Skriver Business Memo
HVA ER EN BUSINESS MEMO?
Et business memo er et kort dokument som brukes til å overføre informasjon i en organisasjon. Notater er preget av å være kort, direkte og lett å navigere. De er mindre formell enn bokstaver, men bør opprettholde en profesjonell, konsis stil. Ofte dreier seg av et business memo er todelt: å identifisere problemer og foreslå en løsning. Andre ganger, notater kan gi eller be om faktiske opplysninger.,
Forretninger notater er designet for å innkvartere travle lesere som ønsker å finne den informasjonen de trenger fra memo raskt og enkelt. I skriving av et business memo, du bør strukturere din memo til å huse tre typer lesere:
- De som leser bare sammendrag
- De som skummet hele memo for sin viktige poeng og et par detaljer som de er interessert i
- De som vil lese hele dokumentet for informasjon som støtte for sitt store krav eller anbefalinger
husk at disse leserne kan ha ulike formål i å lese notatet., Ofte, lesere trenger å gjøre politikk og handling beslutninger basert på anbefalinger. Andre kan det være lurt å innhente informasjon (bevis) som er nødvendig for å forstå og begrunne politikk og handling beslutninger. Leserne kan også være lurt å få en følelse av din profesjonelle evne og dom.
I fastsettelse av hensikt og målgruppe av memo, kan du spørre deg selv: Hvem er den tiltenkte mottakeren av denne memo? Hva vil jeg gjøre mottakeren til å gjøre etter å ha lest memo? Hvilken informasjon vil mottakeren være på jakt etter i memo?, Disse spørsmålene vil hjelpe deg i innhold, struktur og stil valg.
HVORDAN SKRIVER jeg EN EFFEKTIV BUSINESS MEMO?
Som nevnt ovenfor, en effektiv business memo er kort, direkte og lett å navigere. Følgende fem skrivestrategier hjelpe leserne til å navigere business memo enkelt og raskt:
- Presentere de viktigste punktet først. Dette kan være den aller viktigste rettesnoren om struktur og innhold i notater. Lesere bør raskt ta tak i innholdet og betydningen av memo., Hvis leserne har spørsmål eller problemer de ønsker å vite svaret eller løsningen straks—hvis leserne vil ha mer informasjon, kan de fortsette å lese. Med andre ord, støtte detaljer bør følge den viktigste punktet eller konklusjon, ikke gå forut for det.
- ivareta en profesjonell, konsis stil. Stilen skriving bør være passende for målgruppen: I dette tilfellet, publikum er sjefen din, dine kolleger, eller begge deler. Så, din stil skal være profesjonell, ukomplisert, hjertelig, og lett å lese. For å oppnå en slik stil, bruk korte, aktive setninger., Unngå sjargong og pretensiøs språk. Opprettholde en positiv eller nøytral tone, unngå negative språk hvis det er mulig. I tillegg til å gjøre notater lettere å lese, en profesjonell skrive stil forbedrer også forfatterens troverdighet.
- Opprette en helt bestemt emne-linjen for å gi leseren en umiddelbar inntrykk av memo er (eller melding) for gjenstand og formål. Emnefeltet bør orientere leseren til gjenstand og formål av memo og gir en nyttig referanse for innlevering og rask gjennomgang., Anta, for eksempel, at du skulle skrive for å be om godkjenning og finansiering for en forretningsreise. Du vil unngå et generelt emne som «Publisher’ s Convention» eller «Tur til AWP-Konferansen» i favør av noe mer spesifikt som «Forespørsel om midler: AWP-konferansen.»Det siste eksempelet ville fortelle leseren motivet og hva hun ble spurt om å gjøre om det.
- Gi en oppsummering eller oversikt over de viktigste punktene, spesielt hvis notatet er mer enn én side., Ofte referert til som et sammendrag, første ledd i en lang memo eller melding serverer disse funksjonene:
- Presenterer de viktigste forespørsel, anbefaling eller konklusjon
- Oppsummerer deretter forhåndsvisninger de viktigste fakta, argumenter og bevis
- Prognoser struktur og rekkefølge av informasjon som presenteres i resten av notatet
- Som emne-linjen, executive summary gir en rask oversikt over formålet og innholdet i notatet. Leseren bruker det til å veilede både en rask første lese-og påfølgende rask anmeldelser.,
- Bruk format funksjoner, for eksempel overskrifter, for å signalisere struktur og veilede leserne til den informasjonen de søker. Overskrifter gi et omriss av memo, slik at leseren raskt å se hva de store emner eller poeng er og hvor du finner dem i notatet. Lage overskrifter parallelt med hverandre, og så spesifikk som mulig. Andre format funksjoner som signal struktur og lede leserne inkluderer korte avsnitt og blokker med tekst, lister satt av fordypninger, tall eller kuler, eller sjenerøs bruk av hvitt plass til å lede øyet.,
STANDARD MEMO OVERSKRIFT
selv Om formatet for et memo kan variere fra en organisasjon til en annen, standard heading består av en rekke tydelig merket linjer som skal formidle viktig informasjon om memo innholdet og sin distribusjon., Følgende er standard elementer av et memo header:
Dato: tidspunkt notatet er fordelt
Til: personen(e) som det er først og fremst rettet
(noen ganger med stillingstittel)
cc: Navn(s) for alle andre som mottar en kopi
(noen ganger med stillingstittel)
Fra: Navn på forfatter, vanligvis fulgt av hans/hennes
håndskrevne initialer (noen ganger med stillingstittel)
Subject: eller Re: Kortfattet notat emne