Ta godt møte minutter på et styremøte er en viktig og meningsfylt rolle. Styremøte minutter er mer enn en generell regnskapsføring av styret diskusjoner; de fungerer som en offisiell og juridiske posten fra møte i Styret. Minutter er brukt i en rekke måter, inkludert spore fremgang, detaljering fremtidige planer, og fungere som et referansepunkt. Blant andre ting, møte-minutters bør reflektere en oversikt over bevegelser, stemmer, og abstentions.,
Tar Minutter for et styremøte – Trinn for Trinn
I din rolle som sekretær, vil du egentlig har fire trinnene som er involvert med opptak effektive minutter for et møte. Du trenger å bruke litt tid på å planlegge før møtet, ta notater under møtet, og skrive en formell rapport etter møtet. Du vil også være ansvarlig for arkivering og deling av referat fra hvert møte.,
Trinn 1: Forberedelse til styremøte
I å lære hvordan å ta møte minutter for et styremøte, er det viktig å merke seg at hver organisasjon postene deres minutter litt annerledes. Har en diskusjon med styret president om eventuelle nåværende eller forventet formater som du forventes å bruke. Gjennomgang siste møte minutter for å bruke som en mal. Spør styret president for en kopi av møtet agenda, inkludert navn på alle deltakere, inkludert gjester eller høyttalere.,
Trinn 2: Ta en oversikt over styremøte
Hvis din organisasjon krever at du skriver inn notater på møtet, kan du enten skrive dem ut eller skrive dem longhand. Ved hjelp av en sterk møte minutter mal, som kan hjelpe deg å opprettholde en mer strukturert minutter. De to viktigste tingene å vite når å forstå hvordan å ta minutter på et styremøte er det informasjon til å ta opp og hvordan du presenterer det.,eeting minutter
Hvordan du detalj diskusjonene under et styremøte er like viktig som å sørge for å inkludere alle av informasjon i punktene ovenfor., For hver sak på dagsorden, skriv en kort uttalelse av hver handling utført av styret, sammen med en kort forklaring av bakgrunnen for avgjørelsen. Hvis det er omfattende argumenter, skriv en konsis oppsummering av de viktigste argumentene.
ta opp diskusjoner objektivt, unngå provoserende kommentarer og personlige observasjoner. En god måte å gjøre dette på er ved å unngå adjektiver og adverb når det er mulig. Sjekk ditt språk for å være sikker på at det er klare, entydige og fullstendige.
Som nevnt tidligere, protokoller er offisielle og juridiske ta opp på styremøtet., I en juridisk arena, møtereferater er antatt å være riktig, og kan brukes som rettslig dokumentasjon av fakta de rapporterer. Dokumentet styret diskusjoner for å nøyaktig gjenspeile handlinger og intensjoner i styret. Styrene har juridisk ansvar, så hold informasjon grunnleggende språk og enkle å unngå eventuelle juridiske komplikasjoner som plasserer organisasjonen i en dårligere stilling i en eventuell rettssak. Bruk navn bare når du tar opp bevegelser og sekunder.,
Etter møtet, vil du ønsker å skrive den formelle ta opp når alt er fortsatt friskt i deres sinn, så forbered posten så snart etter møtet som du muligens kan.
Last ned hele Møtet Minutter Kit!
Trinn 3: Skrive den Offisielle oversikten over styremøte Minutter
gjennom agenda for å få den fulle rekkevidden av møtet. Legg til notater for avklaring. Kontroller handlinger, bevegelser, stemme og beslutninger for klarhet., Redigere oppføringen slik at referatet er tydelige, klare og lett å lese.
Det er bedre å legge møte brosjyrer og dokumenter som ble referert til under møtet til det endelige kopiere, snarere enn å oppsummere innholdet i minutter.
Trinn 4: Signering, Arkivering og Deling Minutter
Når møtet minutter er fullt skrevet, du er ansvarlig for å gjøre dem offisielle ved å ha styrets sekretær tegnet dem. Organisasjonen kan også kreve president underskrift.,
Som en del av å vite hvordan å ta minutter for et møte med styret, bør du alltid følge organisasjonens vedtekter og protokoller for lagring av minutter. Det er en god idé å ha back-up kopier enten skrive ut en harddisk, eller (beste fall) en styreportalen.
sekretær har også ansvar for å dele minutter. Sørg for at presidenten har godkjent minutter før du deler på trykk eller på nett.,
- Unnlatelse av å dokumentere en tolv
- Tvetydig beskrivelse av styret handlinger
- Inkludert informasjon som kan skade styret i lovens forstand
- Lang forsinkelser i å gi minutter etter et møte
- Forsinkelser i fastsetting minutter fra tidligere møter-mangler feil
- Unnlater å sende og administrere dokumenter
- Klarer å få signerte dokumenter slik at de fungerer som en offisiell og juridiske posten
Alltid være oppmerksom på at formålet med å ta møtereferater er å reflektere den sanne intensjoner av styret, og at de er offisielle og juridiske posten., Gitt omfanget av detaljer og kompleksitet av prosessen forbundet med skikkelig dokumentasjon av møtereferater, i å lære hvordan å ta minutter for et styremøte mange organisasjoner opplever at å bruke et verktøy, for eksempel styret portal programvare, bidrar til å gjøre dette arbeidet enklere og mer effektivt, og til slutt løfter organisatorisk ytelse. Så alvorlig som det jobben er oppgaven med å ta og forbereder minutter er en givende og oppbyggende opplevelse.