zodra u een factuur voor uw klant hebt aangemaakt, kunt u de factuur naar hen mailen via Patriot Software. Zorg ervoor dat u het e-mailadres van elke klant hebt toegevoegd aan hun “Info” tab in hun klantrecord voordat u facturen per e-mail verzendt. U kunt ook een tegoed e-mail nadat u een tegoed aan uw klant hebt uitgegeven.,
uw klant-e-mailsjabloon aanpassen
voordat u een factuur of tegoed via e-mail verzendt, kunt u de e-mailsjabloon aanpassen die u gebruikt om elke klant te e-mailen.
Accounting Premium klanten kunnen ook de lay-out aanpassen en een accentkleur toevoegen aan facturen. Zie uw factuursjabloon aanpassen voor meer informatie.
weet u niet zeker wat u moet zeggen bij het versturen van een factuur via e-mail? Bekijk onze blogberichten over het maken van betalingsvoorwaarden voor facturen die uw cashflow kunnen helpen.,
Ga naar Instellingen > Accounting > e-mail-en documentsjablonen > factuursjablonen om uw e-mailsjablonen aan te passen wanneer u facturen naar uw klanten stuurt.
Ga naar Instellingen > Accounting > Email-en documentsjablonen > Credit Memo Templates om uw e-mail aan te passen wanneer u een tegoed naar uw klanten e-mailt.,
u kunt “data tags”, die standaard stukjes informatie van de factuur/tegoed, in de onderwerpregel en de body van uw e-mail invoegen. De standaard sjabloon gebruikt al de volgende data tags, en u kunt verwijderen of wijzigen waar ze in uw e – mail verschijnen:
- volledige naam
- klant voornaam
- klant achternaam
- factuurnummer (of Creditnummer)
- factuurdatum (of Creditdatum)
- factuurdatum
- verschuldigde saldo-dit omvat alle reeds verrichte gedeeltelijke betalingen.,
- bedrijfsnaam
uw e-mailadres
De e-mail wordt verzonden vanaf het e-mailadres “[email protected].” de e-mailadres naam zal worden aangepast met uw bedrijfsnaam en zal lezen “namens . Als uw e-mailontvanger echter reageert op de e-mail, wordt het antwoord naar uw e-mailadres verzonden. Standaard is dit uw e-mailadres in uw Patriot account. U kunt dit veranderen, indien nodig. U kunt hier geen data tags invoegen.,
e-mailonderwerp
U kunt uw e-mailonderwerpregel aanpassen en gegevenslabels invoegen door uw cursor op de locatie te plaatsen die u wilt invoegen en op de gegevenslabel te klikken in het menu hierboven.
E-Mail Body
U kunt uw e-mailbericht aanpassen en een van de data-tags gebruiken. Plaats een nieuwe data tag door de cursor te plaatsen op de locatie waar u de tag wilt invoegen. Klik vervolgens op de data tag die u wilt invoegen. Zorg ervoor dat u een spatie achterlaat voor en/of na de data tag zodat deze correct in de e-mail formatteert.,
selecteer bedrijfsnaam display op facturen
Dit veld wordt alleen weergegeven als uw naam van de belastingaangifte anders is dan uw bedrijfsnaam. U kunt ervoor kiezen om uw belastingaangifte naam weer te geven, uw DBA, of beide. Selecteer de keuzerondje van de bedrijfsnaam die u wilt weergeven op uw facturen.
e-mailen van een factuur naar uw klanten
nadat u een factuur voor uw klant hebt aangemaakt, ziet u een bevestigingspagina met links naar verschillende acties voor deze factuur. Klik Op ” E-Mail.,”U kunt ook de actie” Email”selecteren uit rapporten > Accounting > klantrapporten > facturen.
u ziet een voorbeeld van de e-mail die naar uw klant moet worden verzonden, die het formaat zal gebruiken dat u had ingesteld op de pagina sjablonen. De e-mail vult automatisch het adres(de adressen) in dat in het klantenbestand staat. U kunt deze e-mail verzenden met maximaal vijf verschillende e-mailadressen. Bij de e-mail wordt een PDF-document van de factuur gevoegd.,
u kunt uw klanten ook toestaan om u te betalen met een creditcard, en een link om te betalen zal worden opgenomen in de e-mail. Zie creditcardbetalingen accepteren op facturen van klanten voor meer informatie.
u kunt nog steeds de inhoud van deze specifieke e-mail aanpassen, indien nodig. Wanneer u klaar bent om te verzenden, klik op ” e-mail verzenden.”Er wordt onmiddellijk een e-mail naar uw klant gestuurd met de factuur erbij. U kunt de statusgeschiedenis bekijken met de datum en tijd waarop u de e-mail hebt verzonden.,
e-mailen van een tegoed naar uw klanten
nadat u een tegoed voor uw klant hebt aangemaakt, ziet u een bevestigingspagina met links naar verschillende acties voor dit tegoed. Klik Op ” E-Mail.”U kunt ook een klantenkrediet vinden door naar het klantenrecord te gaan en op het tabblad “Credits” te klikken.
u ziet een voorbeeld van de e-mail die naar uw klant moet worden verzonden, die het formaat zal gebruiken dat u had ingesteld op de pagina sjablonen. De e-mail vult automatisch het adres(de adressen) in dat in het klantenbestand staat. U kunt deze e-mail verzenden met maximaal vijf verschillende e-mailadressen., Een PDF-document van de creditnota wordt bij de e-mail gevoegd.
u kunt nog steeds de inhoud van deze specifieke e-mail aanpassen, indien nodig. Wanneer u klaar bent om te verzenden, klik op ” e-mail verzenden.”Er wordt onmiddellijk een e-mail naar uw klant gestuurd met de bijgevoegde creditnota. U kunt de statusgeschiedenis bekijken met de datum en tijd waarop u de e-mail hebt verzonden.
zowel de factuur-als credit-e-mails worden verzonden door de e-mailservers van Patriot Software, dus ze zullen niet verschijnen in uw eigen persoonlijke e-mailbox “verzonden Items”. De e-mails worden verzonden naar uw klanten vanaf het adres “facturen@PatriotSoftware.,com.”Als uw klant reageert op de e-mail, de “antwoord op” e-mail zal uw e-mailadres dat u hebt ingevoerd in uw e-mailvoorkeuren, of aangepast op de E-Mail Preview pagina. Zo ontvangt u alle antwoorden van uw klant voor deze e-mail.