Hvordan å Opprette et Dokument Management System

Document management er prosessen med håndtering av dokumenter på en slik måte at opplysningene kan bli opprettet, felles, organisert og lagret på en effektiv og riktig måte. Som sådan, er å lære hvordan å lage et dokument management system er kritisk for bedrifter.

For mange bedrifter, fokus på et dokument management system er på organisering og lagring av dokumenter. De ønsker å være i stand til å lagre dokumenter på en organisert og sikker måte som gjør at dokumenter som skal være lett å finne., Denne artikkelen vil vise deg hvordan du oppretter et dokument management system som gjør akkurat det.

Utfordringen: å Blande Gamle og Nye

Hvis du skriver «document management system» i en søkemotor, vil du få lange lister av document management «løsninger», mange med programvare eller apper som annonserer fordelene av å ha en papirløse kontoret.

Document management programvare eller apper, imidlertid, er utformet for å forbedre bedriftens håndtering av elektroniske filer., Problemet er at mange små bedrifter har til å håndtere en blanding av gammeldags data på papir og elektroniske filer—og, i noen tilfeller, andelen av papir data er mye større.

En løsning på problemet med en blandet data miljø ville være å bruke et dokument imaging system for å konvertere alle virksomhetens dokumenter til elektronisk form. Men dette er for dyrt og tidkrevende for mange små bedrifter.,

3 Trinn til et Dokument Management System

Sette opp et dokument management system som involverer tre trinn:

– >

1. Opprett et dokument management plan
2. Gjennomføre document management plan
3. Følge opp

Det første trinnet er den mest detaljerte, så la oss utforske det videre.

Opprette et Dokument Management Plan

Det første trinnet innebærer å svare på disse fire spørsmålene:

1. Hva er reglene for opprettelse av dokumenter?,

Fakturaer, betaling varselbrev, salg brosjyrer, e-post, balanse, regneark, rapporter—alle virksomheter oppretter et utvalg av dokumenter i løpet av å gjøre og holde styr på virksomheten. Og for å holde ting organisert, alle bedrifter trenger for å etablere regler for å opprette dokumenter.

• Er det egne maler for noen av standard business-dokumenter, for eksempel brev og fakturaer, og hvor er de lokalisert?
• Er det en in-house style guide som må følges?
• Må nye dokumenter være datert eller tid-stemplet?,
• Hvilke prosedyrer som bør følges for å dele eller granskning av dokumenter?

For noen små virksomheter, er det eneste punktet som teller vil være der maler for ulike business-dokumenter er plassert og hvordan du bruker dem. Men hvis dokumentet skapelsen i din virksomhet innebærer forskjellige mennesker samarbeider om, gjennomgang, eller oppdatering av dokumenter, vil du trenger å bruke litt tid på å bestemme hvordan disse tingene skal gjøres for å sikre effektivitet og konsistens.

2. Hvordan vil vi lagre dokumenter?,

Det er kostnader forbundet med lagring—den største, for de fleste små bedrifter, er trolig kostnaden av tiden er bortkastet når folk er på jakt etter dokumenter. Så spørsmålet er: Hvordan skal dokumenter være arkivert? Nøkkelen til å arkivere dokumenter er å følge godt fil-praksis. En klar, lett-å-følge-system er avgjørende.

Du trenger også å vite hvordan du vil arkivere dokumenter. Hvordan vil du håndtere filer som er ute av dato, eller bare klar til å bli flyttet til baksiden brenner i dokumentet styringssystem?,

Nærheten begynnelsen av hvert år, for eksempel, bør du gå gjennom de ulike jobb-relaterte filer på datamaskinen, kan du luke ut de som ikke lenger er gjeldende, og opprette nye mapper merket av året, og motivet, flytte filer som trengs. Du kan gjøre det samme med papir-filer; det er ikke vanskelig å fjerne gamle dokumenter fra en fil, mappen og lage en ny en med «Gamle» i tittelen. Noen programvare tilbyr automatisk arkivering valg.

3. Hvordan kan gjenopprette dokumenter forenkles?,

Dette spørsmålet er hjertet av dokumentet styringssystem. I en undersøkelse utført av Leger Markedsføring for Xerox Canada Kanadiske små – og mellomstore-bedrifter eiere og ledere i gjennomsnitt sa det kostet $2,152 i året for å behandle og lagre dokumenter og om en time om dagen for å søke etter disse dokumentene.

igjen, god innlevering praksis kan gå en lang vei mot å løse problemet. Hvis du gjør ting slik som konsekvent følger strenge navnekonvensjoner, for eksempel dokumenter vil være mye lettere å finne.,

Og om du er et enkeltmannsforetak eller en bedrift med ansatte, bør du opprette en plassering av filer listen, som vil minne brukere der bestemte typer filer å gå—og hvor du finner dem. Husk å legge om eller ikke filen vil være på din datamaskin, en in-house server i skyen, eller arkivert i et fysisk sted, for eksempel et arkivskap. For eksempel, la oss si at du bruker bilder, video, eller til og med papir bilder i din virksomhet., En oppføring i filen steder listen kan være:

• Digitale bilder/video: datamaskin (eller server),—stasjon E:/photos-file i det aktuelle faget mappen
  Papir bilder: arkivskap 3—Bilder—alpha etter emne

Delt nettverk eller cloud-stasjoner skal være merket i henhold til innholdet, som bør arkivskap skuffer.

4. Hvordan kan vi gjøre og holde våre dokumenter sikker?

Den første linjen i forsvaret for dokumentsikkerhet er fysisk sikring av næringsbygg seg selv., Alle bedrifter, med hjemme-basert seg, må ha sikkerhet systemer installert.

Bedrifter kan også trenger eller ønsker å investere i andre sikkerhets-enheter, for eksempel vindu barer, sikkerhet kameraer, eller patrol tjenester. Du kan bruke all den tid du ønsker å opprette passord og kryptere filer i et forsøk på å beskytte dine elektroniske filer, men det spiller ingen rolle for mye hvis noen kan bare vandre i og stjele din datamaskin.,vår (og under lunsj hvis ingen pålitelig er til stede)

Sikkerhetskopiering av elektroniske dokumenter regelmessig, fortrinnsvis av stedet å være på vakt mot å ha din business data utryddet av naturkatastrofer

Begrenser brukeren å få tilgang til visse dokumenter, programmer, og mapper på alle delte datamaskiner

for å Hindre ansattes tyveri av å gjennomføre bakgrunnen og referansesjekk som en del av din ansettelse process

Implementere og Følge Gjennom

Når du har opprettet din document management plan ved å svare på spørsmålene ovenfor, er du klar til å gjennomføre det., Sørg for at alle våre ansatte kjenner detaljene for din bedrift document management system, og at alle følger aktuelle prosedyrer når du lager, lagring og gjenfinning av dokumenter.

Du må også være sikker på at alle som får tilgang til og bruker dokumenter i organisasjonen din, og følger gjennom med konsekvent navngiving og lagring av dokumenter på riktig måte. Stikkprøver på en jevnlig basis for å teste om bestemte filer kan være lett å finne og å være på vakt mot misfiling. Selv sporadisk uforsiktighet kan kaste av hele systemet.,

– >