lijsten zijn belangrijk. Ze helpen ons om prioriteiten te stellen—en te onthouden om te voltooien—belangrijke taken.
bent u ooit specifiek naar de supermarkt gegaan voor één ding, en daarna vertrokken met een kar vol met alles behalve? Als je je boodschappenlijstje thuis laat, ben je overgeleverd aan onze feilbare menselijke herinnering.
als projectmanager moet u regelmatig projectstatusrapporten maken om stakeholders bij te werken over de voortgang van het project., En net als bij de supermarkt, maakt het niet uit hoe vaak je een project status rapport maakt, er is een kans dat je iets vergeet als je geen lijst hebt.
om ervoor te zorgen dat uw wekelijkse statusupdates de essentiële informatie bevatten die uw stakeholders nodig hebben, hebben we een eenvoudige checklist gemaakt die u kunt gebruiken als statusrapportsjabloon:
Download Checklist
We zullen elke sectie in meer detail bekijken en uitleggen wat informatie die u moet opnemen en hoe u uw rapport moet structureren., We zullen ook onderzoeken hoe project tracking software u kan helpen bij het maken van uw project status rapporten.
Executive overview
waarom? Omdat je stakeholders waarschijnlijk niet alles zullen lezen. Op deze manier krijgen de stakeholders die het executive overview lezen en de rest afromen een samenvatting van de belangrijkste informatie.
de eerste sectie in uw project status rapport is het executive overzicht., Het moet een overzicht op hoog niveau van de projectstatus bevatten, onderverdeeld in drie delen:
1. Project-ID ‘ s.
- Projectnaam
- Project-ID / code
- naam van projectmanager
- Datum van rapport
Het lijkt misschien vanzelfsprekend om naar de projectnaam en andere items te verwijzen, maar zonder ze op uw lijst te hebben, kunnen ze gemakkelijk over het hoofd worden gezien. Met uitzondering van de datum van het statusrapport blijven de projectidentificatoren van week tot week dezelfde.
inclusief de datum van het statusrapport is erg belangrijk: dit helpt een accurate projecttijdlijn vast te stellen.,
2. Voortgangssamenvatting. Dit hoofdstuk moet een overzicht op hoog niveau bevatten van de Algemene projectdoelstellingen en de tot dusver geboekte vooruitgang. Ligt het project op schema, achter of voor op schema? Is het over of onder het budget? In de voortgangssamenvatting moeten alle punten worden belicht die de aandacht van de belanghebbenden vereisen, zelfs als die punten ook in een later deel van het statusrapport worden besproken.
3. Totale project Gezondheid en procent voltooid., Deze sectie moet de status (of projectstatus) van verschillende projectitems aangeven:
Projectgezondheid kan visueel worden weergegeven in plaats van in narratieve vorm, met behulp van een vooraf bepaalde kleurcode om de status van elk item weer te geven (zoals hierboven getoond). Bijvoorbeeld:
- groen betekent dat het item op koers ligt.
- geel betekent dat het in de problemen zit.
- rood betekent dat het onmiddellijke aandacht vereist (en, hoogstwaarschijnlijk, tussenkomst van belanghebbenden).,
we raden aan een kwantitatieve maat voor kleurgecodeerde statussen vast te stellen om zo goed mogelijk accurate informatie te presenteren. Zonder dit zou één stakeholder een gele status verkeerd kunnen begrijpen door te overreageren of te weinig te reageren en zo het project nog verder terug te zetten.
stel geel in voor budget om aan te geven dat het project de goedgekeurde toewijzing met 5 tot 15 procent overschrijdt., Als de budgetprognoses groter zijn dan 15 procent overmaat, zou de status rood zijn.
percentage voltooid moet worden ingevoerd als een feitelijk percentage dat het totale voltooiingsniveau van het project aangeeft (bijvoorbeeld 50% voor een project dat halverwege is voltooid).
hoe project tracking software kan helpen: Dashboards bieden een live weergave van teamprestaties en algemene vooruitgang. Deze tools leggen automatisch gegevens vast en organiseren deze op één plaats, wat managers tijd en moeite bespaart., In cloud-based project tracking systemen, dashboards update in real time als de vooruitgang wordt geboekt-wat betekent dat gebruikers altijd de meest actuele informatie.
