst, RFIs bør alltid følge en standard format — enten ved å bruke construction management programvare eller en mal, som du kan laste ned nedenfor.
Hvordan Å Reagere Effektivt på RFIs
entreprenørene kan få hundrevis av RFIs i løpet av flere år med bygging prosjektet, så det er viktig å ha en effektiv prosess for å håndtere dem.
- Logg alle RFIs: ved Hjelp av et regneark eller construction management software, logger alle innkommende RFIs, og sørg for å merke hver med et unikt nummer og en tidsfrist for respons.,
- Les RFIs nøye: alt For ofte, RFIs tilbake før et spørsmål er tilfredsstillende besvart fordi RFI var ikke helt forstått. Ta deg tid til å se nøye på RFI og dokumentasjon før du skriver et svar.
- Involvere andre hvis det er nødvendig: Noen spørsmål er utenfor rammen av en generell entreprenør, så sørg for å bringe ingeniører, arkitekter og konsulenter når et problem overflater som krever spesiell oppmerksomhet.,
- Svarer fullt ut: Selv om det er fristende å rush gjennom RFI prosessen, unnlate å gi en komplett respons til en RFI vil vanligvis bety at RFI er returnert av underleverandør, så alltid gi en komplett respons.
Fremfor alt, sørg for å svare på RFIs i tide, fordi dvelende RFIs kan føre til prosjektet forsinkelser og kostnadsoverskridelser.,
ved Hjelp av Programvare For RFI Prosessen
Bygging teknologi er omforming hvert eneste aspekt av industrien, fra anvendelig teknologi som tar sikte på å bedre sikkerheten til modulære bygge teknikker som er rettet mot å øke bygge hastighet.
Men teknologien er ikke bare påvirker bygge prosesser, men også hvordan interessenter håndtere den massive mengder informasjon som er involvert i et komplekst prosjekt.,
Hovedstaden project management software (CPMS) har revolusjonert byggebransjen ved å gi bygging ledere med verktøy som hjelper deg å holde styr på alt som trengs for å holde et prosjekt som beveger seg jevnt sammen.
Denne programvaren bidrar til å effektivisere mange aspekter av byggeprosessen, som å dele tegninger, sporing punch lister og fylle ut feltet rapporter.
i Tillegg, construction management programvare er i stand til å håndtere alle aspekter av RFI prosessen, fra innsending gjennom respons — holde alle elementer som er logget i en database underveis.,
For enkle prosjekter, denne typen programvare kan være unødvendig, men for komplekse og langsiktige byggeprosjekter, det er helt avgjørende.
RFIs Hjelpe Prosjekter Kjøre Jevnt
Mens RFIs kan føles belastende, til syvende og sist de er en viktig del av å holde prosjekter knirkefritt. Gitt den dynamiske naturen av byggeprosjekter, RFIs er svært nyttig i å svare på endrede situasjoner eller motstridende informasjon.