Alles wat u moet weten over inkooporders

Wat Is een inkooporder?

een voor de hand liggend uitgangspunt zou zijn om de voor de hand liggende vraag te beantwoorden, Wat is een inkooporder? Inkooporders (POs) zijn documenten die door u als koper worden verzonden naar een leverancier met een verzoek om producten of diensten als bestelling. Elke PO zal een nummer voor het volgen van de inkooporder in het hele systeem, evenals het type item, hoeveelheid, en overeengekomen prijs., Meer specifieke bestellingen zullen meer details bevatten, maar als algemene regel geldt dat hoe meer informatie je opneemt, hoe effectiever je PO is.

Hier is een voorbeeld van een inkooporderdocument:

juridische Status van een inkooporder

kopers moeten altijd duidelijk verzoeken aan verkopers meedelen om verwarring te voorkomen of te elimineren wanneer de verkoper de PO ontvangt. Als kopers de betaling weigeren, blijft de verkoper beschermd vanwege de juridisch bindende ContractStatus van het document., Voor de koper om vergelijkbare bescherming te hebben is het belangrijk om een bevestiging van de bestelling, of aanvaarding van de bestelling, gevolgd.

ervoor zorgen dat u robuuste inkoopordervoorwaarden hebt die alle relevante scenario ‘ s omvatten, inclusief details zoals wanneer u een inkooporder kunt annuleren, zorgt voor duidelijke grenzen om goede relaties met uw belangrijkste leveranciers te onderhouden.

als juridische documenten zullen sommige commerciële kredietverstrekkers POs gebruiken als referentie bij het verlenen van financiële bijstand aan uw organisatie, dit wordt inkooporderfinanciering genoemd.,

” een PO, eenmaal aanvaard door de verkoper of leverancier, is een juridisch bindend contract tussen de twee partijen.”

het verschil tussen inkooporders en facturen

kopers creëren de inkooporders en verkopers creëren de facturen. Verkopers kunnen een factuur sturen als een manier om betaling te innen-wanneer er specifieke betalingstermijnen zijn (net 30, net 60, FOB, enz.) of kan een factuur met een nul saldo verzenden als een manier om te registreren dat een betaling is ontvangen voor de bestelling.,

zowel inkooporders als facturen bevatten vergelijkbare informatie, zoals een factuuradres en verzendadres. Facturen verwijzen doorgaans naar het inkoopordernummer, met toevoeging van een factuurnummer om te bevestigen dat beide documenten met elkaar verband houden en met elkaar overeenstemmen. Een belangrijk verschil is dat de details van de bestelling en andere technische informatie in de bestelling zijn in het algemeen niet opgenomen op de factuur.

voorbeeld:

John, de koper, heeft het woord gekregen dat een afdeling binnen zijn organisatie een nieuwe set monitors nodig heeft voor de computers in het kantoor., Hij maakt de inkooporder die de hoeveelheid en de specifieke eisen voor de monitoren gedetailleerd.

het bedrijf dat verantwoordelijk is voor de verkoop van de monitors ontvangt de order. Zodra ze bevestigen dat ze in staat zijn om de bestelling te leveren, keuren ze de PO goed en nemen de betaling, of stuur de merchandise met de verwachting van betaling op basis van de eerder overeengekomen betalingstermijnen. Zodra de betaling is ontvangen, orderafhandeling gebeurt en de monitoren worden verzonden met de leverdatum en tracking-informatie, en John ontvangt de factuur.,

de factuur bevestigt de betaling die werd verzonden voordat de goederen werden verzonden of bevat de vervaldatum van de betaling als het geld niet eerst werd verzonden. John controleert de factuur om ervoor te zorgen dat deze overeenkomt met de bestelling, controleert vervolgens de pakbon om ervoor te zorgen dat alle bestelde artikelen werden ontvangen, en de betaling wordt alleen uitgegeven voor bestelde en ontvangen artikelen, in een proces dat bekend staat als Drieweg matching.

inkooporders worden ook vaak verward met andere soorten documenten., Het is belangrijk om de verschillen tussen inkooporders en contracten te begrijpen, de verschillen tussen inkooporders en werkorders, en de verschillen tussen inkooporders en verkooporders.

