– Prosjektet statusrapport Sjekkliste: Hva som skal inkluderes Når Du Rapporterer til Interessenter

Lister er viktig. De hjelper oss med å prioritere—og husk å fullføre viktige oppgaver.

Har du noen gang gått til butikken spesielt for en ting, og så til venstre med en vogn full av alt, men? Hvis du lar din handleliste hjemme, du er prisgitt vår ufeilbarlige menneskelige hukommelse.

Som prosjektleder, du trenger for å lage vanlig prosjekt status-rapporter for å oppdatere interessenter på prosjektet pågår., Og akkurat som i dagligvarebutikk, uansett hvor ofte du opprette et prosjekt statusrapport, det er en sjanse for at du vil glemme noe hvis du ikke har en liste.

for Å sikre at din ukentlige status oppdateringer inneholde viktig informasjon til interessenter trenger, har vi laget en enkel sjekkliste som du kan bruke som en statusrapport mal:

Last ned Sjekkliste

Vi vil se nærmere på hver enkelt paragraf i mer detalj og forklare hvilke opplysninger du bør omfatte og hvordan du bør strukturere rapporten., Vi vil også utforske hvordan prosjektet sporing programvare kan hjelpe deg å lage prosjektet, status-rapporter.

Executive oversikt

Den første delen av prosjektet statusrapport er administrerende oversikt., Den bør inneholde en oversikt på høyt nivå av prosjektet status, brutt ned i tre deler:

1. Prosjektet identifikatorer.

• Prosjekt navn
• Prosjekt-ID/kode
• Navn på prosjektleder
• Dato for rapport

Det kan virke opplagt referanse til prosjektet navn og andre elementer, men uten å ha dem på listen, de kan være lett å overse. Med unntak av statusrapport dato, prosjektet identifikatorer vil bli den samme, uke-til-uke.

Inkludert dato for status rapporten er svært viktig: Dette bidrar til å etablere en nøyaktig prosjektets tidslinje.,

2. Fremgang oppsummering. Denne delen skal inneholde en høy-nivå gjennomgang av det samlede prosjektet mål og den fremgang som er gjort mot dem så langt. Er prosjektet i rute, bak, eller foran skjema? Er det over eller under budsjett? Fremdriften sammendraget bør merke alle elementer som må aktørenes oppmerksomhet—selv om disse elementene er også diskutert i et senere avsnitt av status rapport.

3. Samlet prosjekt helse og prosent fullført., Denne delen skal indikere helse (eller prosjekt status) for ulike prosjekt elementer:

Prosjekt helse kan være avbildet visuelt snarere enn i fortellende form, ved hjelp av en forhåndsdefinert farge koden til å representere status for hvert element (som vist ovenfor). For eksempel:

• Grønt betyr at elementet er på rett spor.
• Gult betyr at det er i trøbbel.
• Rød betyr det krever umiddelbar oppmerksomhet (og, mest sannsynlig, interessenter intervensjon).,

Vi anbefaler å etablere et kvantitativt mål for farge-kodet statuser til beste presentere korrekt informasjon. Uten dette, vil en interessent kan misforstå en gul status, enten ved å overreagere eller under-reagere og dermed sette prosjektet enda lenger tilbake.

Hvordan prosjektet sporing programvare kan hjelpe: Oversikter tilbyr en live-visning av teamet ytelse og generell fremgang. Disse verktøyene automatisk fange opp data og organisere det på ett sted, noe som sparer ledere tid og krefter., I cloud-basert prosjekt sporing systemer, oversikter oppdatering i sanntid samtidig som fremdriften er gjort—noe som betyr at brukere alltid har den mest oppdaterte informasjonen.

Prosjekt oversikt i Clarizen (Kilde)

Dette prosjektet oversikt omfatter flere elementer som bør inkluderes i sammendraget: fargede ikoner som skal representere status som viktige elementer, navnet på den aktive prosjektleder, og prosjektets mange prosent som er fullført.,

Ideell, dette sammendraget skal sendes til interessenter, ledelse, og prosjektgruppen på en ukentlig basis. For mer informasjon om hva som skal inkluderes i en ukentlig prosjekt statusrapport, sjekk ut følgende veiledning:

Milepæler og leveranser

Den andre delen av rapporten bør detalj den fremgang som er gjort mot viktige milepæler og leveranser (identifisert under prosjektering).

Milepæler er ofte knyttet til ferdigstillelse av en klient som kan leveres som tillegg til midten av prosjektet fakturering og fakturering—så det er viktig for interessenter å vite om lagene er på banen for å fullføre dem.,

Snarere enn å skrive ut denne informasjonen i fortellende form, viser lagets fremgang med en enkel tabell (se skjermbildet nedenfor). Sørg for å inkludere:

• milepæl for Prosjektet prosent fullført: Hvor mye fremgang har blitt gjort på individuelle oppgaver frem mot milepæl? Skissere hvilke oppgaver har blitt gjennomført og hvilke er fortsatt utestående.
• Planlagt start/finish: Dette er den første datoer satt under prosjektering for det arbeidet som leder opp til, og inkludert, denne milepælen.,
• Faktiske start/finish: Dette den faktiske datoen for milepælen ble startet og avsluttet (hvis det fortsatt pågår, mark «finish dato» som TBD).