Dit projectoverzichtscherm bevat verschillende items die in uw samenvatting moeten worden opgenomen: gekleurde pictogrammen om de status van belangrijke items weer te geven, de naam van de actieve projectmanager en het percentage voltooide projecten.,
idealiter moet deze samenvatting wekelijks worden toegezonden aan belanghebbenden, leidinggevenden en het projectteam. Voor meer informatie over wat in een wekelijks projectstatusrapport moet worden opgenomen, kunt u de volgende tutorial bekijken:
mijlpalen en deliverables
een afbeelding is duizend woorden waard, dus gebruik visuals waar mogelijk., U kunt kleuren gebruiken om de status weer te geven of een percentage complete grafiek, een Gantt-grafiek of een tabel met de voortgang ten opzichte van mijlpalen en deliverables op te nemen.
in het tweede deel van uw rapport moet de vooruitgang worden beschreven die is geboekt in de richting van belangrijke mijlpalen en deliverables (geïdentificeerd tijdens de projectplanning).
mijlpalen zijn vaak gekoppeld aan de voltooiing van een klant die kan worden geleverd, evenals aan facturering en facturering halverwege het project-dus het is belangrijk voor stakeholders om te weten of teams op schema zijn om ze te voltooien.,
in plaats van deze informatie in verhalende vorm uit te schrijven, toont u de voortgang van uw team met een eenvoudige tabel (zie de screenshot hieronder). Zorg ervoor dat u het volgende toevoegt:
- mijlpaal van het Project percentage voltooid: hoeveel vooruitgang is er geboekt met individuele taken in de aanloop naar de mijlpaal? Beschrijf welke taken zijn voltooid en welke nog moeten worden uitgevoerd.
- geplande start / finish: Dit zijn de initiële data die tijdens de projectplanning zijn vastgesteld voor de werkzaamheden die tot en met deze mijlpaal leiden.,
- werkelijke start / finish: Dit is de werkelijke datum waarop de mijlpaal werd gestart en voltooid (indien nog bezig, markeer “finish date” als TBD).
hoe projecttrackingsoftware kan helpen: Gantt-diagrammen zijn belangrijke programma ‘ s voor projectplanning die ook projecttrackingtools zijn. Met behulp van Gantt-diagrammen kunt u het projectschema visualiseren, projectfasen bepalen en belangrijke mijlpalen markeren.vervolgens kunt u de prestaties van het team en de voortgang volgen om deze te bereiken. Sommige systemen hebben het extra voordeel van het toestaan van gebruikers om te boren in de taak details uit de grafiek zelf.,
de hierboven getoonde details van de taak bevatten een pictogram” percentage voltooid”, de naam van het teamlid dat verantwoordelijk is voor het voltooien van de taak, en de data rond de aftrap en voltooiing van de taak. De mogelijkheid om te boren in deze informatie kan zeer nuttig zijn bij het maken van uw project status rapporten.
Issue, risk, and change management
gebruik week tot week hetzelfde project status rapport formaat, omdat dit gemakkelijker cross-report vergelijkingen mogelijk maakt. Het gebruik van een consistent formaat is belangrijk voor uw rapport als geheel, maar vooral voor deze sectie—Het zal stakeholders in staat stellen om te zien, in een oogopslag, alle nieuwe problemen en risico ‘s, en snel herkennen wat er is veranderd over bekende problemen en risico’ s.
het derde deel van uw rapport moet een update geven over alle bekende problemen, risico ‘ s of wijzigingsverzoeken die de vorige week werden geïdentificeerd, en eventuele nieuwe aan het licht brengen.,
vroegtijdige opsporing en beheer van risico ‘ s is essentieel voor het succesvol afronden van een project. Dit gedeelte van uw statusrapport moet opsommingstekens worden gezet. Het moet alle inspanningen op het gebied van risicobeheer omvatten, met inbegrip van:
- Open kwesties: de aandacht vestigen op eventuele nieuwe projectkwesties sinds het laatste verslag. Zorg daarnaast voor een statusupdate over eerder geïdentificeerde problemen en hun managementstrategieën.
- Open risico ‘s: erken alle nieuwe risico’ s die zich sinds het laatste rapport hebben voorgedaan en presenteer het(de) beheersplan (en) om deze risico ‘ s te behandelen., Geef bovendien een update over het risicobeheerplan dat wordt gebruikt om bestaande risico ‘ s aan te pakken.
