Når du er i oppdrag å opprette et selskap for personvern, er det fristende å klapse noe sammen og kaller det bra. Men retningslinjene har makt til å påvirke fremtidige beslutningsprosesser av reisende, ledere og administratorer.
Det kan hjelpe deg med å konsolidere selskapet ditt reisemål, noe som gjør det enklere å rapportere og spor, eller det kan mislykkes i å påvirke atferd i det hele tatt.,
Vi sparker av denne guiden med en introduksjon til hva en bedrifts reise politikk er, og hva det kan gjøre for din bedrift. Deretter går vi nærmere inn med noen viktige emner og ressurser: beste praksis, tips for skriving, en passelig policy mal, hvordan å oppnå tilnærmet full overensstemmelse, hvordan man skal behandle tur godkjenning bruke tech, hvordan å automatisere business travel bestilling.
Hva er en reise politikk?,
En reise politikk er i hovedsak selskapets regler og prosedyrer som gir en oversikt over hvordan deres ansatte skal godkjenne, bok og regning reiser i forretningsøyemed. Corporate travel politikk er vanligvis laget av økonomiansvarlig og Travel Manager og vanligvis skissere ting som, hvis en ansatt kan fly business class, hvor mange uker i forveien bør de bestiller sine reiser, eller hvis det er visse forholdsregler ansatte må ta når du reiser alene.,ut følgende:
- Bestillingen og godkjent som reisedokument booking verktøy
- Tillatte kostnader for bestilling (hoteller, flyreiser, ground transportation)
- Spesielle unntak eller regler for dyrere i byer eller ruter
- Foretrukket selskapet leverandører
- godkjenningsprosessen for turer som overstiger typiske begrensninger
- Refusjon process
- det er Tillatt og ikke tillatt utgifter
- Reise debriefing process
- reiseforsikring transportøren
- Plikt til å ta vare leverandør eller prosedyrer
helt Klart en reise politikk handler ikke bare om øyeblikket bestilling., Den styrer også så mange aspekter av reise, og det påvirker de ansatte i mange ulike avdelinger.
Hvorfor lage en business travel politikk?
Klare retningslinjer betyr rettferdighet for alle.
Reise politikk er ikke bare regler, regler, regler. De bør ikke føre til frustrasjon og øyne som ruller. Snarere, reise politikk kan positivt påvirke både reisende og næringslivet. Her er hvordan:
Fordeler for reisende
- Fleksibilitet og autonomi for å bestille sin egen reise innenfor retningslinjene
- Sikkerhet først!, (Reisende’ oppholdssted spores)
- Redusere forvirring og problemer med å reise booking
Fordeler for selskapet
- Redusere toppene i reise bruke og få kontroll
- Reduser friksjon og frustrasjon over utgifter og refusjoner
- Øke rettferdighet og fremme en positiv bedriftskultur
Hva bør inkluderes i en bedrifts reise politikk?
Din bedrift reise politikk vil være påvirket av hvordan din bedrift reiser, som reiser, og hvorfor de reiser. Det er imidlertid noen ting som må være i selskapets policy.,
Det er viktig å inkludere godkjent bestilling og verktøy. Ønsker du reisende til å bestille med en forretningsreise plattform, slik at du kan samle din bruker? Ønsker du reisende til å bestille for seg innen politikk, eller ønsker du et office manager til å bestille alle reiser?
Din retningslinjene bør også klart over hva kjøp kan bli kostnadsført og hva som ikke kan det, på den måten at reisende ikke uvitende kjøpe noe som de ikke vil bli refundert for eller legge til unødvendige utgifter til sine corporate card.,
reise-politikken er også et smart sted å sette dine utgifter og refusjon prosessen. På denne måten reisende har en grunn til å sjekke ut for personvern.
Og til slutt (men absolutt ikke av mindre betydning), du trenger å ta med alle sikkerhetsinformasjonen som reisende trenger. Hva bør de gjøre i tilfelle en nødsituasjon, mens de er borte? Hvem bør de ta kontakt for ulike typer kriser? Hva forsikring er tilgjengelig for dem?
For mer informasjon om alle de ovennevnte, se malen vår side og avsnitt om hvordan å skrive en policy.,
Felles utfordringer med reise politikk
Mest sannsynlig, du ikke vil at din reise retningslinjene for å samle bokstavelig eller virtuelle støv. Dessverre, for mange av dem som gjør det. Her er noen vanlige problemer med å reise policy-dokumenter.,
- Reise politikk er vanskelig å forstå
- Ingen leser dem eller husker dem
- Reise politikk er ikke håndheves ved hjelp av teknologi
- Reise politikk kommer over så altfor byråkratisk
Reise Politikk Problemer Ved Tall
- 64% av millennials forstå deres selskapets reise politikk, men fortsatt bok utenfor det.
- 72% av virksomheter som ikke har oppfylt sine ønskede nivået av reise policy compliance.
- 50% eller mer av hotell bestillinger som er utenfor corporate policy.,
Noen av disse problemene kan løses ganske enkelt ved å ha en politikk som mer gjenspeiler behovene til næringslivet og reisende. Hvis For eksempel halvparten av turene ikke er kompatibel, kan problemet være at din standard tur økonomiske reflekterer ikke gjeldende reise priser eller krav. Arten av virksomheten kan kreve mye av siste-minutters tur bestillinger, selv om disse er mot politikken.
I tillegg til en realistisk politikk, vil det beste være at en bedrift kan gjøre er å ha en politikk som er praktisk og gjennomførbar ved hjelp av teknologi., En wiki eller word-dokument eller PDF-bare ikke kommer til å kutte det.
Du trenger en politikk som lever på innsiden av din bestilling teknologi.
Hvordan å bake politikken din i bestillingsprosessen
Fordi et dokument ikke kan påvirke hva folk kjøper, du trenger for business travel booking tech. Bruk en booking verktøy som omfatter tilpasses reise politikk og godkjenning arbeidsflyter. Denne måten, hvis en tur er under retningslinjene, kan den reisende eller admin kan bestille det. Hvis ikke, vil en melding blir sendt til riktig behandling, eller for å finansiere (basert på din godkjenning innstillinger for at reisende eller avdeling).,
Nå har vi etablert det en reise for personvern er, og hvorfor det er viktig, må en se på andre aspekter av denne håndboken. Dette online ressurs vil gi hjelp på følgende områder av en bedrifts reise politikk:
- Hvordan å skrive en reise for personvern
- Beste praksis for å reise politikk
- En reise policy mal
- Hvordan å forbedre policy compliance
- Hvordan du kan automatisere en reise for personvern