Hvordan prosjektet sporing programvare kan hjelpe: Gantt-diagrammer er viktige prosjekt planlegging verktøy som dobler som prosjekt sporing verktøy. Ved hjelp av Gantt-diagrammer, kan du se tidsplanen for prosjektet, bestemme faser av et prosjekt, og markere viktige milepæler—deretter spore lagets prestasjoner og fremgang mot å oppnå dem. Noen systemer har den fordelen som tillater brukere å bore ned i oppgave detaljer fra selve diagrammet.,

Et Gantt-diagram i Zoho Prosjekter (Kilde)

oppgaven detaljer vist ovenfor inkluderer en «prosent fullført» – ikonet, navn på medlem av teamet som er ansvarlig for å fullføre oppgaven, og den datoer rundt oppgaven kick-off og ferdigstillelse. Evnen til å dukke ned i denne informasjonen kan være svært nyttig når du oppretter ditt prosjekt status-rapporter.

Problemet, risiko, og change management

Den tredje delen av rapporten skal gi en oppdatering på noen kjente problemer, risikoer, eller endre forespørsler som ble identifisert i forrige uke, og bringe lys noen nye.,

Tidlig risikoen for oppdagelse og ledelse er avgjørende for å fullføre et prosjekt. Denne delen av din status rapport skal være punktliste. Det må dekke alle risikostyring innsats, blant annet:

• Åpne spørsmål: Trekke oppmerksomhet til noen nye prosjekt problemer siden forrige rapport. I tillegg gir en status oppdatering på tidligere identifiserte problemer og deres ledelse.
• Åpne risiko: Erkjenner noen nye risikoer som har skjedd siden forrige rapport, og presentere management plan(er) for å håndtere dem., I tillegg, gir deg en oppdatering på risikostyring plan blir brukt til å håndtere eksisterende risiko.
• Åpne, endre forespørsler: Marker alle åpne endre forespørsler, og neste steg som må interessentene oppmerksomhet—for eksempel ved å forlenge planlegge eller økonomiske skyldes en økning i kravene til prosjektet.

Hvordan prosjektet sporing programvare kan hjelpe: Både rapporter og oversikter kan være nyttig her. Rapportene gir en statisk avlesing av viktige verdier som en prosjektets AVKASTNING, ressurs-utnyttelse og tilgjengelighet, og åpne spørsmål/risiko., Oversikter kan være konfigurert med en live-visning av den samme informasjonen—faktisk, brukere ofte har mulighet til å opprette et prosjekt statusrapport fra dashbordet ved å eksportere den eller dele den med andre brukere.

Dashboard som viser endre forespørsler, milepæler og åpne spørsmål i Clarizen (Kilde)

prosjektleder i oversikten over har blitt tilpasset for å vise risikoen ved fullmektig, og for å vise gjeldende åpne spørsmål og endre forespørsler., Fra denne skjermen kan brukerne eksportere eller dele prosjektet rapporterer direkte med interessenter (for å følge prosjektet, status-rapport).

Team fremgang

Den fjerde, og siste, del i rapporten skal måle teamet produktivitet, sammenligne faktiske fremgangen som er gjort i løpet av den siste uken til det som ble anslått i forrige statusrapport.

Ros lag for bemerkelsesverdige prestasjoner, og ringe oppmerksomhet til ufullstendige oppgaver. En god måte å strukturere denne delen er å vise:

• Oppgaver som er planlagt for siste uke: Omfatter alle oppgaver teamet anslo at de kunne fullføre.
• Oppgaver gjennomført siste uke: lister opp alle oppgaver teamet faktisk fullført.,
• planlagte Oppgaver til neste uke: Alle oppgaver som ikke er fullført i forrige uke burde øverst til denne listen. Etter det, er en liste over oppgaver som er planlagt for neste uke.

Hvordan prosjektet sporing programvare kan hjelpe: Vår favoritt tillegg til dette avsnittet er en tilpasset status rapport. Ved hjelp av prosjekt sporing av programvare, kan du sende en ukentlig be for teamet til å sende inn sine status sammendrag, – tasten prestasjoner, og kommende oppgaver for neste uke, og systemet vil automatisk sortere at informasjonen i rapporten format.,

Oppgave tidsfrister i Smartsheet (Kilde)

deretter kan Du kombinere denne informasjonen for interessenter og bygges inn i prosjektet status rapport. Alternativt, du kan velge å inkludere mer detaljert oppsummering som en supplerende vedlegg—uansett hva ditt interessenter foretrekker.

Neste trinnene for prosjektledere

Status rapportene er en viktig del av din stakeholder management strategi. Sjekklisten vi har inkludert her, kan det være en god hopping av punkt når du utvikler din egen kommunikasjonsstrategi.,

Her er noen viktige takeaways å huske når du rapportere til interessenter:

• ikke begrave føre. Å lese mønstre og eye-tracking studier tyder på at folk fokusere mest på toppen av statusrapport og skummet resten. Sett de viktigste info i sammendraget, og ikke la noen overraskelser på slutten.
• Et bilde er verdt tusen ord. Bruke diagrammer, tabeller, farger og visualisering av data verktøy for å bidra til å bryte opp lange fortellinger.
• Konsistens, stabilitet, konsistens., Plukk et sett av beregninger for å måle fremgang og definere suksess eller fiasko for tiltak, og så holde seg til dem. Konsistens i rapporteringen vil tillate enklere og mer nøyaktig kryss-rapport sammenligninger.
• K. I. S. S. Rapporter er et øyeblikksbilde, så hold dine statusoppdateringer ved like kort og enkel. Kom forberedt med ytterligere informasjon bør interessenter be deg om å utvide på noe, men ikke begrave dem med for mye informasjon.

til Slutt, prosjekt sporing verktøy som det refereres til i denne artikkelen kan være en stor ressurs når du oppretter rapporter., Hvis du er interessert i å lære mer om disse typer verktøy, ring vår project management software eksperter for en gratis konsultasjon (855) 998-8505.