aankooporders volgen

Het is belangrijk om aankooporders te volgen gedurende het gehele aankoopproces om ervoor te zorgen dat u de goederen of diensten die u bestelt ontvangt en u slechts één keer betaalt voor deze items., Een eenmanszaak of klein bedrijf kan beginnen met het volgen van inkooporders in excel tijdens het gebruik van een inkoopordersjabloon, of nog erger in een dubbel of drievoudig inkooporderboek. Hoe meer mensen erbij betrokken zijn en hoe groter het volume van de Po ‘ s die worden verwerkt, vermenigvuldigt het aantal problemen dat zich kan voordoen. Een PO-systeem voor kleine bedrijven moet de basisbehoefte dekken om alle aankooptransacties en nog veel meer te volgen. Zorgen voor een volledige audit trail met betrekking tot elke aankoop, terwijl het handhaven van purchase order best practices.,

de mogelijkheid om alle soorten inkooporders te volgen en gemakkelijk te rapporteren, inclusief algemene inkooporders, is een must om volledig inzicht te krijgen in de uitgaven. Het stelt ook financiële afdelingen in staat om het reconciliatie-en betalingsproces van inkooporders te stroomlijnen. Zichtbaarheid van het gehele proces, inclusief een geautomatiseerd open inkooporderrapport, zorgt ervoor dat er tijd wordt bespaard en niets wordt gemist bij het factureren.

Digitale Transformatie is een belangrijk doel voor veel organisaties en inkooptransformatie is een belangrijk onderdeel van dat grotere doel., Een online PO-systeem zal elektronische inkooporders gedurende het gehele proces volgen. U heeft geen speciale inkoopafdeling nodig om de voordelen van digitalisering te voelen.

waarom inkooporders belangrijk zijn voor uw bedrijf

Er zijn veel organisaties die geen inkooporders gebruiken omdat ze het gevoel hebben dat het papierwerk slechts een wegversperring is of een onnodige stap in het proces omdat ze stabiele werkrelaties hebben met leveranciers. Wanneer kleine bedrijven zijn nog in de opstartfase, ze hebben de neiging om een vrij organische inkoopproces dat is eenvoudig en eenvoudig., Maar, als het bedrijf groeit, en meer handen zijn betrokken van begin tot eind, het proces verandert als de relaties met leveranciers groeien en evolueren met de tijd.

op een bepaald moment in de groei van het bedrijf worden de inkoopbehoeften complexer, dringender of specifieker, wat betekent dat communicatie moeilijk kan worden en veel ruimte voor fouten kan laten als inkooporders niet worden gebruikt of een bepaald detailniveau missen.

als een koper zijn bestelling ontvangt zonder een PO – nummer ter referentie, kan het lastig zijn om erachter te komen waar het verzoek misging., En op dat moment, is het waarschijnlijk dat zowel een factuur en betaling werd verzonden – het toevoegen van meer complexiteit aan de juridische situatie tussen de twee partijen.

de inkooporder dient als een juridisch bindend document, met duidelijke instructies voor de verkoper en een audittrail die beschikbaar is als referentie wanneer er iets misgaat.

waarom u het Inkooporderproces moet automatiseren

als uw bedrijf momenteel een op papier gebaseerd systeem gebruikt, is de kans groot dat u te veel documenten aanmaakt., Veel bedrijven verwerken tot zeven documenten in de loop van de aankoopcyclus, waaronder vorderingen, inkooporders, offertes, orderbevestigingen, ontvangen goederen notities, pakbonnen en facturen. Dat is veel om bij te houden, en als je bedenkt dat je moet bijhouden van dit alles voor elke aankoop te houden, vertrouwen op papier wordt een beetje overweldigend. Beter purchase order management is nodig.

goede registratie is essentieel voor inkoop en inkoop, maar papieren records kunnen gemakkelijk verloren gaan, beschadigd of vernietigd worden., Het is moeilijker om dubbele aanvragen en aankopen, facturen en ontbrekende transacties te vinden, die uw bedrijf zowel tijd als geld kosten. Papieren systemen vereisen ook het gebruik van een efficiënt bestandssysteem dat regelmatig wordt bijgewerkt. Dit archiefsysteem neemt in een kantoor aanzienlijke ruimte in beslag, maar groeit in de loop van de tijd, en neemt manuren in beslag om het probleemloos te onderhouden en te blijven functioneren.

het automatiseren van uw inkooporderproces met een inkoopordersoftware zoals purchase Control digitaliseert het gehele inkoopproces met behulp van elektronische inkooporders en andere documenten., Alle belangrijke documenten worden bijgehouden in een gecentraliseerd systeem met een audit trail om u te vertellen wie welke acties op het document neemt. Bovendien kunt u andere documenten uploaden naar leveranciers en inkooporders, zoals eerdere contracten, aanvullende voorwaarden en betalingsschema ‘ s, om met gemak al uw leveranciersinformatie en andere details bij te houden.

met inkooporderautomatisering is alles opgeslagen in één systeem, de crediteurenafdeling profiteert ook, omdat het voor hen gemakkelijker wordt om bestellingen om te zetten in facturen voor betaling, voor een gemakkelijkere verwerking van betalingen.,

Hoe kunt u inkooporders integreren in uw bedrijf

begin met het evalueren van hoe uw bedrijf momenteel met inkoop omgaat en overweeg vervolgens hoe u wilt bepalen wat uw team kan kopen en hoe ze het hele aankoopproces zouden verwerken. Daarna kunt u een inkoopordersysteem maken dat geschikt is voor de behoeften van uw bedrijf.

