Het Amerikaanse Ministerie van Buitenlandse Zaken speelt de primaire rol in het beheer van het J-1 exchange visitor programma, dus de eerste stap in het verkrijgen van een J-1 visum is het indienen van een formulier DS-2019, Certificate of in aanmerking komen voor Exchange Visitor Status, (voorheen bekend als een IAP-66). Uw sponsoring agentschap zal u dit formulier. U moet nauw samenwerken met de ambtenaren van uw sponsoring agentschap die u zal helpen door dit proces. Een ambtenaar die bevoegd is om formulier DS-2019 af te geven, staat bekend als verantwoordelijke functionaris (ro) of plaatsvervangend verantwoordelijke functionaris (Aro)., Uw RO of ARO legt u uit welke documenten nodig zijn om een DS-2019 te krijgen.
nadat u een formulier DS-2019 hebt verkregen, kunt u vervolgens een J-1 visum aanvragen via het Amerikaanse Ministerie van Buitenlandse Zaken bij een Amerikaanse ambassade of consulaat. De wachttijd voor een interview afspraak voor aanvragers kan variëren, dus het indienen van uw visumaanvraag zo vroeg mogelijk wordt sterk aangemoedigd (hoewel u niet in de Verenigde Staten in J-1 status meer dan 30 dagen voordat uw programma begint).