Document management is het proces van het omgaan met documenten op een zodanige manier dat informatie kan worden gemaakt, gedeeld, georganiseerd en opgeslagen efficiënt en adequaat. Als zodanig, leren hoe je een document management systeem te maken is van cruciaal belang voor bedrijven.
voor veel bedrijven ligt de focus van een documentbeheersysteem op de organisatie en opslag van documenten. Ze willen in staat zijn om documenten op te slaan op een georganiseerde en veilige manier die het nog steeds mogelijk maakt documenten gemakkelijk te vinden., Dit artikel zal u laten zien hoe u een document management systeem dat precies dat doet creëren.
de uitdaging: oude en nieuwe
mengen als u “document management system” intypt in een zoekmachine, krijgt u lange lijsten met “oplossingen voor documentbeheer”, veel met software of apps die de voordelen van het hebben van een papierloos kantoor adverteren.
documentbeheersoftware of-apps zijn echter ontworpen om de verwerking van elektronische bestanden door uw bedrijf te verbeteren., Het probleem is dat veel kleine bedrijven te maken hebben met een mix van ouderwetse gegevens op papier en elektronische bestanden-en in sommige gevallen is het aandeel papieren gegevens veel groter.
een oplossing voor het probleem van een gemengde gegevensomgeving zou zijn om een document imaging systeem te gebruiken om alle documenten van uw bedrijf om te zetten in elektronische vorm. Maar dit is te duur en tijdrovend voor veel kleine bedrijven.,
het goede nieuws is dat u de basisprincipes van een documentbeheersysteem kunt implementeren zonder speciale software aan te schaffen of door middel van grootschalige Document imaging. Het systeem hoeft niet complex te zijn; je hoeft alleen wat tijd te investeren in het plannen en implementeren ervan.,
3 stappen naar een documentbeheersysteem
Het opzetten van een documentbeheersysteem omvat drie stappen:
- Maak een documentbeheerplan
- implementeer het documentbeheerplan
- Volg door
de eerste stap is de meest gedetailleerde, dus laten we het onderzoeken verder.
het creëren van een Documentbeheerplan
de eerste stap bestaat uit het beantwoorden van deze vier vragen:
1. Wat zijn de regels voor het maken van documenten?,
facturen, betalingsherinneringsbrieven, verkoopbrochures, e—mail, balansen, spreadsheets, rapporten-alle bedrijven maken een verscheidenheid aan documenten in de loop van het doen en bijhouden van zaken. En om dingen georganiseerd te houden, moeten alle bedrijven regels opstellen voor het maken van documenten.
- zijn er interne sjablonen voor enkele van uw standaard zakelijke documenten, zoals brieven en facturen, en waar bevinden ze zich?
- Is er een in-house stijlgids die moet worden gevolgd?
- moeten nieuwe documenten worden gedateerd of Voorzien van een tijdstempel?,
- welke procedures moeten worden gevolgd voor het delen of herzien van documenten?
voor sommige kleine bedrijven is het enige punt waar de sjablonen voor verschillende zakelijke documenten zich bevinden en hoe ze te gebruiken. Maar als het maken van documenten binnen uw bedrijf verschillende mensen omvat die samenwerken aan, beoordelen of bijwerken van documenten, moet u wat tijd besteden aan het beslissen hoe deze dingen moeten worden gedaan om efficiëntie en consistentie te garanderen.
2. Hoe slaan we documenten op?,
Er zijn kosten verbonden aan opslag—waarvan de grootste, voor de meeste kleine bedrijven, waarschijnlijk de kosten zijn van de tijd die verloren gaat wanneer mensen op zoek zijn naar documenten. De vraag is dus: hoe worden documenten ingediend? De sleutel tot het indienen van documenten is om goede file-management praktijken te volgen. Een duidelijk, eenvoudig te volgen systeem is essentieel.
u moet ook weten hoe u documenten archiveert. Hoe gaat u omgaan met bestanden die verouderd zijn of gewoon klaar om te worden verplaatst naar de achtergrond in uw document management systeem?,
aan het begin van elk jaar moet u bijvoorbeeld de verschillende werkgerelateerde bestanden op uw computer doornemen, de bestanden verwijderen die niet langer actueel zijn, en nieuwe mappen maken met het label jaar en onderwerp, bestanden verplaatsen als dat nodig is. U kunt hetzelfde doen met papieren bestanden; het is niet moeilijk om oude documenten uit een bestandsmap te verwijderen en een nieuwe te maken met “oud” in de titel. Sommige software biedt automatische archiveringsopties.