Aankoopaanvragen en inkooporders

als uw organisatie momenteel geen inkooporders gebruikt, is het waarschijnlijk dat u het proces dat uw medewerkers volgen niet beheert wanneer ze iets willen kopen., Door over te schakelen naar een elektronisch aankoopsysteem, zult u in staat zijn om een formeel aankoopproces te creëren dat bepaalt wie in staat is om wat te kopen en hoeveel geld ze kunnen uitgeven zonder verdere goedkeuring. Voor inkooporders met een hogere waarde moet effectieve inkoopordercontrole worden ingesteld met workflows voor de goedkeuring van inkooporders om ervoor te zorgen dat de juiste mensen zich aftekenen voordat de verbintenis wordt aangegaan. Uiteindelijk, de toegenomen controle en zichtbaarheid in de uitgaven gewoonten van uw bedrijf geeft u de mogelijkheid om data-gedreven beslissingen te nemen voor de verbetering van de organisatie.,

begin met het gebruik van requisitions, waarmee uw team een formeel verzoek kan indienen voor de materialen of dingen die ze nodig hebben om hun werk te doen. U kunt dit al doen – gewoon vragen uw team om hun manager e-mail met het verzoek, dan met de manager maken van de aankoop.

in plaats daarvan zorgt het maken van een gestandaardiseerd aanvraagformulier voor inkooporders en het verplicht stellen van alle werknemers om het te gebruiken, ervoor dat het ontvangen van vorderingen geen verspilling van iemands tijd is., Het heeft alle informatie die mensen nodig hebben om de vordering goed te keuren en voegt deze automatisch toe aan de overeenkomstige inkooporder wanneer de vordering is goedgekeurd.

budgetten

zodra uw personeel de gestandaardiseerde aankoopaanvraag begint te gebruiken, kunt u budgetten maken op basis van de gemiddelde maandelijkse uitgaven en bijhouden wat uw team koopt. Met deze gegevens kunt u beginnen te kijken hoe de supplies worden gebruikt en beginnen met het vinden van besparingsmogelijkheden., Mensen die u aanwijst als goedkeurders zullen verantwoordelijk zijn voor het handhaven van het budget, en als mensen over het budget gaan, kan de goedkeurder mogelijk geen aankoopaanvragen goedkeuren die niet absoluut noodzakelijk zijn voor onmiddellijke behoeften.

volumekortingen

zodra medewerkers aanvragen beginnen in te dienen, kunnen goedkeurders gemakkelijk aankooppatronen herkennen. Dit stelt hen in staat om bulkorders in te dienen en volumekortingen aan te vragen, indien beschikbaar., Wanneer aanvragen digitaal worden aangemaakt, wordt de verwerkingstijd aanzienlijk verkort, omdat de meest gevraagde items kunnen worden toegevoegd aan een catalogus van de beste leverancier voor de best mogelijke prijs.

overstappen van aanvraag naar aankooporder

nadat aankoopaanvragen een standaardproces zijn in uw bedrijf, gaat u over tot het maken van aankooporders uit deze aanvragen. Je moet contact opnemen met leveranciers om hen te laten weten dat je nu het indienen van een formele inkooporder voor het verzenden van de betaling., Leveranciers zullen waarschijnlijk niet klagen over dit als het heeft aanzienlijke voordelen voor beide partijen.

wanneer uw goedkeurders verzoeken hebben waaraan moet worden voldaan, vult de koper het benodigde bestelformulier in en stuurt deze naar de verkoper. De verkoper zal dan communiceren eventuele zorgen of problemen die ze hebben met de aankoop als er een. Zo niet, dan zullen ze de bestelling en factuur verzenden zodra ze de betaling hebben ontvangen.

met een e-aanbestedingssysteem is het eenvoudig om een vordering om te zetten in een inkooporder., Het vorderingsnummer is gekoppeld aan het inkoopordernummer, zodat u de aankoop kunt volgen van aanvraag tot ontvangst en betaling. Zodra de goedkeurder markeert de vordering goedgekeurd, kan het automatisch worden omgezet in een inkooporder met de verkoper de aanvrager geselecteerd.

integratie van vorderingen en inkooporders kan enige tijd vergen om aan te passen en te standaardiseren. Maar, dit doet verhoogt uw vermogen om kosten te volgen en te verwijderen gedoe in verband met de aankoop., Zichtbaarheid in de uitgavengewoonten van uw bedrijf is van cruciaal belang voor het ondersteunen van de groei van uw bedrijf, en dit proces is een van de manieren waarop u dit kunt bereiken.