- Open veranderingsverzoeken: markeer alle open veranderingsverzoeken en volgende stappen die de aandacht van stakeholders nodig hebben-bijvoorbeeld het verlengen van het schema of budget als gevolg van een toename van de vereisten van het project.
hoe project tracking software kan helpen: zowel rapporten als dashboards kunnen hier nuttig zijn. Rapporten bieden een statische uitlezing van belangrijke statistieken, zoals de ROI van een project, resourcegebruik en beschikbaarheid, en open kwesties/risico ‘ s., Dashboards kunnen worden geconfigureerd met een live weergave van dezelfde informatie—in feite hebben gebruikers vaak de mogelijkheid om een project status rapport te maken van het dashboard door het te exporteren of te delen met andere gebruikers.
het bovenstaande dashboard voor projectmanager is aangepast om risico ‘ s door de gevolmachtigde weer te geven, en om huidige open kwesties en wijzigingsverzoeken weer te geven., Vanuit dit scherm kunnen gebruikers het projectstatusrapport rechtstreeks exporteren of delen met stakeholders (ter begeleiding van het projectstatusrapport).
Teamvoortgang
projectvereisten en stakeholdervoorkeuren variëren, maar de beste regel voor het maken van uw wekelijkse statusrapport is om het kort en eenvoudig te houden (K. I. S. S.). Vergeet niet dat dit project status rapport een momentopname is: Wees duidelijk en beknopt, niet al te gedetailleerd.,
de vierde en laatste sectie van uw rapport moet de productiviteit van het team meten, waarbij de werkelijke vooruitgang van de afgelopen week wordt vergeleken met wat werd geschat in het vorige statusrapport.
prijzen teams voor opmerkelijke prestaties, en vragen aandacht voor onvolledige taken. Een goede manier om deze sectie te structureren is door een lijst te maken van:
- taken die gepland zijn voor vorige week: voeg alle taken toe die uw team verwacht dat ze kunnen voltooien.
- taken afgelopen week voltooid: Toon alle taken die uw team daadwerkelijk heeft voltooid.,
- taken gepland voor volgende week: alle taken die vorige week niet zijn voltooid, moeten bovenaan deze lijst staan. Daarna, lijst taken gepland voor de volgende week.
hoe project tracking software kan helpen: onze favoriete toevoeging aan deze sectie is een aangepast statusrapport. Met behulp van project tracking software, kunt u een wekelijkse prompt voor teamleden te sturen om hun statusoverzicht in te dienen, belangrijkste prestaties, en komende taken voor de volgende week, en het systeem zal automatisch die informatie te verzamelen in rapport formaat.,
u kunt deze informatie vervolgens condenseren voor belanghebbenden en insluiten in het projectstatusrapport. Als alternatief kunt u ervoor kiezen om de meer gedetailleerde samenvatting als een aanvullende bijlage op te nemen—wat uw stakeholders verkiezen.
volgende stappen voor projectmanagers
statusrapporten zijn een cruciaal onderdeel van uw stakeholdermanagementstrategie. De checklist die we hier hebben opgenomen kan een goed startpunt zijn bij het ontwikkelen van uw eigen communicatiestrategie.,
Hier zijn een paar belangrijke afhaalmaaltijden om te onthouden als u rapporteert aan stakeholders:
- begraaf de lead niet. Leespatronen en eye-tracking studies suggereren dat mensen zich het meest richten op de top van het statusrapport en de rest afromen. Zet de belangrijkste informatie in uw samenvatting en laat geen verrassingen achter op het einde.
- een afbeelding is duizend woorden waard. Gebruik grafieken, tabellen, kleuren en data visualisatie tools om te helpen breken lange verhalen.
- consistentie, consistentie, consistentie., Kies een set metrics om de voortgang te meten en het succes of falen van initiatieven te definiëren, en dan vasthouden aan hen. Consistentie in de rapportage zal gemakkelijker en nauwkeuriger vergelijkingen tussen rapporten mogelijk maken.
- K. I. S. S. rapporten zijn een momentopname, dus houd uw status updates kort en eenvoudig. Kom voorbereid met aanvullende informatie als uw belanghebbenden u vragen om iets uit te breiden, maar begraaf ze niet met te veel informatie.
ten slotte kunnen de project tracking tools waarnaar wordt verwezen in dit artikel een enorme troef zijn terwijl u uw rapporten aan het maken bent., Als u meer wilt weten over dit soort tools, bel dan onze project management software experts voor een gratis consult op (855) 998-8505.