3. Hoe kan het opvragen van documenten worden vereenvoudigd?,
deze vraag is de kern van uw documentbeheersysteem. In een enquête uitgevoerd door Leger Marketing voor Xerox Canada, Canadese eigenaren en managers van kleine en middelgrote bedrijven gemiddeld zei dat het kost $ 2.152 per jaar te beheren en op te slaan documenten en ongeveer een uur per dag om te zoeken naar deze documenten.
nogmaals, goede archiveringspraktijken kunnen een grote bijdrage leveren aan het oplossen van het probleem. Als u bijvoorbeeld consequent strikte naamgevingsconventies volgt, zullen documenten veel gemakkelijker te vinden zijn.,
en of u nu een eenmanseigenaar bent of een bedrijfseigenaar met werknemers, u moet een lijst met bestandslocaties maken, die gebruikers eraan zal herinneren waar bepaalde soorten bestanden naartoe gaan—en waar ze te vinden zijn. Vergeet niet om op te nemen of het bestand zal worden op uw computersysteem, een in-house server, in de cloud, of ingediend in een fysieke locatie, zoals een archiefkast. Stel bijvoorbeeld dat u afbeeldingen, video ’s of zelfs papieren foto’ s in uw bedrijf gebruikt., Een vermelding in uw lijst met bestandslocaties kan zijn:
- digitale afbeeldingen / video: computer (of server)—station E:/photos-file in de betreffende onderwerpmap
Papierfoto ‘ s: archiefkast 3—Photos—alpha per onderwerp
gedeelde netwerk-of cloudstations moeten worden gelabeld volgens de inhoud, net als archiefkastladen.
4. Hoe kunnen we onze documenten veilig maken en bewaren?
de eerste verdedigingslinie voor documentbeveiliging is het fysiek beveiligen van de bedrijfsruimten zelf., Alle bedrijven, zelfs home-based degenen, moeten beveiligingssystemen geïnstalleerd.
bedrijven kunnen ook andere beveiligingsapparaten nodig hebben of willen investeren, zoals vensterbalken, Beveiligingscamera ‘ s of patrouillediensten. U kunt alle tijd besteden die u wilt maken van wachtwoorden en het versleutelen van bestanden in een poging om uw elektronische bestanden te beschermen, maar het maakt niet veel uit als iemand gewoon kan dwalen in en stelen van uw computer.,onze (en tijdens de lunch als er geen betrouwbare aanwezig is)
implementeren en volgen via
zodra u uw door de bovenstaande vragen te beantwoorden, bent u klaar om het te implementeren., Zorg ervoor dat al uw medewerkers de details van het documentbeheersysteem van uw bedrijf kennen en dat iedereen de juiste procedures volgt bij het maken, opslaan en ophalen van documenten.
u moet er ook zeker van zijn dat iedereen die toegang heeft tot en gebruik maakt van documenten binnen uw organisatie, deze opvolgt door documenten consequent op de juiste manier te benoemen en op te slaan. Steekproefcontrole op regelmatige basis om te testen of bepaalde bestanden gemakkelijk kunnen worden gevonden en om misfiling te voorkomen. Zelfs incidentele onzorgvuldigheid kan het hele systeem van de wijs brengen.,
u kunt een documentbeheersysteem in een dag opzetten, maar het consequent implementeren in de tijd zal de sleutel tot het succes zijn. De beloningen zijn enorm-u bespaart tonnen tijd en krijgen gemoedsrust.,