Med alle hatter en bedriftseier må bære, er det ikke alltid lett å vite den beste retningslinjer for riktig bruk av kreditt kort av de ansatte. Mange bedrifter har ønske om og behov for å skape disse retningslinjene, men mangler retning på hvordan de skal gjøre det.
Både små – og store og mellomstore bedrifter konsekvent forsøker å minimere utgifter knyttet til reiser og andre utgifter pådratt av ansatte til fordel for selskapet., En av de beste måtene å kutte ned på unødvendige ansatt kostnader ved å opprette ansattes bruk av kredittkort politikk. For å redusere misbruk av selskapets kredittkort, dette innebærer å legge ut regler og forskrifter om hvordan virksomheten kredittkort bør brukes.
følgende tips tilbyr innsikt i hvordan bedrifter kan effektivt lage ansatt kredittkort.
Ansvar for Kortinnehaveren
Hvis et selskap utsteder kredittkort til sine ansatte, er det behov for å gjennomføre et sett av regler som styrer kortet er i bruk., De ansatte skal bli holdt ansvarlig for sikkerheten av kortet samt personvern av enhver informasjon som er relatert til selskapet. Selskapet har behov for å kommunisere kreditt bruke grenser, aktiviteter anses som brudd på bruk og konsekvenser for bruk av kortet upassende. De ansatte skal påse at kortet er holdt på et trygt sted, kontroller at kortet konto er gratis fra aktiviteter og kort nummer blir holdt privat. Selskapet bør også si at bedriften kredittkort er bare til å bli brukt av de ansatte, og ikke noen annen person.,
Stave Ut budsjetter
selskapet bør etablere regler og retningslinjer som tilsier aktiviteter eller transaksjoner hvor kortet skal brukes. I de fleste tilfeller, å bruke bør være begrenset til behovene til bestemte ansatte for visse oppgaver, eller reiser. Hver avdeling bør ha sine egne budsjetter, og de skal være lagt opp og synkronisert med instituttets samlede utgifter budsjett. Som et selskap, det er godt å informere alle ansatte om å bruke begrensninger på tidspunktet for utstedelse., I tillegg bør alle ansatte som ikke overstiger denne grensen, og hvis man gjør, de må dekke eventuelle over-the-limit avgifter. Til slutt, selskapets kredittkort bør aldri brukes til kontanter fremskritt.
Vanlig Bruk Rapport
selskapet har behov for en prosess for å holde ansatte som har ansvar for selskapets bruk av kredittkort. På slutten av hver måned, bør de ansatte send en detaljert rapport over alle kostnader, kvitteringer, og gjeldende regnskaps-koder., Alle ansatte skal sikre at de legger utgifter kvitteringer til den månedlige uttalelse før innsending til selskapet for kontroll formål. Alle disse må gjøres i tide for å unngå forsinket betaling. Dette vil sikre at selskapet overvåker sine månedlige utgifter med letthet og revisjon blir enklere.
Ingen Bruk av Kort på Enkelte Utgifter
selskapet bør være veldig strenge på bruk av de ansattes kredittkort i at ingen har lov til å bruke den for personlig utgifter., Kort sagt, bruk av kortet skal være begrenset til business-relaterte aktiviteter. Definisjonen av personlige bruk, i dette tilfellet, er en kostnad som ikke er knyttet til driften av virksomheten. Selskapet bør ha bestemte konsekvenser for alle ansatte som bruker kort for hans eller hennes egne personlige utgifter.
Bruk Omtale
Hvis et selskap saker ansatt kredittkort, anbefales det å foreta en gjennomgang av hver enkelt ansattes bruk hver måned., Gjennomgang av kortet bør gjøres av den ansattes nærmeste overordnede sammen med et medlem av selskapets økonomiavdeling. Veileder for de ansatte skal sikre at bruken av kortet er begrenset til det den var ment for. I tillegg regnskapsavdelingen bør kontrollere om alle kvitteringer og andre utgifter dokumenter som er fremlagt av de ansatte er autentisk.
i Tillegg har selskapet behov for å ha en policy for hvordan de skal håndtere omstridte avgifter, og de ansatte i oppdrag å ta kansellering av kortene for avsluttet ansatte.,
Hvert selskap som bruker selskapets kredittkort for sine ansatte bør ha en tydelig, effektiv og detaljert ansatt kredittkort retningslinjene for å avverge misbruk av kortet av de ansatte. Det kan unngå problemer eller misforståelser og hindre flaskehalser i tilfelle en ansatt trenger å påta seg arbeid-relaterte utgifter, og har ingen annen betalingsmåte.,